Il time management è un tema sempre più presente e discusso, ai tempi della pandemia di Covid-19. Ogni giorno è una lotta contro il tempo: conciliare gli impegni lavorativi con quelli personali diventa complicato, se concentriamo tutte le nostre attività professionali e non in un unico luogo, che può essere il nostro ufficio/studio domestico.
Quante volte abbiamo desiderato che la giornata fosse di 48 ore? D’altronde il detto “il tempo è denaro” non è poi così lontano dalla verità, soprattutto se consideriamo che il tempo, soprattutto in ambito aziendale, è un fattore spesso determinante nel successo o nel fallimento di un dato progetto.
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E gestire il tempo è una delle competenze più importanti per chi lavora in ambito business, ad esempio per chi ha la responsabilità di un intero reparto o comunque svolge un ruolo dirigenziale.
Scegliere quanto tempo dedicare a una data attività anziché un’altra è un “dilemma” piuttosto frequente, ma per fortuna esistono app e software che vi aiutano a gestire il tempo in modo più efficiente.
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Oggi, a fronte della pandemia di COVID 19 e delle conseguenti restrizioni, sempre più spesso si lavora in smart working o a distanza, con la necessità di dover tracciare il tempo e tenerlo d'occhio. Insomma un'esigenza sempre più diffusa e sentita dai lavoratori e dai manager.
Tra le varie soluzioni, potrete monitorare il tempo sia a livello individuale che di gruppo, controllare aspetti come il tempo soggetto a fatturazione (ad esempio per le consulenze), l’uso di Internet e il tempo dedicato a un singolo progetto. Alcune di queste, inoltre, vi consentono di monitorare obiettivi e analizzare il tempo impiegato nel corso della giornata, in modo da individuare con esattezza i tempi morti e i periodi di minore produttività per porvi rimedio.
Se lavorate in team, potrete scegliere una soluzione che vi consenta di confrontare le vostre prestazioni e quelle dei vari membri, sfruttando i dati statistici prodotti per gestire al meglio il vostro tempo ma anche per offrire agli altri delle opportunità di miglioramento e apprendimento.
Abbiamo elencato i migliori software disponibili in questo ambito, valutando aspetti come funzionalità, costi, recensioni professionali ed esperienza utente.
La produttività e l’organizzazione sono fra i vostri obiettivi prioritari?
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Software e soluzioni di gestione del tempo a colpo d’occhio
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TimeCamp offre varie funzioni molto semplici per monitorare il tempo e, di conseguenza, ottimizzare la produttività dei team, fra cui il monitoraggio del tempo fatturabile, l’invio di fatture in base al tempo impiegato, un sistema per monitorare la partecipazione e il tempo di attività del team. La soluzione si integra con oltre 50 app, fra cui Slack, Jira e Evernote per una maggiore facilità d’uso.
La funzione di monitoraggio automatico del tempo, inoltre, consente di monitorare l’utilizzo di Internet da parte dei dipendenti e di assegnare una voce al progetto in corso. Tutto questo, viene raccolto dal software per il monitoraggio del tempo che tutto il team dedica a un dato progetto, insieme alla misurazione della produttività.
Il livello gratuito garantisce un uso limitato, supportando un unico utente. Il piano successivo, Basic, non pone limiti al numero di utenti, consente di misurare il tempo per la fatturazione e ha un costo di circa € 4,67 per utente al mese con abbonamento annuale.
Tmetric è un prodotto destinato principalmente a freelancer e aziende e offre un’interfaccia semplice e pulita per il controllo ottimale degli intervalli di tempo e dei budget destinati ai progetti. La timeline grafica è il suo punto di forza, con dati statistici sulle attività quotidiane, trasformabili in ore da fatturare. Tmetric ha una base di oltre 40 mila utenti e ha già monitorato più di nove milioni di ore.
Grazie agli add-on per browser, potrete automatizzare i processi e acquisire in modo diretto e semplice tutti i dati, minuto per minuto, in modo da consentire a Tmetric di elaborarli e generare fatture dettagliate.
Inoltre, sono supportate diverse valute, con la possibilità di monitorare i costi per team. Ciò consente di ottimizzare i ricavi, mantenendo i progetti entro i budget prefissati. Infine, è possibile monitorare le attività di singoli membri del team, allo scopo di seguirne la produttività e confrontarla con quella dei colleghi.
Il livello gratuito supporta fino a 5 utenti. Il livello Professional è disponibile per circa € 4,45 per utente al mese e offre tariffe fatturabili, gestione fatture ed elenchi attività. Il livello superiore, Business, ha un costo di € 6,23 al mese per utente e aggiunge la funzione di sincronizzazione temporale Timesync con Jira e Redmine e offre la funzione dedicata alle fasce di costo per i dipendenti. Entrambi i piani a pagamento prevedono una prova gratuita di 30 giorni, con sconti in caso di sottoscrizioni annuali.
RescueTime è stato concepito per eliminare le fonti di distrazione e aumentare il focus sulla produttività. Offre numerose funzioni e consente di definire obiettivi, fornendo agli utenti un feedback sotto forma di avvisi quando i traguardi giornalieri vengono raggiunti.
Il piano gratuito è chiamato RescueTime Lite e consente di monitorare il tempo trascorso sui siti web, definire obiettivi e fornire un report settimanale via e-mail. Gli utenti che cercano soluzioni di gestione del tempo più professionali possono scegliere il piano a pagamento, noto come RescueTime Premium.
Per € 4,45 al mese, il piano a pagamento aggiunge a quanto offerto dal livello gratuito alcune funzionalità aggiuntive, come il monitoraggio del tempo trascorso fuori dalla propria postazione (ad es. al telefono), mantenendo un registro degli obiettivi giornalieri raggiunti, nonché la possibilità di bloccare i siti web che provocano distrazione. Il livello a pagamento offre un periodo di prova gratuito di 14 giorni.
Toggl è un prodotto estremamente minimal, con promemoria e il rilevamento dei tempi di inattività. Inoltre offre il supporto multi-piattaforma, pertanto è possibile avviare il monitoraggio del tempo sul browser o su un PC desktop per poi interromperlo sullo smartphone, sincronizzando gli orari tra i dispositivi sincronizzati. Ciò è possibile grazie alle app mobili e alle estensioni per browser.
Inoltre, Toggl, semplifica la suddivisione delle ore di lavoro, per progetto, cliente o attività, consentendone poi l’analisi allo scopo di stabilire quale di queste offre i risultati migliori rispetto alle ore investite, contribuendo a ottimizzare i profitti. L’app Toggl è semplice, ma purtroppo non supporta la fatturazione.
I livelli a pagamento prevedono una prova gratuita di 30 giorni, mentre il livello Basic è disponibile per un massimo di 5 membri del team. Se dovete gestire team più grandi, il livello Starter ha utenti illimitati e costa circa € 8 al mese per utente, con pagamento annuale.
Quante volte capita di arrivare a fine giornata chiedendoci che ne abbiamo fatto del tempo a nostra disposizione? Grazie a Chrometa, potrete dimenticare questa domanda, dato che acquisisce automaticamente le attività che impegnano voi e il vostro team. Ciò avviene tramite il rilevamento dell’URL del sito web visitato, dell’oggetto e delle informazioni su mittenti/destinatari delle e-mail e dalle informazioni sui file locali che state usando, interrompendo la misurazione quando vi allontanate dal computer.
Inoltre, le app per Android e iOS vi consentono di acquisire le chiamate e gli SMS, in modo da calcolare il tempo impiegato al telefono per la fatturazione. In questo, Chrometa si conferma come la soluzione ideale per responsabili e i manager.
È disponibile una versione di prova gratuita di 30 giorni, ma nessun piano free. Le sottoscrizioni a pagamento partono dal piano Solo Standard, che costa circa € 16,90 al mese e supporta un singolo utente e un massimo di sei dispositivi connessi. Inoltre, fornisce una sessione di formazione personale dalla durata di un’ora. Sono disponibili anche piani dedicati ai team.
Per chi cerca una soluzione per gestire il tempo ma si preoccupa anche della privacy (ad esempio in relazione ai dati in cloud), ManicTime potrebbe essere la risposta. Si tratta di un programma scaricabile che viene eseguito e che mantiene i dati in locale, senza connettersi a server remoti.
Proprio come altre soluzioni cloud, tiene traccia automaticamente del tempo impiegato su file locali o siti web. ManicTime si integra anche con sistemi basati sulle attività, come Github o Jira.
Per i piani individuali, è disponibile un livello gratuito con funzionalità di base, in alternativa potete scegliere il livello Pro che costa circa € 59,90 e include un anno di upgrade software.
Per gestire il tempo in modo più efficiente e migliorare la produttività nell’ambito delle giornate lavorative, non c’è niente di più soddisfacente ed efficace di spuntare le attività dall’elenco di cose da fare.
Todoist è uno strumento per desktop e mobile molto semplice ma che centra il bersaglio, grazie agli eventi ricorrenti e alle attività singole fondamentali che è possibile spuntare e contrassegnare come completate. Riceverete una pianificazione delle attività all’inizio di ogni giornata (a meno che non disattiviate la funzione), in questo modo potrete programmare i vostri impegni in modo efficiente.
Le attività vengono raccolte in gruppi denominati “progetti”. L’opzione predefinita include attività come shopping, impegni personali, faccende da sbrigare e lavoro, che potrete aggiungere e modificare a piacimento.
Alcune funzioni sono disponibili solo nella versione Premium e, purtroppo, potrete capire quali sono solo dopo averle selezionate. Tuttavia, la versione gratuita offre numerosi strumenti per aumentare la vostra produttività.
Se cercate uno strumento più completo per le attività composte da più parti e scadenze, date un’occhiata a Trello. Di solito, è uno degli strumenti migliori per gli usi aziendali, mentre Todoist è ideale per le attività personali.
Altri software per la gestione del tempo
Così come per la contabilità e la produttività, nemmeno per la gestione del tempo mancano i software fra cui scegliere. Qui vi proponiamo una selezione di altre piattaforme che potreste valutare insieme alle precedenti:
Clockify è un’app di monitoraggio del tempo molto semplice dedicata ai team. Inoltre, è gratuita. Sebbene ciò implichi sempre dei compromessi a livello di funzionalità disponibili, Clockify offre comunque le funzioni fondamentali. A parte il monitoraggio del tempo e i fogli per le tempistiche, offre anche la possibilità di configurare progetti e team, insieme a una dashboard riepilogativa dei progetti con dati statistici sull’utilizzo.
FocusBooster è un’app a pagamento che consente di monitorare il tempo in modo semplice, insieme a elenchi attività e rapporti sulla produttività. Tuttavia, si distingue per il suo approccio unico alla promozione del lavoro in piccoli scaglioni, con pause previste per equilibrare lavoro e tempo libero. È disponibile un livello gratuito, tuttavia la versione a pagamento è relativamente economica, con prezzi che vanno da € 2,66 a € 4,44 al mese, a seconda del numero di funzioni richiesto.
Tick costituisce una soluzione più avanzata, soprattutto per il monitoraggio del tempo all’interno dei team e offre app mobili per Android e iOS, nonché una versione per i PC desktop. Oltre al tempo, il prodotto consente di monitorare budget e redditività. Tick si integra anche con altri software di produttività come Basecamp.
HubStaff è un’altra soluzione pensata per i manager e offre una vasta gamma di funzioni, quali fogli tempistiche, monitoraggio GPS, pianificazione dei team, monitoraggio della produttività e, naturalmente, gestione rapporti per dati statistici. Potete importare i progetti o iniziarne di nuovi e partire con il monitoraggio del tempo da questi. Sono disponibili anche diverse integrazioni, da Asana a Zoho.
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