Poiché tutti i normali protocolli di interazione aziendale e sociale vengono distrutti quotidianamente dall'epidemia di coronavirus (COVID-19), dopo essere entrati nella fase 2 lo smart working rimane un'ancora di salvezza per le imprese italiane.
Da un giorno all’altro molte aziende che in precedenza avevano ignorato la possibilità di lavorare a distanza, o quelle che hanno consentito il lavoro ibrido solo quando i carichi di lavoro del team si facevano insostenibili, stanno effettuando un'inversione di marcia. Ora necessitano di elaborare un quadro, in tempi rapidi, adottando alcune regole e idee per gestire al meglio la situazione.
Ma con lo smart working forzato da casa, che potrebbe durare per settimane o addirittura mesi, in che modo i team di lavoro potranno sostenere la loro produttività? In che modo i dirigenti, nel riorientare le proprie attività, sperano di garantire la concentrazione e la consapevolezza dei lavoratori da remoto?
Come azienda che applica esclusivamente la modalità di lavoro a distanza con team di lavoro in 65 Paesi, abbiamo esaminato le abitudini di lavoro di 3.000 lavoratori da remoto - prima dei blocchi del coronavirus - al fine di perfezionare le nostre politiche. Abbiamo parlato con alcuni lavoratori da remoto esperti: un terzo della nostra indagine ha funzionato in questo modo per 3-4 anni. Da questo lavoro, si evince che un quarto di loro ha un'esperienza lavorativa a distanza di 5-9 anni e uno su dieci lavora in questa modalità da 10-15 anni.
La buona notizia è che questi dipendenti sono appagati e produttivi: più di quattro lavoratori su cinque affermano di portare a termine il proprio carico di lavoro e quasi nove su dieci sono soddisfatti degli strumenti e dei procedimenti che utilizzano e pensano che il settore amministrativo dell’azienda per cui lavorano dia loro autonomia. Più della metà delle persone con cui abbiamo parlato ritiene di riuscire a svolgere il proprio lavoro spostandosi meno di prima.
A detta di più della metà delle persone intervistate, avere uno stile di vita flessibile è chiaramente il vantaggio più gradito del lavoro a distanza - tuttavia, quasi quattro su dieci affermano che il vantaggio principale consiste nell’evitare il pendolarismo.
In maniera meno prevedibile, più di un terzo ha affermato che la cosa migliore dell'essere un lavoratore a distanza è il risparmio di denaro - questo è stato il miglior affare per loro, come anche il potersi prendere cura della propria famiglia e dei parenti anziani, o riuscire a ridurre il loro complessivo livello di stress.
I manager supportano i loro team in azienda, ma anche fuori da questa. Più di quattro su cinque dei nostri intervistati affermano che l’azienda dà loro occasione di incontrarsi di persona attraverso eventi e meeting; i due terzi dei dipendenti sono collegati a comunità di lavoro remote.
Tuttavia, il lavoro a distanza richiede autocontrollo. Quasi la metà degli intervistati del nostro sondaggio ha affermato che il più grande svantaggio è la gestione delle distrazioni domestiche - ben prima della fatica di collaborare con colleghi/clienti o del semplice isolamento/solitudine, ognuno dei quali ha messo in difficoltà circa un terzo dei nostri intervistati.
Considerando questi dati e i sette anni di vita come azienda che lavora da remoto, possiamo offrire alcune regole per creare team di lavoratori a distanza, produttivi e consapevoli.
Infrastruttura di accesso remoto
Innanzitutto, se non ne avete già uno, adottate un protocollo aziendale di sicurezza. Annotare le cose è fondamentale per i dipendenti che si distaccano dalle loro abitudini condivise e consentono ai team di lavoro da remoto di avere successo.
Cercate di utilizzare il minor numero di strumenti di lavoro possibile. Cominciate con Google Documenti, uno strumento di chat come Microsoft Teams e Slack, e Zoom per le videochiamate. Se il vostro team ha bisogno di accedere al sistema interno tramite una VPN, assicuratevi che tutti possano accedervi facilmente e che le istruzioni siano chiare.
Prassi per le comunicazioni informali
In secondo luogo, le aziende costrette a lavorare da remoto devono adottare una procedura per gestire la comunicazione informale. Le aziende devono creare un'atmosfera in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel contattare i colleghi attraverso una videochiamata o un comando di chat per parlare di argomenti non attinenti alla sfera lavorativa. Questo rappresenta la chiave per consolidare vere amicizie sul posto di lavoro e stabilire rapporti basati sulla fiducia con i nuovi collaboratori in smart working. I manager potrebbero anche predisporre una sala per videoconferenza sempre attiva per ogni team di lavoro, i cui membri possano sentirsi liberi di accedere in qualsiasi momento essi vogliano - questo aiuta i dipendenti ad abituarsi al telelavoro, che all'inizio può risultare un po’ strano.
Trovare il tempo per le relazioni
In terzo luogo, le aziende che applicano esclusivamente la modalità di lavoro a distanza devono saper dedicare regolarmente del tempo alla conoscenza, tra i propri dipendenti in quanto persone e non solo come colleghi.
Molti di noi hanno preso parte a riunioni aziendali o addirittura "happy hour" che sembravano un po’ forzati. Abbiamo assistito ad attività di team building come regolari videochiamate di gruppo in cui tutti possono aggiungersi, o caffè settimanali in cui persone di diversi team di lavoro instaurano un rapporto.
La connettività e le risorse cloud a disposizione delle aziende sono notevolmente migliorate, quindi le applicazioni video e di lavoro come Slack e Google Docs funzionano bene dal desktop. La comunicazione aziendale post-coronavirus può essere pratica, persino divertente, a condizione che offriate ai vostri dipendenti il supporto e la sicurezza per esercitarsi con questi nuovi strumenti di lavoro. Le chiamate attraverso Zoom e le emoji che i colleghi più anziani e scettici dell'ufficio in passato sottovalutavano, dal momento che ritenevano superficiale e frivola la Generazione Z, adesso potrebbero diventare un punto fermo dello smart working - come si evince dalla nostra indagine.
Con la giusta dose di attenzione e impegno da tutte le parti, il lavoro a distanza offrirà ambienti di lavoro pratici e dipendenti potenzialmente più coinvolti. Noi di TechRadar crediamo che questo possa costituire il futuro del lavoro.
Darren Murph è capo del lavoro da remoto presso Gitlab
