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Smart working: cos'è, come funziona, a cosa serve

Smart Working
(Image credit: nuvola.corriere.it)

Lo smart working è un modello di lavoro particolarmente flessibile basato su fasi, cicli e obiettivi. Per questo lo smart worker non ha orari o luoghi di lavoro prestabiliti, ma mansioni che sono vincolate a scadenze temporali e parametri di qualità da rispettare.

Talvolta però questo termine è utilizzato impropriamente. La traduzione di smart working sarebbe “lavoro intelligente”, indicando, come già detto, un modello flessibile, basato sull’utilizzo di strumentazioni tecnologiche in cui i risultati sono più importanti dell’orario di lavoro. Tuttavia, in Italia questo termine include oramai anche il telelavoro o comunque ogni forma di lavoro da remoto. 

La normativa italiana sulle forme di lavoro da remoto è considerata da molti acerba e incompleta, ma il dilagare della pandemia da Covid-19 ha fatto crescere sensibilmente lo smart working, poiché considerato punto d’incontro tra salute e prosecuzione di alcune attività lavorative. A causa di questa diffusione velocissima e capillare è necessario comprendere meglio cos’è lo smart working in ogni suo aspetto, dalla normativa fino ai pregi e i difetti.

Cos’è lo smart working?

Lo smart working, o lavoro agile, è una forma di lavoro in cui solitamente non sono previsti luoghi o orari fissi in cui svolgere le proprie mansioni. Non è basato su una rigida struttura organizzativa, ma sulla collaborazione e la condivisione in un flusso di lavoro decentralizzato.

Le nuove tecnologie hanno permesso lo sviluppo e l’evoluzione del lavoro agile: grazie all’utilizzo di un computer, uno smartphone o altri dispositivi connessi a Internet, è possibile lavorare anche dal proprio divano, magari mantenendo il rapporto con i vostri colleghi tramite servizi di messaggistica istantanea o videochiamate.

Lo smart working permette grande flessibilità e garantisce (se ben gestito) una riduzione dello stress, offrendo la possibilità di vivere la sfera personale e lavorativa secondo le proprie esigenze e bisogni, senza dover far sempre i conti con il proprio orario di ufficio.

In aggiunta a ciò ci sono altri aspetti positivi per l’azienda e per i dipendenti. Vi sono sensibili risparmi nei costi di trasporto casa-lavoro, nonché una minore esigenza di spazio per l’azienda che può trarre benefici in termini di manutenzione degli edifici o di affitto di locali più piccoli mantenendo comunque lo stesso livello qualitativo dei servizi offerti.

Smart working e telelavoro

Lo smart working è l’evoluzione di un’organizzazione del lavoro ben più vecchia, il telelavoro. Negli ultimi mesi sono stati utilizzati spesso come sinonimi, ma in realtà sono due concetti ben differenti.

Il telelavoro può prevedere uno spostamento dell’ufficio nella casa del dipendente, ma sono comunque previsti orari di lavoro fissi. Spesso il dipendente è inoltre vincolato a svolgere il proprio lavoro in un luogo prestabilito.

Lo smart working invece, come già detto, si svincola completamente da luogo e orari, ponendo il proprio baricentro di valutazione su obiettivi da raggiungere e cicli di lavoro, indipendentemente dal tempo impiegato per svolgerli.

Entrambe le forme di lavoro si caratterizzano per essere “a distanza”, ma il telelavoro usa come metro di lavoro principalmente il tempo, mentre lo smart working la produttività. Entrambi comunque richiedono comunque fiducia verso i colleghi, responsabilità e collaborazione maggiore rispetto al classico lavoro in ufficio che tutti noi conosciamo.

Smart working, normativa e retribuzione

Per quanto esistano diverse forme di lavoro da remoto, a livello normativo tutte queste rispondono alla legge del 22 maggio 2017 n.81. Senza entrare in particolari troppo tecnici (per i quali vi rimandiamo alla pagina dedicata realizzata dal Ministero del Lavoro) la legge parifica il trattamento di un lavoratore in smart working e un lavoratore in sede.

È riconosciuta allo smart worker una retribuzione non inferiore al lavoratore in sede, con diritto ferie e permessi, e il datore di lavoro è tenuto a garantire la sicurezza e la salute dei suoi dipendenti, tutelandoli in caso di malattia.

Il contratto a cui uno smart worker deve affidarsi è quindi lo stesso che avrebbe se lavorasse in sede. È importante tuttavia sottolineare che lo smart working talvolta svincola il dipendente da un orario di lavoro fisso, ma comunque questo dovrà rispettare i limiti di orario giornaliero e settimanale imposti dal CCNL cui fa riferimento.

Sia a livello normativo che nella quotidianità, lo smart working presenta quindi molte affinità col lavoro che potreste fare nel vostro ufficio. E allora quali sono i primi passi da fare lavorando da remoto? Quali sono i pregi e difetti dello smart working?

Smart working, come iniziare

Spesso non è ben chiaro cosa possa servire per lavorare da casa. Avviarsi allo smart working può essere particolarmente costoso; adibire una stanza della propria casa a ufficio nasconde dei costi forse inaspettati, per questo abbiamo cercato di elencare cosa potrebbe essere utile alla vostra nuova quotidianità.

Vi consigliamo di fare attenzione ai vostri acquisti, spendere poco per certi dispositivi potrebbe significare doverli cambiare più frequentemente o rischiare di non essere pienamente soddisfatti del prodotto: lo smart working è un mondo complesso e lascia spazio alla possibilità di personalizzare praticamente tutto secondo i vostri gusti o esigenze, vi consigliamo quindi di spingervi oltre le nostre dritte per creare il vostro modello di smart working ed essere completamente soddisfatti.

Smartphone

Al giorno d’oggi tutti possiedono uno smartphone, ma siete sicuri che quello che avete voi rispetti le vostre esigenze? Uno smartphone datato potrebbe non essere sicuro e addirittura mettere in pericolo i dati sensibili della vostra azienda: non è garantito infatti che un dispositivo con qualche anno d’età continui a ricevere gli aggiornamenti. 

Potrebbe essere opportuno comprare un nuovo smartphone e aggiornare il vostro piano tariffario: il fatto di non vedere più i colleghi in ufficio può portare a doverli chiamare spesso; oppure potrebbero servirvi più GB di traffico dati per usare il vostro smartphone come hotspot e lavorare ovunque voi siate.

Notebook o desktop

Può sembrare scontato, ma avere un buon computer è fondamentale: spesso avrete più programmi aperti in contemporanea e, senza una discreta potenza, lavorare su con un PC poco prestante può diventare una maledizione. 

Potreste assemblare un PC o, se pensate di spostarvi spesso, acquistare un portatile adeguato: se il vostro lavoro si limita a qualche chiamata coi colleghi, un browser aperto per navigare su internet e il pacchetto Office, uno dei migliori notebook economici potrebbe fare per voi. Se per esigenze lavorative o per passioni personali (magari siete dei gamer) cercate qualcosa di più potente, potreste indirizzarvi verso una workstation o uno dei migliori notebook gaming. Se volete puntare su un portatile, ricordatevi di controllare oltre alla potenza anche l’autonomia: a cosa serve un portatile se non potete usarlo lontano da una presa di corrente?

Webcam

Tenersi in contatto coi colleghi a distanza è fondamentale, ed è importante talvolta potersi vedere, piuttosto che affidarsi alle sole telefonate: per fortuna hanno inventato le webcam.

In caso abbiate un portatile potreste averla integrata, ma la qualità di queste piccole telecamere posizionate sopra (o sotto) ai vostri schermi può lasciare davvero a desiderare. Valutate l’opzione di acquistare una webcam di buona qualità, e non solo se avete computer fisso, che ne è privo. 

Può capitare di dover lavorare in luoghi rumorosi o che vi serva un po’ di musica per aiutarvi nella concentrazione. Il mercato offre un mondo di possibilità, tra le quali può essere difficile districarsi, e trovare le migliori cuffie non è sempre un’impresa facile. Potreste valutare delle cuffie con cancellazione del rumore, per isolarvi completamente anche nei luoghi più rumorosi, o magari potreste preferire degli auricolari.

In tutto questo mare di possibilità, l’unico aspetto positivo è che il web è ricco di offerte, le migliori le abbiamo raccolte per voi in degli articoli dedicati:

Wi-Fi

Può sembrare ovvio, ma avere una linea veloce per riuscire a comunicare fluidamente con i vostri colleghi, o scaricare velocemente gli allegati delle e-mail è indubbiamente comodo. La connessione lenta per alcuni di voi potrebbe costituire una frustrazione, senza considerare che talvolta potrebbe essere causata dai vostri coinquilini o familiari che mentre voi lavorate si stanno guardando un film in streaming nell’altra stanza. Dato che state lavorando e non potete svagarvi, sarebbe bello almeno non dover subire rallentamenti nelle procedure.

Smart working, vantaggi

Risparmierete tempo

Lavorare da casa non vi obbligherà a prendere la macchina o spostarvi con i mezzi pubblici ogni mattina per andare in ufficio, e vi garantirà pause pranzo in completa serenità. Presa confidenza con la nuova routine potreste avere anche più ore di sonno e più tempo libero per coltivare i vostri hobby nelle pause, o semplicemente per stare vicino ai vostri cari.

Risparmierete denaro

Se non avete alcuni strumenti tecnologici a supporto dello smart working, inizialmente potreste avere costi inaspettati ma, col passare del tempo, il risparmio si farà sentire. Pensate a cosa significa non dover pagare abbonamenti ai mezzi pubblici, carburante per andare in ufficio o per i pasti fuori casa. Lo smart working vi garantirà forti risparmi a lungo termine, contribuendo anche a ridurre l’impatto ambientale.

Concilierete lavoro e famiglia

Per molti lavorare a tempo pieno talvolta ha fatto trascurare gli affetti. Con lo smart working, che viviate da soli, con dei coinquilini o con la vostra famiglia, in qualunque momento potrete prendervi una pausa per un caffè, scambiare due parole o semplicemente passare del tempo insieme. Attenti però a non farvi sopraffare dalle distrazioni, bisogna saper gestire questa situazione e trovare un nuovo equilibrio.

Avrete meno lavoro arretrato

La possibilità di organizzarsi la vita in ogni aspetto e di poter lavorare da casa aiuta molto a perseguire gli obiettivi: qualche linea di febbre o un impegno personale talvolta hanno fatto accumulare pratiche sulla scrivania del vostro ufficio o vi hanno costretto a cancellare impegni lavorativi importanti. Nel rispetto della vostra salute e dei vostri impegni, tramite smart working potrete continuare a lavorare da casa se lo sentite necessario, facendo felice anche la vostra agenda.

Sarete in formazione permanente

Usare un computer, alcune applicazioni di condivisione e messaggistica comporta un lavoro personale volto ad utilizzare e scegliere strumenti efficienti ed efficaci. Condividerete pratiche coi vostri colleghi e cercherete sempre una nuova app o un nuovo programma in grado di farvi lavorare meglio o di farvi risparmiare tempo. Aiuta molto l’elasticità mentale, dà grande soddisfazione e vi permetterà di avere sempre più tempo libero, migliorando anche l’efficienza e la qualità dell’impresa per cui lavorate.

Smart working, svantaggi

Manca il contatto umano coi colleghi

Stare vicini ai propri cari comporta ovviamente comporta meno rapporti coi colleghi. Anche se vedrete molto meno il vostro antipatico vicino d’ufficio, talvolta potreste aver bisogno di loro per condividere le esperienze di lavoro, scherzare o semplicemente chiedere un consulto. Ricordatevi quindi di fare una battuta, condividere esperienze personali o aiutare il vostro collega anche dietro lo schermo: il rapporto umano è fondamentale per il successo di tutti, e un sorriso allevia lo stress, sempre.

Troppo computer

Lo smart working comporta il dover passare ore davanti a uno schermo, e spesso non avere contatti diretti col proprio ambiente lavorativo impedisce una valutazione chiara di quanto siate effettivamente produttivi, rendendovi veramente accaniti al vostro lavoro e dimenticandovi di fare pause per paura di non risultare abbastanza bravi. Cercate di darvi degli obiettivi chiari giorno per giorno; lo smart working altrimenti sarà per voi una maledizione. Mantenere rapporti frequenti col vostro capo o i vostri colleghi vi permette di avere feedback sulla vostra efficienza, permettendovi di valutare se prendervi una pausa o se per oggi avete fatto abbastanza.

È difficile scindere tra sfera personale e lavorative

Lo smart working porta tanti benefici, ma il pericolo più grande è confondere la casa per un ufficio a tutti gli effetti fino a non sentirla più un luogo sicuro in cui rilassarsi o lasciar fluire lo stress. A riguardo è importante avere spazi e tempi chiari in cui lavorare e chiedere ai propri coinquilini o familiari di rispettarli nel caso stiate lavorando, ma soprattutto di riuscire a staccare e distrarvi quando è necessario. Sforzatevi di delimitare fin da subito la sfera privata e quella lavorativa, anche fisicamente, prima che il lavoro diventi la vostra vita.

Smart working, dove lavorare

Il lavoro agile permette molta flessibilità nell’orario di lavoro e nella quasi totalità dei casi è svincolato da una sede fisica in cui le mansioni devono essere svolte. Nello smart working, il come viene svolto il lavoro è più importante del dove. Dovunque voi siate potrete lavorare, basta avere gli strumenti giusti tra le mani.

Nelle vostre attività quotidiane spesso avrete bisogno di silenzio, concentrazione e  magari di una postazione comoda: vi consigliamo per questo di adibire uno spazio specifico nella vostra casa, in ogni momento vi permetterà di ridurre al minimo distrazioni e perdite di tempo visto che servirà solo a quello.

Talvolta la noia potrebbe regnare sovrana nelle vostre giornate, potreste avere delle commissioni da sbrigare o magari volete semplicemente andarvi a prendere un caffè nel bar che vi piace tanto vicino a casa e cambiare aria. Nulla vi impedisce di portarvi dietro il vostro notebook e tutto quello che vi serve e lavorare con serenità nel vostro locale preferito, magari anche in attesa di un appuntamento. Infine, tempo permettendo, può essere bello lavorare all’aperto, magari in aperta campagna per cercare di rilassarsi e staccare gli occhi ogni tanto dallo schermo. In caso vi sia confusione in casa, nulla vi impedisce infine di spostarvi in una biblioteca pubblica o in uno spazio simile in cui regna il silenzio.

Smart working, collaborazione

Le mansioni da svolgere quando si lavora da remoto sono le più disparate, ma sicuramente è importante rimanere in contatto coi colleghi mantenendo una produttività adeguata. Non è una cosa facile come sembra, e per trovare un buon equilibrio servono i programmi giusti.

Messaggistica, mail, telefonate e videoconferenze sono i modi più efficaci per restare in contatto con persone distanti, ma purtroppo utilizzarli tutti in parallelo è dispersivo e confusionario. Inoltre questi strumenti non sono propriamente pensati per gestire un progetto lavorativo e organizzare il proprio workflow.

Per gestire il proprio lavoro da casa esistono altre piattaforme, sia per computer che per dispositivi mobili: offrono tantissime funzionalità e semplificheranno moltissimo il vostro lavoro. Tuttavia, non tutti questi servizi sono uguali, ognuno ha le proprie peculiarità: potrebbe servirvi un software per la collaborazione, un servizio di messaggistica capace di inviare grandi file, un servizio cloud condiviso o magari un sistema integrato per gestire le procedure lavorative. Il mondo di questi software è davvero ampio e non per forza il più adatto è quello più costoso o con più funzionalità, è necessario valutare costi e benefici rispetto alle mansioni e gli obiettivi che vi siete posti: talvolta una soluzione semplice e gratuita potrebbe essere perfetta per voi.

Una volta scelto il programma giusto, è molto importante che nel vostro gruppo di lavoro tutti utilizzino gli stessi software: come si fa altrimenti a tenersi in contatto o a scambiarsi informazioni efficacemente utilizzando programmi diversi?

Che sia per aumentare la produttività, gestire le mansioni, il tempo o i vostri progetti, questi programmi sapranno colmare egregiamente la distanza delle vostre scrivanie e, per aiutarvi nella scelta, abbiamo realizzato alcune guide per rispondere ai vostri bisogni:

Smart working, sicurezza e privacy

Lo smart working porta con sé rischi per la sicurezza dei dati delle aziende e dei lavoratori stessi. In un mondo sempre più interconnesso, gli archivi, l’anagrafica di dipendenti e clienti, nonché le attività quotidiane di ognuno di noi sono soggetti a nuovi rischi.

Tutte queste informazioni potrebbero essere rubate, copiate o danneggiate con conseguenze giuridiche ed economiche anche molto gravi.

Per quanto questo possa apparire spaventoso, sappiate che Internet non è necessariamente un posto poco sicuro, ma può diventarlo in base a come lo utilizzate.

Quando parliamo di sicurezza informatica e dei dati, non parliamo solo della sicurezza dell’azienda, ma anche della vostra: quello che imparerete lavorando è utile anche nel quotidiano e aiuterà a tenere i dati personali (e il vostro computer) al sicuro da visitatori indesiderati o situazioni spiacevoli. Eccovi alcune indicazioni su come rendere voi e la vostra impresa una roccaforte:

Utilizzate una VPN per la vostra impresa

Una VPN (Virtual Private Network) è un sistema in grado di offrire una connessione Internet più sicura e impedire il furto di informazioni. Le VPN proteggono i vostri dati e le vostre informazioni mediante la crittografia. Uno dei pericoli maggiori di un’impresa è che le informazioni vengano “intercettate” mentre sono in transizione sul web, e unaVPN riduce la possibilità che questo accada. Inoltre una VPN aziendale permette di far connettere gli utenti ai server centrali da remoto: da casa propria, i dipendenti possono lavorare esattamente come se fossero presenti in sede.

Installate un antivirus

Non c’è bisogno di presentazioni per gli antivirus. Fin dagli albori del web, l’antivirus è sempre stato un elemento cardine per proteggere i vostri computer dai malware. Oggi gli antivirus possono fare molto di più: spesso offrono anche firewall, protezioni particolari per i vostri dati, controllano al posto vostro l’affidabilità di un sito web e tengono pulito per voi il sistema. Nonostante sia uno strumento utilizzato principalmente per se stessi, un antivirus può dare garanzie anche ai colleghi: avete mai notato che qualcuno ha in fondo alle mail una sorta di bollino di sicurezza con il logo un antivirus? Beh, se voi messaggiate spesso con utenti che non vi conoscono, questo gli darà sicuramente serenità, sapendo che le loro informazioni con voi sono al sicuro.

Software aggiornato

Un programma spesso può presentare bug, errori nel codice e instabilità: gli aggiornamenti servono proprio a correggere questi problemi. Talvolta vengono trovate delle falle di sicurezza, che portano l’azienda a correzioni massicce o, se il sistema è definitivamente compromesso, addirittura a cambiare il sistema di protezione. 

Senza dispositivi e programmi aggiornati si diventa vulnerabili, e meno si aggiorna con regolarità più ci si espone ai rischi. Aggiornare il sistema costa qualche minuto, e potete farlo al termine della vostra giornata di lavoro o quando fate una pausa: il computer lavora al posto vostro, non dovete fare niente, che vi costa?

Purtroppo smartphone e tablet (soprattutto Android) ricevono aggiornamenti per due o tre anni, dopo diventano progressivamente meno sicuri perché il produttore non rilascia aggiornamenti o patch di sicurezza per i dispositivi più obsoleti. Quando effettuate l’acquisto di un nuovo dispositivo mobile, fate una ricerca per scoprire per quanto tempo avrete la garanzia di essere protetti.

Password efficaci

Per ogni servizio o sito web ormai è necessaria un’iscrizione. Molti di voi avranno password simili (se non addirittura uguali) per tutti i servizi a cui sono registrati. Questa scelta è tutt'altro che sicura: purtroppo le password vengono spesso rubate e con loro i vostri dati personali finiscono nel web o peggio in mano a malintenzionati.

Se ciò accadesse a risentirne non sarebbe solo la vostra sfera personale, ma anche quella lavorativa. Ricordarsi tutte le password è davvero un’impresa titanica, e dato che non abbiamo una memoria da elefante, potrebbe essere comodo avere degli strumenti di supporto. 

Un'ottima soluzione è qwertycards.com: a soli €5 vi verrà spedita a casa una tessera da tenere comodamente nel portafoglio che vi aiuterà a creare e ricordare password sicurissime.