Covid-19 har påvirket oss alle. I mars 2020 sendte de fleste bedrifter sine ansatte hjem - mange sitter fortsatt på hjemmekontor. Basert på det vi vet per i dag, kommer dette til å fortsette til lenge etter at pandemien er over.
Dette skiftet har fremskyndet den digitale transformasjonen i alle bransjer. Mange av disse forandringene har dreiet seg om kommunikasjon og cybersikkerhet, men et annet viktig aspekt har vært datalagring, fildeling og samarbeid.
Heldigvis hadde mange bedrifter og organisasjoner begynt å bruke fildelingsløsninger og skybaserte tjenester allerede før pandemien slo til, for å slippe å sende ulike versjoner av samme dokument via e-post. Slik kan man unngå eventuelle misforståelser og at ingen viktige oppdateringer går tapt i en haug av versjoner. Det er forståelig at mange allerede har gått over til denne arbeidsmodellen ettersom muligheten for å jobbe bedre sammen, har ført til økt effektivitet og færre feil.
Utfordringen med fildeling
Pandemien har ført til at de systemene som før var nyttige av og til, nå er kritiske for nesten alt av samarbeid. Vi kan ikke lenger regne med å kunne lene seg over når en kollega vil vise noe på skjermen, eller skrive ut et dokument for så å gå gjennom det i fellesskap. Store deler av denne typen samarbeid foregår nå via fildelingsløsninger og skybaserte tjenester - dette har gjort disse systemene helt vesentlige for de aller fleste organisasjoner.
Kvaliteten på fildelingssystemer varierer. Mange bedrifter som før lagret filer på jobbens datasystemer, mistet tilgangen til disse da nedstengningen trådte i kraft. Heldigvis finnes det gode alternativ som gir sikker og pålitelig fjerntilgang. Denne artikkelen ser nettopp på disse løsningene som står opp mot offentlige skytjenester.
I den nye arbeidsmodellen må bedrifter sørge for at deres ansatte lagrer data og filer på riktig sted. Når mange jobber hjemmefra - muligens på sine egne enheter istedenfor på en jobb-PC - risikerer man at sensitive filer og data lagres lokalt eller i offentlige skytjenester som bedriften selv ikke har tilgang til. Dette kan kan føre til problemer med etterlevelsespolitikk og føre med seg bøter hvis data blir behandlet feil. Det kan også skade bedriftens omdømme. I tillegg vil ikke IT-avdelingen kunne sikkerhetskopiere data hvis de ikke har tilgang til den. Slik kan man miste viktig data hvis noe går galt med enheten den er lagret på.
Hvordan velge et system for fillagring
Skylagringsløsninger har økt i popularitet de siste årene. I motsetning til lokal lagring, har ansatte tilgang til filer og muligheten til å jobbe sammen på filer, uansett hvor de er - det eneste som trengs er en god internettlinje. Dette har effektivisert arbeidet og har vært en viktig del av bedrifters arbeidsevne de siste 18 månedene.
Offentlig skytjenester gir fleksibilitet. De sørger for at bedrifter kan øke eller minske sin lagringsplass avhenging av virksomhetens behov, uten å måtte bekymre seg for at de plutselig skulle trenge mer kapasitet. Man behøver heller ikke hjelp av et eget IT-team for å løse eventuelle problemer da maskinvaren administreres av en tredjepart. Pluss at man kan få sikkerhetskopiering som en tilleggstjeneste.
De offentlige skytjenestene er likevel ikke alltid det beste eller det eneste lagringsalternativet som gir tilgang til ansatte som sitter på hjemmekontor. Med Network Attached Storage (NAS) kan man få fysisk lagring i bedriften, fjerntilgang og andre fordeler som kan være til stor hjelp for deg og ditt selskap.
NAS - datalagring der harddiskene i et lokalt nettverk er tilkoblet direkte til nettet som på en PC - er relativt billig, praktisk og enkelt å komme i gang med. Det gir også IT-avdelingen kontroll på fillagringen.
Offentlige skytjenester kan være fleksible, men kostnadene kan stige kraftig om man skulle trenge mer kapasitet. Om du ønsker å øke kapasiteten på NAS er det bare å sette inn flere harddisker eller SSD-enheter, mens de faste kostnadene holder seg lave. Synology tilbyr en rekke ulike NAS-modeller, inkludert Plus-, XS+ og SA-serien. I tillegg får du support, og tjenester for å kunne sikkerhetskopiere, og for å skape en privat sky on-site.
NAS er ekstra praktisk for dem som arbeider med store mengder data, som for eksempel videoredigering - der skytjenester ikke gir samme hastighet. En kunde av Synology, The Media Bunder, er et produksjonsselskap som håndterer to-tre prosjekt med 500GB–1TB data i uken. Med NAS har de kunnet skape et fillagringssystem som gjør at du kan overføre store filer, ha ansatte som jobber på samme prosjekt fra flere forskjellige steder og gi tilgang til kunder - samtidig som alt materiale er sikkerhetskopiert.
Til slutt vil vi legge til at det ikke finnes én løsning som passer alle bedrifter og organisasjoner. Det er fordeler med både offentlige skytjenester og NAS, og mange bedrifter blir ofte anbefalt en hybridmodell for å få den beste løsning for alle deres utfordringer og behov. On-site løsninger, NAS med fjerntilgang og skytjenester gjør at du kan finne en modell som gjør at dine ansatte kan koble seg på hvor enn de befinner seg.
For mer informasjon, kontakt Synology.
