Di recente, milioni di persone in tutto il mondo hanno dovuto approcciarsi allo smart working per ridurre la possibilità di contrarre o trasmettere il coronavirus. Per molte aziende si tratta di un importante banco di prova su cui poter sperimentare l’efficacia del lavoro da remoto, dovendo far fronte ai potenziali rischi che derivano dai repentini cambiamenti che hanno coinvolto diversi dipartimenti IT negli ultimi tempi. In Cina, paese in cui lo smart working è sempre stato una chimera, l’app per videoconferenze Zoom ha fatto registrare un aumento del numero di download giornalieri pari al 15%.
Con l'inizio della fase 2, lo smart working diventa sempre più popolare, ma molte aziende sono state colte alla sprovvista e non dispongono della tecnologia adatta a far fronte allo smart working di massa. Il boom dei lavoratori da casa rappresenta un onere importante per le infrastrutture tecnologiche, ma potrebbe anche trasformarsi in una nuova minaccia per la privacy degli utenti. Attualmente, la maggiore preoccupazione dei datori di lavoro è legata alla protezione e alla salvaguardia dei dati sensibili su cui si basa la gestione e la progettazione delle aziende moderne. Il telelavoro rischia di esporre gli utenti a potenziali attacchi informatici, che potrebbero portare alla sottrazione di dati importanti come le credenziali di accesso del dipendente. Se questa eventualità dovesse verificarsi verrebbe messo a rischio l’intero l sistema aziendale. Nella peggiore delle ipotesi, i malintenzionati potrebbero utilizzare dei ransomware per bloccare l’accesso ad alcuni contenuti aziendali per poi chiedere un riscatto da pagare per rimuovere tale limitazione, come accaduto lo scorso autunno al servizio NextCloud.
Per rendere lo smart working da casa a prova di hacker, sono state create alcune soluzioni per garantire la sincronizzazione e la condivisione sicura dei file, mettendo a disposizione delle aziende la necessaria flessibilità per consentire la collaborazione e la produttività dei dipendenti e per garantire, al contempo, il controllo e la protezione dei dati aziendali attraverso la supervisione del reparto IT. La tecnologia di sincronizzazione e condivisione dei file è progettata pensando al moderno panorama professionale in cui gli strumenti informatici sono sempre più presenti e la produttività è massimizzata dal sempre più elevato tasso di multitasking. Queste soluzioni permettono alle aziende di condividere i file su più dispositivi e con più utenti, che possono utilizzare archivi protetti per lo storage e accedere in remoto da qualsiasi dispositivo ovunque si trovino.
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Ecco alcune modalità con cui la sincronizzazione e la condivisione sicure dei file proteggono e danno potere alle aziende:
Condivisione sicura dei file: nel caso in cui l’azienda non fornisca una soluzione di sincronizzazione e condivisione dei file, i dipendenti tendono a ricorrere all’uso di dispositivi e strumenti personali, come notebook o tablet. Tuttavia questi strumenti e dispositivi sfuggono al controllo dei dipartimenti IT e non sono completamente sicuri, mettendo a rischio i dati sensibili dell'azienda. Grazie alla sincronizzazione e alla condivisione sicura dei file, i dipendenti possono facilmente condividere e accedere ai file aziendali sotto l’egida del dipartimento IT, che si occupa di salvaguardare la privacy e la sicurezza dei contenuti.
Accesso facile ovunque e in qualsiasi momento - Da qualche tempo le aziende sono entrate nell’ordine di idee secondo cui la giornata lavorativa non si limita al mero svolgimento di una data mansione in orario di ufficio e hanno adottato una serie di contromisure che calzano a pennello con i programmi e gli stili di vita dei propri dipendenti. Grazie alla sincronizzazione e alla condivisione sicura dei file, i dipendenti possono esprimere al meglio la propria vena produttiva senza essere vincolati a un singolo dispositivo aziendale.
Prevenzione della perdita dei dati e ripristino - L’archiviazione dei dati aziendali necessita di una grande livello di attenzione per evitare eventuali perdite di file importanti in seguito a un attacco informatico, a un errore di un dipendente o al furto o smarrimento di un dispositivo. Adottando una soluzione centralizzata di sincronizzazione e condivisione di file, i dati aziendali sensibili vengono mantenuti sicuri e protetti.
Collaborazione semplice: i servizi di sincronizzazione e condivisione dei file sono in costante sviluppo non solo per quanto riguarda la protezione dei dati aziendali, ma anche per facilitare la collaborazione tra i vari dipendenti impegnati nel telelavoro. Diverse piattaforme mettono a disposizione degli utenti strumenti per visualizzare o modificare in anteprima i file in un browser, ricercare materiale di proprietà dell’azienda e condividere la stessa versione di un documento tra tutti i dipendenti.
L’emergenza globale legata alla pandemia di coronavirus che tutto il mondo si trova a dover affrontare ha messo in risalto un settore storicamente di nicchia come quello dello smart working e, ora, il prossimo passo da compiere in ottica futura consiste nell’utilizzo di strumenti di collaborazione affidabili per garantire la sicurezza di tutti. È importante tenere a mente che dietro un’azienda che ha deciso di abbracciare il fenomeno dello smart working c’è sempre un dipartimento IT che lavora sodo per fornire assistenza e soluzioni per la sincronizzazione e la condivisione dei file in totale sicurezza.
