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Le migliori pratiche di comunicazione e collaborazione per lo smart working

(Image credit: Shutterstock / mirtmirt)

Stando ai dati pubblicati dall’ufficio Nazionale di Statistica inglese, più di 1,5 milioni di lavoratori inglesi è attualmente in smart working, tendenza in rapida espansione anche nel Bel Paese. Con la diffusione del COVID-19 e l'ingresso nella cosiddetta fase 2, lo smart working è in rapida ascesa, interessando un numero di aziende e impiegati che solo sei mesi fa sarebbe sembrato inimmaginabile. Tuttavia la nuova modalità di lavoro sta offrendo grandi opportunità alle aziende che sono al lavoro per offrire ai propri dipendenti lo stesso standard di comunicazione, collaborazione ed efficienza presente in ufficio.

Le innovazioni tecnologiche supportate dalla diffusione di dispositivi e reti veloci hanno notevolmente incrementato gli standard comunicativi e produttivi. Molti dipendenti stanno utilizzando tecnologie video, vocali e di messaggistica istantanea per comunicare e collaborare da remoto in modo rapido ed efficace. Anche se la tecnologia odierna consente di comunicare tra aree geografiche diverse e permette ai dipendenti che lavorano da remoto di raggiungere ottimi livelli di efficienza, ci sono altri aspetti importanti da tenere in considerazione.

Guardare oltre la tecnologia 

Dato il numero crescente di dipendenti che lavorano da remoto, possiamo star certi che lo smart working non sia un trend destinato ad scomparire. Le aziende hanno sempre più bisogno di rimanere connesse con i propri dipendenti, partner e clienti, indipendentemente da dove si trovino. 

Ottimizzare le prestazioni dei dipendenti che lavorano da remoto conservando un buon livello di produttività, concedendo flessibilità in termini di orario e luogo di lavoro richiede uno sforzo considerevole. Per plasmare la cultura della collaborazione le aziende dovranno riuscire nel compito di combinare la tecnologia con quattro elementi chiave.

Per riuscire a lavorare in modo efficiente, chi lavora da remoto ha bisogno di dispositivi affidabili. Fortunatamente ci sono numerose opzioni tra le quali scegliere per effettuare chiamate e meeting di qualità. Per iniziare, chi lavora da casa dovrebbe possedere smartphone e portatili aggiornati e con adeguati software di sicurezza. Oltre a questo è necessaria una buona connessione di rete per assicurare un ritmo di lavoro costante e senza interruzioni causate da fattori esterni. Dal punto di vista della sicurezza e per ottimizzare la connettività di rete è ideale utilizzare sistemi di autenticazione a più fattori (2FA/3FA) e scegliere un buon servizio VPN. Questo consentirà a chi lavora da remoto di ottenere l’accesso alla rete aziendale mitigando i rischi legati alla sottrazione di informazioni.

Le migliori pratiche per il lavoro da remoto 

Quando stabiliscono una politica di lavoro a distanza, le aziende, come anche i dipendenti che lavorano da remoto, devono prendere in considerazione alcune pratiche fondamentali per ottimizzare la produttività e la rete di collaborazione.

Fattori come la comunicazione diventano centrali, come anche un buon programma di lavoro, l’idoneità dei dipendenti e la loro tutela.

Comunicazione:

Le linee guida relative alle modalità di comunicazione vanno spiegate in modo chiaro ai collaboratori che lavorano da remoto. Per esempio, le aziende potrebbero optare per una politica che impone la reperibilità telefonica, via mail o tramite software di messaggistica istantanea durante gli orari di lavoro. Ovviamente perché questa venga seguita e rispettata è necessaria una comunicazione chiara fin dal principio.

Creare un programma:

Il programma di lavoro dei dipendenti che lavorano in smart working dovrebbe essere concordato con l’azienda. Nonostante alcuni ruoli richiedano una certa reperibilità, questa dovrebbe riguardare solo l’orario lavorativo concordato. Detto ciò, i manager dovrebbero consentire una certa elasticità ai propri dipendenti, concentrandosi maggiormente sul risultato piuttosto che sulle ore di lavoro.

Determinare l’idoneità dei dipendenti:

Pur variando a seconda dei settori, in gran parte dei casi il passaggio allo smart working non comporta grandi differenze per i dipendenti. Ciononostante alcune aziende potrebbero essere costrette a valutare i singoli casi in base alle mansioni che il dipendente dovrà eseguire da casa e alle relative responsabilità.

Indennità:

Questo aspetto varia molto in base alle differenti aree geografiche e alle relative leggi riferite allo smart working. Il modo migliore per ottenere le informazioni che vi servono riguardo il lavoro da remoto è parlare con il vostro responsabile legale oltre che con il personale che si occupa di risorse umane.

Anche dal punto di vista di chi lavora da remoto ci sono quattro pratiche che possono aiutare ad ottenere ottimi risultati:

Creare uno spazio di lavoro:

Una volta che avrete organizzato gli strumenti necessari al vostro lavoro dovrete trovare uno spazio entro le mura domestiche nel quale ricreare un ambiente di lavoro sicuro. Cercate di alternare le sessioni con passeggiate, spuntini o semplicemente allontanandovi dalla scrivania per prendervi una pausa.

Creare un’agenda dei vostri meeting virtuali:

Quando siete voi ad organizzare un meeting telematico dovete assicurarvi che vada tutto liscio. Per farlo sarà utile creare un’agenda da condividere con i partecipanti prima del meeting. All’inizio di una chiamata dovrete presentarvi, identificare gli altri partecipanti e i loro ruoli ed elencare gli obiettivi del meeting. Si tratta di semplici ma fondamentali operazioni utili ad offrire ai dipendenti coinvolti un senso di partecipazione attiva, dando un’idea chiara degli argomenti che verranno discussi e consentendo a chi partecipa di preparare eventuali interventi o domande. Alla fine di ogni chiamata dovrete condividere un sommario relativo a quanto emerso dalla discussione e assegnare i vari incarichi ai singoli partecipanti.

Videoconferenze:

Nel corso di una videoconferenza spesso si guarda lo schermo piuttosto che la webcam. Per ottenere un approccio più diretto parlate direttamente guardando la webcam; in questo modo riuscirete a creare un contatto visivo con i partecipanti. Questo elemento non è trascurabile e risulta fondamentale per aumentare il livello di attenzione sull’argomento trattato.

Quando silenziare il microfono:

Se state effettuando una chiamata di gruppo e non state parlando ricordatevi di disattivare il microfono, in particolare se avete bambini o cani che vi girano intorno. Lo scopo, ovviamente, è quello di minimizzare eventuali disturbi durante il meeting.

Le aziende continuano a subire l’impatto del COVID-19 e nei prossimi mesi si vedrà senz’altro un incremento del numero di dipendenti che lavorano da remoto. Per evitare che la transizione al lavoro da casa generi complicazioni, il miglior approccio consiste nell’utilizzare linee guida e pratiche comprovate. Questo vi consentirà di portare avanti il vostro business rispettando gli standard aziendali e, perchè no, migliorandoli.

 Chris Conry è CIO di Fuze