Les outils de productivité permettent d'améliorer facilement et simplement l'efficacité des équipes, que ce soit au bureau ou à domicile.
Les principales caractéristiques de ces outils sont axées sur la collaboration et la gestion de projet, de sorte que, où qu'il se trouve, leur utilisateur peut rester en contact avec le reste de son équipe et fournir les dernières mises à jour et informations dont chacun a besoin. Cela peut se faire par projet ou par service, afin que les responsables puissent s'assurer que les bonnes personnes sont au bon endroit pour accomplir le travail.
Ces outils de gestion sont également importants pour établir les priorités et respecter les délais, comme la gestion du temps et des tâches. L'interface doit également être simple et facile à utiliser, afin que les gestionnaires ne soient pas accaparés par la gestion de tout cela. En outre, tout doit être présenté de manière claire afin que les informations relatives à la gestion des contacts soient faciles à trouver et à utiliser.
Il existe d'autres outils qui peuvent contribuer à améliorer la productivité et l'efficacité, simplement en rendant les tâches complexes plus simples et plus faciles à réaliser. Cela peut aller de la gestion des sauvegardes à la surveillance des réseaux sociaux, en passant par la gestion de la relation client.
Voici donc les meilleures applications de productivité disponibles, qu'elles soient payantes ou gratuites.
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Microsoft Office est probablement la plateforme à laquelle la plupart des gens pensent en premier lorsqu'il s'agit de suites de productivité bureautique, Microsoft 365 (s'ouvre dans un nouvel onglet), basée sur le cloud, en étant la dernière incarnation.
Ce qui a permis à MS Office de devenir un leader du marché, c'est la façon dont les données peuvent être couvertes par différentes applications et déplacées entre elles, rendant le travail plus efficace et sans tracas. Les programmes de base sont Word, Excel, Powerpoint et Outlook, qui couvrent tout : documents, feuilles de calcul, présentations et courriers électroniques, soit la plupart des besoins bureautiques essentiels. En outre, OneDrive propose des sauvegardes et des enregistrements en ligne pour assurer la sécurité de vos fichiers.
Bien qu'il existe des alternatives à MS Office, la plupart d'entre elles tentent de rattraper Microsoft plutôt que de proposer de nouvelles fonctionnalités innovantes, et MS Office reste toujours la suite bureautique offrant la gamme de fonctionnalités la plus complète. Et même si vous utilisez l'une de ces alternatives, il y a de fortes chances que vous travailliez avec des formats de documents créés spécifiquement pour MS Office et que vous traitiez des données provenant de clients et de fournisseurs qui utilisent la plate-forme MS Office.
Si MS Office a ses détracteurs, l'essentiel est que personne ne fait mieux que Microsoft en matière de productivité bureautique et que les applications de base d'Office n'ont pas encore été améliorées. Avec des formules dispensées à partir de 7,00 € par mois, il reste également l'un des plus accessibles.
Asana (s'ouvre dans un nouvel onglet) existe depuis 2008, ce qui en fait un vétéran dans l'arène de la collaboration, et des entreprises comme Intel, Uber, Pinterest et TED l'utilisent toutes comme méthode principale de communication.
Il a été conçu comme un moyen facile pour les entreprises de suivre le travail des employés et d'obtenir les meilleurs résultats possibles. En utilisant la plateforme, vous pouvez créer des listes de tâches pour les projets en cours, définir des rappels pour les prochaines échéances et envoyer des demandes à vos collègues. Les membres de l'équipe peuvent également attribuer des commentaires aux messages dans l'application.
Vous pouvez organiser tous vos projets sous forme de liste ou de tableau, et une fonction de recherche vous permet de retrouver rapidement vos travaux antérieurs. En bref, Asana est un moyen très efficace de rester super-organisé et de faciliter les conversations lorsqu'il s'agit de faire le point sur l'avancement du travail.
Bitrix24 (s'ouvre dans un nouvel onglet) fournit une vaste suite d'outils professionnels puissants : collaboration, messagerie instantanée, téléphonie, gestion de projets, traitement des documents, planification, gestion des employés, etc.
Si vous préférez garder les choses simples, vous pouvez vous concentrer sur l'excellent CRM, qui est un système performant à lui seul. Les contacts et les communications sont enregistrés, les pistes sont attribuées aux responsables des ventes, les e-mails sont envoyés, les appels sont enregistrés, les devis et les factures sont émis. Des rapports détaillés vous tiennent au courant et vous pouvez y accéder facilement via l'application mobile.
Le compte gratuit de Bitrix24, inhabituellement généreux, prend en charge 12 utilisateurs et comprend 5 Go de stockage, mais si vous avez besoin de plus, le compte "Plus" offre davantage de fonctionnalités.
Dans l'ensemble, Bitrix24 offre une puissante suite d'outils qui sera particulièrement utile aux petites entreprises et aux start-ups pour les aider à se développer et à croître grâce à une meilleure productivité, le tout sur une seule plateforme.
Trello (s'ouvre dans un nouvel onglet) est un service populaire et bien conçu qui permet de gérer, d'organiser et de partager toutes sortes de choses, des simples tâches à faire aux tâches importantes de gestion de projet.
Pour commencer, il suffit de faire glisser des cartes sur un tableau Trello. Les cartes peuvent représenter des tâches simples, assorties de priorités et de délais. Mais elles peuvent aussi être des listes de contrôle plus substantielles, avec des fichiers et des images joints, contenant des hyperliens pour pointer ailleurs.
Et il existe toute une bibliothèque de Power-Ups, des cartes personnalisées qui vous permettent d'intégrer une multitude de services tiers dans votre flux de travail : Box, Evernote, GIPHY, GitHub, Hangouts, Join.me, Mailchimp, OneDrive, Salesforce, Slack, SmartDraw, SurveyMonkey, Twitter, ZenDesk, etc.
Trello dispose d'une multitude d'outils de collaboration pour vous aider à gérer vos projets, et d'un tas de fonctionnalités ingénieuses pour en assurer une grande facilité d‘utilisation Un seul exemple : le power-up Cloud Aging vieillit visiblement les cartes si elles n'ont pas été consultées pendant un certain temps, en les décolorant, en les faisant éventuellement jaunir et même en les faisant craquer. Il ne s'agit pas seulement d'un gadget visuel : il permet aux utilisateurs de voir instantanément les cartes sous-utilisées, même sur les plateaux les plus occupés, ce qui est un véritable gain de temps.
Les meilleures applications de productivité gratuites
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RescueTime (s'ouvre dans un nouvel onglet) ne se contente pas de suivre le temps que vous passez à faire différentes choses sur votre ordinateur ou votre mobile, comme visiter certains sites Web ou utiliser certaines applications, il le fait automatiquement. Fonctionnant en arrière-plan, RescueTime enregistre discrètement votre activité sans vous distraire.
Il est possible de se fixer des objectifs et des alertes, l'idée étant que ces objectifs vous aident à développer de meilleures habitudes de travail. L'application vous permet de voir comment vous passez votre journée sur vos appareils numériques afin de mieux comprendre où le temps est passé. La version gratuite de l'application vous permet de consulter trois mois de données à des fins d'analyse, mais les formules payantes (à partir de 6 dollars par mois) ne sont pas limitées et comprennent un certain nombre de fonctionnalités supplémentaires.
Pour la plupart des gens, la version gratuite sera plus que suffisante, et le fait qu'elle soit disponible pour macOS, Windows, Linux, iOS, Android et ChromeOS signifie qu'il est possible de suivre le travail sur plusieurs appareils et plateformes.
Beeminder (s'ouvre dans un nouvel onglet) est un outil tout à fait unique qui peut être utilisé pour suivre et contrôler tout, de la course à pied ou des sorties à la salle de sport, à l'enregistrement de la fréquence à laquelle vous écrivez, ou à la gestion d'une liste de choses à faire. Disponible sous forme d'application ou utilisable en ligne, Beeminder est d'une souplesse infinie : vous définissez votre objectif (quel qu'il soit) et vous êtes chargé de noter vos progrès. Il y a un certain degré de gamification dans tout cela ; vous cherchez à suivre la "route de briques jaunes", ce qui signifie que, au moins en moyenne, vous atteignez vos objectifs.
Tout ce qui peut être représenté sur un graphique peut faire l'objet d'un suivi - nombre de mots écrits, nombre d'heures travaillées, nombre de contrats signés - et le fait de rester dans la zone dorée peut être très motivant. Si vous êtes prêt à vous engager pleinement, vous pouvez ajouter les détails de votre carte de crédit à votre compte afin de recevoir une amende si vous ne respectez pas vos objectifs. Beeminder ne convient pas à tout le monde, mais il est tellement unique qu'il vaut la peine de l'essayer pour voir s'il fonctionne pour vous.
Clockify (s'ouvre dans un nouvel onglet) s'empare de l'idée de pointer à l'entrée et à la sortie d'une équipe et la met en pratique. C'est un outil très simple, mais c'est précisément ce qui le rend si attrayant pour les gens - après tout, si vous êtes occupé par le travail, vous ne voulez pas être submergé par un outil complexe pour suivre ce que vous faites !
Clockify est essentiellement un chronomètre de base qui vous permet d'enregistrer facilement le temps que vous passez à travailler sur différents projets. Il suffit de lancer les chronomètres, et vous pouvez ajouter des étiquettes, des descriptions et des détails sur le projet, puis appuyer sur stop lorsque vous avez terminé. Vous pouvez configurer les chronomètres pour qu'ils démarrent dès que vous ouvrez votre navigateur afin que vous n'ayez pas à vous en souvenir.
Clockify s'intègre à Trello, Asana, Jira, Todoist et bien d'autres, et vous pouvez utiliser le site Web et les applications pour afficher des rapports détaillés et la ventilation de la façon dont vous avez passé votre temps. Si vous souhaitez que Clockify soit disponible à tout moment sans avoir à lui consacrer un onglet de votre navigateur, vous serez heureux d'apprendre qu'il existe une extension de navigateur pour Chrome et Firefox qui vous permet de le consulter en un clic. Il existe également des applications mobiles et des versions de bureau pour macOS, Windows et Linux.
Todoist (s'ouvre dans un nouvel onglet) est à cheval sur les catégories des outils de gestion du temps et des listes de tâches, avec un élément de gestion de projet pour faire bonne mesure. Bien qu'il touche à plusieurs genres, l'outil reste facile à utiliser, permettant de gérer plusieurs projets avec aisance, et de voir d'un coup d'œil ce qu'il vous reste à faire.
Le site web ou l'application vous donne un aperçu quotidien et hebdomadaire du travail que vous avez à faire, des rendez-vous que vous avez, ou de tout autre élément que vous choisissez de suivre. Si vous travaillez avec un groupe de personnes et que vous trouvez que votre charge de travail devient un peu lourde, vous pouvez déléguer des tâches aux autres.
La version gratuite vous limite à cinq personnes et à 80 projets actifs en même temps, ce qui devrait suffire à la plupart des gens, mais les abonnements Premium et Business sont payants. Todoist s'intègre à des dizaines d'applications et de services, ce qui lui permet de s'intégrer parfaitement à votre flux de travail existant.
Toggl (s'ouvre dans un nouvel onglet) est décrit par ses développeurs comme " un suivi du temps incroyablement simple ", et c'est un résumé assez juste. Si vous jetez un œil au site web, ce sont les versions premium du service qui sont poussées, mais il existe une version gratuite adaptée aux équipes de cinq personnes maximums.
Toggl est disponible pour plusieurs plates-formes et la synchronisation signifie que vous pouvez vous déplacer entre les appareils et coller le suivi de votre travail. Il y a beaucoup à explorer ici, y compris le suivi manuel et automatisé de l'activité, un minuteur Pomodoro, la détection automatique du temps d'inactivité, des rappels, des intégrations avec diverses apps et services et beaucoup, beaucoup plus.
La beauté de Toggl, cependant, est qu'il s'avère si flexible et personnalisable. Quel que soit ce que vous cherchez à surveiller, vous pouvez probablement le plier à votre volonté. Les rapports détaillés sont impressionnants, mais c'est un peu dommage de voir qu'il n'existe pas d'option de facturation pour cet outil par ailleurs riche en fonctionnalités.
Les meilleures suites bureautiques mobiles pour appareils Android
Bien que nous ayons présenté Microsoft 365 comme la meilleure application de productivité globale, d'autres suites bureautiques mobiles méritent d'être prises en considération. Nous vous en présentons ici une liste détaillée :
WPS Office (s'ouvre dans un nouvel onglet) est une suite bureautique développée par l'éditeur de logiciels chinois Kingsoft. L'application est gratuite à télécharger mais des achats in-app peuvent être effectués pour inclure plus de fonctionnalités. La suite comprend WPS Writer, Presentation et Spreadsheet.
Le lecteur WPS PDF a la capacité de convertir les PDF en WPS et est capable de lire les fichiers Adobe PDF. L'application prend en charge un certain nombre de types de fichiers tels que DOC, RTF, DOT, PPTX, TXT et HTML, entre autres. Tous les documents sont entièrement compatibles avec Microsoft Office et Google Docs.
L'application vous permet de chiffrer vos fichiers en toute sécurité avec des clés passe-partout, et vous pouvez modifier vos documents sans craindre de perdre votre travail grâce à l'option d'enregistrement automatique. Les fonctionnalités incluent la possibilité de suivre les modifications, les commentaires et d'exécuter des vérifications orthographiques.
Une autre fonctionnalité pratique prise en charge par l'application est la possibilité de présenter des documents directement depuis votre smartphone (ou tablette) sur un téléviseur ou un projecteur compatible. WPS pour Android prend également en charge 47 langues différentes.
L'inconvénient est que si vous n'êtes pas un utilisateur payant, des publicités vous sont montrées, et elles sont assez intrusives.
OfficeSuite (s'ouvre dans un nouvel onglet) a été publié pour la première fois en tant qu'application mobile en 2004 sur Palm OS, où il est resté principalement en lecture seule jusqu'en 2009. À cette époque, Sony a demandé une version Android dans un délai très court de 12 semaines. C'est chose faite et OfficeSuite pour Android est né. Le produit est désormais une suite de productivité multiplateforme complète.
Bien que le téléchargement d'OfficeSuite soit gratuit, il existe des achats in-app pour améliorer les fonctionnalités disponibles. Si vous achetez la version Pro, vous ne serez pas obligé de faire certains achats in-app (par exemple, payer pour des polices supplémentaires), mais vous pouvez toujours faire des achats si vous le souhaitez.
Cette suite est également entièrement compatible avec un grand nombre de formats de fichiers tels que ODT, PDF, RTF, TXT et CSV. Cependant, l'application gratuite est inondée de publicités. Notez également que vous devrez passer à la version premium si vous souhaitez ouvrir certains types de fichiers tels que ODT.
OfficeSuite Drive vous permet de stocker jusqu'à 5 Go de fichiers dans le cloud. La fonction Chats aide les collègues à collaborer et à échanger des documents en ligne. L'application est entièrement compatible avec tous les documents Microsoft et prend en charge les fichiers PDF grâce à des fonctions telles que la numérisation par caméra et les exportations PDF.
DataViz, la société qui a créé Docs to Go, a commencé avec un produit qui connectait les Macs et les PCs ensemble. Docs to Go (s'ouvre dans un nouvel onglet) a ensuite été créé pour BlackBerry et est désormais une application multiplateforme.
L'application Android permet aux utilisateurs de visualiser les fichiers Adobe PDF et Microsoft Office. De là, vous pouvez modifier et créer des fichiers Excel, PowerPoint et Word, le tout seulement grâce à votre téléphone. Docs to Go dispose de nombreux outils de formatage, tels que le nombre de mots, les tableaux, la couleur des polices et la possibilité de suivre les modifications.
Il existe une version gratuite et une version premium de l'application. Toutes deux prennent en charge l'édition et le formatage dans l'application, ainsi qu'un support Excel avancé. Certaines fonctionnalités, telles que les services cloud, la synchronisation avec le bureau et la prise en charge des fichiers protégés par un mot de passe, nécessitent des achats "in-app". Les applications gratuites et premium sont toutes deux optimisées pour une utilisation sur une tablette avec des vues en mode portrait et paysage.
Docs to Go dispose de ses propres versions de Word, Excel et PowerPoint. Celles-ci sont connues sous les noms de Word to Go, Sheet to Go et Slideshow to Go. Le seul reproche que l'on puisse faire à cette solution est que les fichiers PDF ont tendance à faire planter l'application. Il est donc conseillé aux utilisateurs d'utiliser une visionneuse de PDF distincte à cette fin.
SmartOffice (s'ouvre dans un nouvel onglet) prétend offrir la représentation la plus précise des produits Microsoft Office que l'on puisse voir sur une application mobile. C'est l'une des rares solutions gratuites de suite bureautique pour Android. La société avait auparavant un produit payant, mais s'en est débarrassée récemment pour proposer cette version gratuite, qui est dotée de toutes les fonctionnalités nécessaires pour en faire une application véritablement innovante.
Comme les applications officielles de Microsoft peuvent prendre beaucoup d'espace de stockage, cette application est parfaite pour les utilisateurs en manque d'espace, car elle n'utilise que 16 Mo. L'interface utilisateur est également directe et simple à utiliser.
L'application offre une protection par mot de passe afin de garantir une sécurité supplémentaire lors de l'enregistrement des documents sur lesquels vous avez travaillé. Les utilisateurs peuvent modifier et partager des documents Microsoft facilement et efficacement, et tous les fichiers peuvent être convertis en PDF si nécessaire. Les documents peuvent être ouverts et enregistrés en ligne grâce à l'accès à Dropbox et Google Drive.
SmartOffice supporte plusieurs formats d'images tels que PNG, JPG, GIF, TIFF et BMP. L'impression sans fil est également prise en charge. Elle est compatible avec toutes les versions de Word depuis 1997 et prend en charge plus de 37 langues différentes. La seule véritable critique à l'égard de cette suite est que les options de copier et de coller semblent inutilement compliquées et qu'il faut parfois un certain temps pour les comprendre.
Quip (s'ouvre dans un nouvel onglet) est une suite logicielle collaborative en ligne qui est disponible sur les appareils Android. La société a été fondée en 2012 par Bret Taylor, qui était un ancien directeur technique de Facebook, en collaboration avec Kevin Gibbs, fondateur du Google App Engine.
Les principales caractéristiques de Quip sont les fonctions de tableur et de traitement de texte qui permettent une collaboration en ligne ainsi que des modifications sur les applications Android correspondantes. Tous les membres du groupe peuvent consulter et modifier des documents en même temps et ont également la possibilité d'ajouter des commentaires si nécessaire. Quip dispose également de ses propres salons de discussion et est utilisé par des acteurs majeurs tels qu'Amazon et Dell.
Quip propose une offre gratuite, mais il est basé sur l'activité de l'utilisateur, plutôt que sur le nombre de jours d'utilisation. Ainsi, plus vous l'utilisez, plus vous recevrez de temps libre.
L‘abonnement payant permet à une équipe d'utiliser des feuilles de calcul, le chat et les applications en direct telles que le calendrier. Si vous avez besoin d'aide, une excellente assistance est également disponible. L'application vous permet de travailler hors ligne et de synchroniser les documents lorsque vous êtes à nouveau en ligne.
Certains avis en ligne ont critiqué la capacité de Quip à charger des documents PDF, affirmant qu'elle est limitée et peut parfois prendre du temps. Il faut également noter que l'application ne prend en charge qu'un nombre limité de formats d'importation et d'exportation.
D'autres suites bureautiques Android à considérer
Nous n'avons couvert que quelques-unes des applications de bureautique pour Android ci-dessus, mais il y en a beaucoup d'autres à considérer. Nous en ajouterons ici quelques-unes qui méritent également d'être prises en compte :
Google Workspace (s'ouvre dans un nouvel onglet) mérite d'être pris en considération, même si Google Docs et les autres applications de Google Workspace sont limités par rapport aux autres offres. L'intégration entre les différentes applications Google et les autres services Google, tels que GMail et Google Drive (alias Google One), en fait une solution bureautique tout-en-un décente, bien que parfois basique. Ce qui est peut-être plus intéressant, ce sont les fonctions de collaboration disponibles dans Google Workspace, qui pourraient en faire une solution idéale pour les petites équipes.
Polaris Office (s'ouvre dans un nouvel onglet) est une autre grande suite logicielle de bureau, fournissant un traitement de texte, des feuilles de calcul et des présentations dans une seule application pour Android. Annoncée comme une suite bureautique complète tout-en-un, elle est compatible avec Microsoft Office et les fichiers Adobe Acrobat. En fait, elle possède une liste décente de types de fichiers avec lesquels elle peut travailler, notamment DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, PPS, PPSX, TXT, HWP, ODT ainsi que PDF. Encore mieux, il est gratuit, bien qu'il soit axé sur la publicité et que des achats in-app soient disponibles pour supprimer les apps ainsi que pour étendre la liste des fonctionnalités disponibles.
Zoho Sheet (s'ouvre dans un nouvel onglet) n'est qu'une des nombreuses applications de Zoho Corporation destinées à la bureautique et aux entreprises, qui devraient toutes s'intégrer facilement les unes aux autres. Comme avec certaines des applications ci-dessus, le travail collaboratif est disponible sur les documents partagés. Non seulement Zoho Sheet est gratuite, mais elle fonctionne facilement avec les fichiers Excel pour la création, l'édition et l'enregistrement.
AndrOpen Office (s'ouvre dans un nouvel onglet) fonctionne avec le format OpenDocument et se présente comme "le premier portage au monde d'OpenOffice pour Android". Comme d'autres suites bureautiques, elle fournit une plate-forme pour le traitement de texte, les feuilles de calcul et les présentations, mais elle est également dotée d'une fonction de dessin et d'un éditeur de mathématiques. AndrOpen Office contient certainement beaucoup de fonctionnalités et est compatible avec un large éventail de types de fichiers que la plupart des autres applications ne peuvent pas toucher, donc pour l'accessibilité, c'est certainement un gagnant.
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