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Smart working: normativa vigente, cos'è, come funziona

Smart Working
(Image credit: nuvola.corriere.it)

Lo smart working è un modello di lavoro particolarmente flessibile basato su fasi, cicli e obiettivi. Di conseguenza, lo smart worker non ha orari o luoghi di lavoro prestabiliti, ma mansioni che sono vincolate a scadenze temporali e parametri di qualità da rispettare.

La traduzione letterale di smart working sarebbe “lavoro intelligente”, indicando, come già detto, un modello flessibile, basato sull'utilizzo di strumentazione tecnologica in cui i risultati sono più importanti dell’orario di lavoro. Tuttavia nella nostra quotidianità questo termine è ormai impropriamente utilizzato per indicare altre forme lavorative, quali il telelavoro o altre forme di lavoro da remoto.

La normativa italiana sul lavoro da remoto è considerata da molti acerba e incompleta, ma la pandemia da Covid-19 ha fatto crescere sensibilmente lo smart working; è tutt'oggi considerato punto d’incontro tra il diritto alla salute e la continuità di alcune attività lavorative. Vista la diffusione rapida e capillare è necessario comprendere meglio cos'è lo smart working in ogni suo aspetto, dalla normativa su cui si fonda fino alle sue peculiarità.

Cos’è lo smart working?

Lo smart working o lavoro agile, è una forma di lavoro in cui non sono previsti luoghi o orari in cui svolgere le proprie mansioni. L'assenza di una rigida struttura organizzativa comporta nuove esigenze in termini di collaborazione e condivisione, tutto questo in un flusso di lavoro che non ha più una sede fisica ma è decentralizzato.

Alla base dello sviluppo e la crescita del lavoro da remoto in tutte le sue forme ci sono senza dubbio le nuove tecnologie. Un computer, uno smartphone o altri dispositivi connessi a Internet sono più che sufficienti per svolgere alcune delle vostre mansioni e vi permettono di mantenere il rapporto coi vostri colleghi tramite servizi di messaggistica istantanea e di videoconferenza.

Lo smart working permette grande flessibilità e garantisce (se ben gestito) una riduzione dello stress, offrendo la possibilità di vivere la sfera personale e lavorativa senza dover necessariamente scendere a compromessi col proprio orario di ufficio.

In aggiunta a ciò, esistono altri aspetti positivi per l’azienda e per i dipendenti. 

Vi è un sensibile risparmio nei costi di trasporto casa-lavoro, nonché una minore esigenza di spazio per l’azienda che può trarre benefici economici da locali più piccoli e dalla ridotta manutenzione degli edifici. Tutto ciò, senza andare a inficiare la qualità dei servizi offerti ai dipendenti.

Smart working e telelavoro

Lo smart working è l’evoluzione di un’organizzazione del lavoro ben più vecchia, il telelavoro. Negli ultimi mesi sono stati utilizzati spesso come sinonimi, ma in realtà sono due concetti ben differenti.

Il telelavoro, noto anche come lavoro da remoto o remote working, può prevedere uno spostamento dell’ufficio nella casa del dipendente, ma si basa comunque su orari fissi ponendo anche vincoli al luogo in cui si svolgono le proprie mansioni.

Lo smart working invece, come già detto, pone il proprio baricentro di valutazione su obiettivi da raggiungere e cicli di lavoro, indipendentemente dal tempo impiegato per svolgerli.

Entrambe le forme di lavoro si caratterizzano per essere a distanza e richiedono fiducia verso i colleghi e il proprio team, maggiore collaborazione e senso di responsabilità maggiore se confrontato al ben più tradizionale lavoro d'ufficio.

Smart working, normativa e retribuzione

Per quanto esistano diverse forme di lavoro da remoto, queste rispondono alla legge del 22 maggio 2017 n.81. Senza entrare in particolari troppo tecnici (per i quali vi rimandiamo alla pagina dedicata realizzata dal Ministero del Lavoro) la legge equipara il trattamento di un lavoratore in smart working e un lavoratore in sede.

È riconosciuta allo smart worker una retribuzione non inferiore al lavoratore in sede, con diritto a ferie e permessi, e il datore di lavoro è tenuto a garantire la sicurezza e la salute dei suoi dipendenti, tutelandoli anche in caso di malattia.

I termini contrattuali a cui uno smart worker deve affidarsi sono quindi gli stessi che avrebbe se lavorasse in sede, anche se con alcune differenze, come l'orario di lavoro. Ciò genera talvolta problemi rispetto nello smart worker il quale, non avendo più due luoghi distinti per lavoro e sfera personale, cambia la percezione del proprio lavoro e tende a lavorare sempre di più. A tutela di queste spiacevoli situazioni, la legge prevede espressamente il diritto alla disconnessione e vincola anche le attività di lavoro da remoto agli orari di lavoro giornalieri e settimanali imposti dal CCNL di riferimento.

Sia a livello normativo che nella quotidianità, lo smart working presenta quindi molte affinità col lavoro del vostro ufficio. Ma quali sono i primi passi per non subire questa transizione al remoto? E quali sono i pregi e i difetti dello smart working?

Smart working, come iniziare

Spesso non è ben chiaro cosa possa servire per lavorare da casa. Avviarsi allo smart working può essere particolarmente costoso; adibire una stanza della propria casa a ufficio nasconde dei costi forse inaspettati e per questo abbiamo cercato di fare un po' di chiarezza e darvi dei consigli sugli strumenti del mestiere.

Vi consigliamo di fare attenzione ai vostri acquisti: spendere poco per certi dispositivi potrebbe significare doverli cambiare più frequentemente o rischiare di non essere pienamente soddisfatti del prodotto. Lo smart working lascia grande spazio alla personalizzazione del proprio posto di lavoro e per questo vi consigliamo di spingervi oltre le nostre dritte per rendere questo modo di lavorare davvero su misura per voi.

Smartphone

Oggi tutti possiedono uno smartphone, ma siete sicuri che quello che già possedete sia adatto? Uno smartphone datato potrebbe avere falle di sicurezza e mettere in pericolo i dati sensibili della vostra azienda. Certo, i problemi di sicurezza vengono spesso risolti, ma questo accade solitamente per i dispositivi più recenti. Si tratta di un pericolo che è lecito correre se usate il telefono per fare qualche telefonata e giocare, ma potrebbe non essere accettabile nella vostra sfera lavorativa.

Inoltre, lavorando da remoto scordatevi il telefono dell'ufficio. Se tutto passa per il vostro smartphone dovrete avere un piano tariffario adeguato in grado di non farvi spendere una fortuna. Considerate anche la possibilità di lavorare fuori casa: può capitare, e avere un piano tariffario con sufficienti gigabyte di traffico per farvi da hotspot quando siete nel vostro bar preferito o in un parco per concludere qualche piccola mansione può essere importante.

Notebook o desktop

Può sembrare scontato, ma avere un buon computer è fondamentale: spesso avrete più programmi aperti in contemporanea e, senza una discreta potenza, lavorare può diventare una maledizione.

Potreste assemblare un PC o, se pensate di spostarvi spesso, acquistare un portatile adeguato: se il vostro lavoro si limita a qualche chiamata coi colleghi, un browser aperto per navigare su internet e il pacchetto Office, uno dei migliori notebook economici potrebbe fare per voi. Se per esigenze lavorative o per passioni personali (magari siete dei gamer) cercate qualcosa di più potente, potreste indirizzarvi verso una workstation o uno dei migliori notebook gaming

Oltre alla potenza, non scordatevi di dare un'occhiata all'autonomia del prodotto che acquistate, a cosa serve un portatile se non potete usarlo lontano da una presa di corrente?

Webcam

Tenersi in contatto coi colleghi a distanza è fondamentale, ed è importante talvolta potersi vedere piuttosto che affidarsi alle sole telefonate: per fortuna hanno inventato le webcam.

In caso abbiate un portatile potreste averla integrata, ma la qualità di queste piccole telecamere posizionate sopra (o sotto) ai vostri schermi può lasciare davvero a desiderare. Valutate l'acquisto di una webcam di buona qualità: vedere qualcuno sgranato o con colori innaturali non è gradevole.

Cuffie

Può capitare di dover lavorare in luoghi rumorosi o che vi serva un po’ di musica per concentrarvi. Il mercato offre un mondo di possibilità, tra le quali può essere difficile districarsi, e trovare le migliori cuffie non è sempre un’impresa facile. Potreste valutare delle cuffie con cancellazione del rumore, per isolarvi completamente anche nei luoghi più rumorosi, o magari potreste preferire degli auricolari.

Un mercato grande e con tantissimi modelli porta con sé un aspetto molto positivo, soprattutto per i portafogli: le offerte. Ce ne sono tantissime, e abbiamo raccolto le migliori per voi:

Wi-Fi

Può sembrare ovvio, ma avere una linea veloce per riuscire a comunicare con i vostri colleghi e scaricare gli allegati delle e-mail è indubbiamente comodo. Una connessione lenta potrebbe rendervi frustrati e talvolta i vostri coinquilini o familiari che si godono un film in streaming mentre voi lavorate nell'altra stanza, potrebbero esserne la causa.

Smart working, vantaggi

Risparmierete tempo

Lavorare da casa non vi obbligherà a prendere la macchina o spostarvi con i mezzi pubblici ogni mattina per andare in ufficio. Le pause pranzo saranno concordi coi vostri tempi e si svolgeranno in totale serenità. Presa confidenza con la nuova routine potreste avere anche più ore di sonno e più tempo libero per coltivare i vostri hobby nelle pause, o semplicemente per stare vicino ai vostri cari.

Risparmierete denaro

Se non avete alcuni strumenti tecnologici a supporto dello smart working, inizialmente potreste avere costi inaspettati. Col passare del tempo però il risparmio si farà sentire. Pensate a cosa significa non dover pagare abbonamenti ai mezzi pubblici, carburante per andare in ufficio o per i pasti fuori casa. Lo smart working vi garantirà forti risparmi a lungo termine, contribuendo anche a ridurre l’impatto ambientale.

Concilierete lavoro e famiglia

Molti lavoratori a tempo pieno talvolta tendono a trascurare i propri affetti. Con lo smart working, che viviate da soli, con dei coinquilini o con la vostra famiglia, potrete fare pause per un caffè, scambiare due parole o semplicemente passare del tempo in compagnia. Attenti però a non farvi sopraffare dalle distrazioni, bisogna saper gestire questa situazione e trovare un nuovo equilibrio.

Avrete meno lavoro arretrato

La possibilità di organizzarsi la vita in ogni aspetto e di poter lavorare da casa aiuta molto a perseguire gli obiettivi: qualche linea di febbre o un impegno personale talvolta hanno fatto accumulare pratiche sulla scrivania del vostro ufficio o vi hanno costretto a cancellare impegni lavorativi importanti. Nel rispetto della vostra salute e dei vostri impegni, tramite smart working potrete continuare a lavorare da casa se lo sentite necessario, facendo felice anche la vostra agenda.

Sarete in formazione permanente

Usare un computer comporta un lavoro personale volto ad utilizzare e scegliere strumenti efficienti ed efficaci. Condividerete pratiche coi vostri colleghi e ci saranno sempre nuove applicazioni o programmi in di migliorare o semplificare il vostro lavoro, portandolo a termine in minor tempo. Aiuta molto l’elasticità mentale, dà grande soddisfazione e vi permetterà di avere sempre più tempo libero, migliorando anche l’efficienza e la qualità dell’impresa per cui lavorate.

Smart working, svantaggi

Manca il contatto umano coi colleghi

Stare vicini ai propri cari comporta ovviamente avere meno rapporti coi colleghi. Anche se vedrete molto meno il vostro antipatico vicino d’ufficio, talvolta potreste aver bisogno di loro per condividere le esperienze di lavoro, scherzare o semplicemente chiedere un consulto. Ricordatevi quindi di fare una battuta, condividere esperienze personali o aiutare il vostro collega anche dietro lo schermo: il rapporto umano è fondamentale per il successo di tutti, e un sorriso allevia lo stress.

Troppa tecnologia

Lo smart working comporta il dover passare ore davanti a uno schermo, e spesso non avere contatti diretti col proprio ambiente lavorativo impedisce una valutazione chiara di quanto siate effettivamente produttivi, rischiando di attaccarvi ai vostri doveri lavorativi oltre misura. Cercate di darvi degli obiettivi chiari giorno per giorno e confrontatevi spesso: mantenere rapporti frequenti col vostro capo o i vostri colleghi vi permette di avere feedback sulla vostra efficienza, permettendovi di valutare se prendervi una pausa o se per oggi avete fatto abbastanza.

È difficile scindere tra sfera personale e lavorative

Lo smart working porta tanti benefici, ma il pericolo più grande è confondere la casa per un ufficio a tutti gli effetti. A riguardo è importante avere spazi e tempi chiari in cui lavorare e chiedere ai propri coinquilini o familiari di rispettarli. Sforzatevi di delimitare fin da subito la sfera privata e quella lavorativa, magari anche fisicamente realizzandovi un ufficio in casa, prima che il lavoro diventi la vostra vita.

Smart working, collaborazione

Le mansioni da svolgere quando si lavora da remoto sono le più disparate, ma sicuramente è importante rimanere in contatto coi colleghi mantenendo una produttività adeguata. Non è una cosa facile come sembra, e per trovare un buon equilibrio servono i programmi giusti.

Messaggistica, mail, telefonate e videoconferenze sono i modi più efficaci per restare in contatto con persone distanti, ma purtroppo utilizzarli tutti in parallelo è dispersivo e confusionario. Inoltre questi strumenti non sono propriamente pensati per gestire un progetto lavorativo e organizzare il proprio workflow.

Per gestire il lavoro da casa esistono svariate piattaforme, sia per computer che per dispositivi mobili. Ognuna di esse ha le proprie peculiarità e risponde a diverse esigenze: potrebbe servirvi un software per la collaborazione, un servizio di messaggistica capace di inviare grandi file, un servizio cloud condiviso o magari un sistema integrato per gestire le procedure lavorative. Il mondo di questi software è davvero ampio e il più adatto non è necessariamente quello più costoso o con più funzioni. È necessario valutare costi e benefici rispetto alle mansioni e gli obiettivi che vi siete posti: talvolta una soluzione semplice e gratuita potrebbe essere perfetta per voi.

Una volta scelto il programma giusto, è molto importante che nel vostro gruppo di lavoro tutti utilizzino gli stessi software: come fare altrimenti a tenersi in contatto o a scambiarsi informazioni efficacemente utilizzando programmi diversi?

Questi servizi sapranno colmare egregiamente la distanza tra le vostre scrivanie e, per aiutarvi nella scelta, abbiamo realizzato alcune guide per rispondere ai vostri bisogni:

Smart working, sicurezza e privacy

Lo smart working porta con sé rischi per la sicurezza dei dati delle aziende e dei lavoratori stessi. In un mondo sempre più interconnesso, gli archivi e l’anagrafica di dipendenti e clienti sono sempre più a rischio.

Tutte queste informazioni potrebbero essere rubate, copiate o danneggiate con conseguenze giuridiche ed economiche anche molto gravi.

Per quanto questo possa apparire spaventoso, sappiate che Internet non è necessariamente un posto poco sicuro, ma può diventarlo in base a come viene utilizzato.

Quando parliamo di sicurezza informatica e dei dati, non parliamo solo della sicurezza aziendale, ma anche della vostra: quello che imparerete lavorando è utile anche nel quotidiano e aiuterà a tenere i dati personali (e il vostro computer) al sicuro da visitatori indesiderati o situazioni spiacevoli. Eccovi alcune indicazioni su come rendere voi e la vostra impresa una roccaforte:

Utilizzate una VPN per la vostra impresa

Una VPN (Virtual Private Network) è un sistema in grado di offrire una connessione Internet più sicura in grado di impedire il furto di informazioni. Le VPN proteggono i vostri dati e le vostre informazioni mediante la crittografia. Uno dei pericoli maggiori di un’impresa è che le informazioni vengano “intercettate” mentre sono in transizione sul web, ma una VPN riduce le possibilità che ciò accada. Inoltre una VPN aziendale permette di far connettere gli utenti ai server centrali da remoto: da casa propria, i dipendenti possono lavorare esattamente come se fossero presenti in sede.

Installate un antivirus

Non c’è bisogno di presentazioni per gli antivirus. Fin dagli albori del web, l’antivirus è sempre stato un elemento cardine per proteggere i computer dai malware.
Oggi gli antivirus possono fare molto di più: spesso offrono anche firewall, protezioni particolari per i vostri dati, controllano al posto vostro l’affidabilità di un sito web e tengono pulito il vostro computer per voi. Nonostante sia uno strumento utilizzato principalmente per se stessi, un antivirus può dare garanzie anche ai colleghi: avete mai notato che qualcuno ha in fondo alle mail una sorta di bollino di sicurezza con il logo un antivirus? Beh, se voi scambiate messaggi con utenti che non vi conoscono, questo gli darà sicuramente serenità, sapendo che le loro informazioni con voi sono maggiormente al sicuro.

Software aggiornato

Un programma spesso può presentare bug, errori nel codice e instabilità: gli aggiornamenti servono proprio a correggere questi problemi. Talvolta vengono trovate delle falle di sicurezza, che portano l’azienda a correzioni massicce o, se il sistema è definitivamente compromesso, addirittura a cambiare il sistema di protezione.

Senza dispositivi e programmi aggiornati si diventa vulnerabili, e meno si aggiorna con regolarità più ci si espone ai rischi. Aggiornare il sistema costa qualche minuto, e potete farlo al termine della vostra giornata di lavoro o quando fate una pausa: il computer lavora al posto vostro, non dovete fare niente, che vi costa?

Purtroppo smartphone e tablet (soprattutto Android) ricevono aggiornamenti per due o tre anni, dopo diventano progressivamente meno sicuri perché il produttore non rilascia aggiornamenti o patch di sicurezza per i dispositivi più obsoleti. Quando effettuate l’acquisto di un nuovo dispositivo mobile, fate una ricerca per scoprire per quanto tempo avrete la garanzia di essere protetti.

Password efficaci

Per ogni servizio o sito web ormai è necessaria un’iscrizione. Molti di voi avranno password simili (se non addirittura uguali) per tutti i servizi a cui sono registrati. Questa scelta è tutt'altro che sicura: purtroppo le password vengono spesso rubate e con loro i vostri dati personali finiscono nel web o peggio in mano a malintenzionati.

Se ciò accadesse, a risentirne non sarebbe solo la vostra sfera personale, ma anche quella lavorativa. Ricordarsi tutte le password è davvero un’impresa titanica, e dato che non abbiamo una memoria da elefante, potrebbe essere comodo avere degli strumenti di supporto. 

Un'ottima soluzione è qwertycards.com: a soli €5 vi verrà spedita a casa una tessera da tenere comodamente nel portafoglio che vi aiuterà a creare e ricordare password sicurissime.