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Analyse de données d'impressions : qu'est-ce que cela apporte ?

(Crédit photo: Pixabay/mohamed hasan)

(Image credit: Xerox)

Il existe un principe de base lié à la collecte d'informations qui est plus vrai aujourd'hui que jamais : les meilleures décisions sont toujours basées sur les meilleures données. Lorsque vous collectez suffisamment d'informations, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées.

Heureusement, l'analyse des données touche désormais tous les domaines de l'entreprise, y compris l’impression. Le point de départ est d'examiner comment les imprimantes sont utilisées, combien d'impressions les employés font, à quelle fréquence ils utilisent les appareils dans des zones spécifiques, de surveiller l'utilisation de l'encre et du papier dans votre entreprise, et plusieurs autres facteurs qui peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de vos investissements en matière d’imprimantes.

L'analyse des imprimantes est devenue un élément essentiel d'une stratégie de transformation numérique, car elle aide les entreprises à analyser leur flux de travail et à étudier l'impact des nouvelles technologies. La nouvelle norme W-Fi 6 en est un exemple. Grâce à l'analyse des imprimantes, une entreprise peut comprendre comment cette norme plus rapide et plus fiable contribue à améliorer la gestion des flux d'impression. Si une nouvelle technologie améliore considérablement le processus d'impression, une entreprise peut décider d'y investir davantage.

L'analyse des imprimantes se divise généralement en deux catégories. À un niveau micro, vous analysez les détails tels que la fréquence d'impression des employés et les appareils qu'ils utilisent le plus souvent. Vous pouvez ainsi décider de générer un rapport d'analyse qui n'analyse qu'une équipe ou un service et la fréquence d'impression sur un seul appareil.

Au niveau macro, vos analyses doivent également inclure des résumés et des conclusions générales qui vous aideront à élaborer une stratégie commerciale pour tous les secteurs de votre entreprise et pour tous les services. Et ces résumés peuvent s'intégrer dans un effort d'analyse global. Ils peuvent faire partie de votre analyse du stockage des documents, de la sécurité, de la mise en réseau et même de l'utilisation du web, et vous fournir une meilleure compréhension de toutes vos activités.

1. Placement des imprimantes et utilisation

L'un des exemples les plus intéressants sur la manière dont l'analyse des imprimantes peut aider une entreprise est lié à l'emplacement réel des appareils dans un immeuble de bureaux. Il existe un ensemble de données que vous pouvez étudier et qui aura un impact sur votre stratégie d’organisation. Par exemple, l'analyse des imprimantes peut vous aider à découvrir qu'une imprimante du service marketing est trop éloignée des employés. Vous pourriez découvrir qu'ils utilisent un modèle haut de gamme qui est plus proche de leur lieu de travail. Vous pouvez également comparer l'utilisation d'une imprimante dans une petite équipe à celle d'un appareil similaire utilisé par une plus grande équipe. Cela vous aide à déterminer si vous devez ajouter d'autres imprimantes ou ajuster simplement adapter votre organisation.

Il est important de noter que l'analyse des imprimantes doit être une activité continue, et non quelque chose que vous ne faites qu'une fois de temps en temps. Les habitudes des employés changent et une stratégie d'analyse des imprimantes en continu signifie que vous allez régulièrement suivre quelles imprimantes sont les plus utilisées, quels appareils sont sous-utilisés et comment chaque équipe de votre entreprise utilise au mieux toutes les imprimantes.

2. Encre et sorties papier

Une analyse régulière va également vous aider à déterminer le niveau des consommables utilisés, tels que les cartouches d'encre et le papier. Cette étape de l'analyse de vos imprimantes peut nécessiter l'utilisation de logiciels tiers ou l’aide du réseau logistique que vous utilisez actuellement (analyse de l'utilisation du papier en ce qui concerne la commande de fournitures, par exemple).

De nombreuses imprimantes fournissent des données analytiques telles que le nombre d'impressions effectuées au cours d'une semaine ou d'un mois donné. L'analyse des imprimantes est souvent un exercice de corrélation des données. Par exemple, une bonne stratégie d'analyse des imprimantes consiste à examiner de près le nombre total d'impressions par rapport à l'utilisation des cartouches d'encre, et à comparer ces résultats à la fréquence à laquelle les employés utilisent les imprimantes à proximité.

3. Préoccupations en matière de sécurité

Toute stratégie liée à l'analyse des imprimantes doit tenir compte de la sécurité des imprimantes. Il s'agit d'un aspect essentiel de l'analyse, car il est connu que des pirates informatiques ont déjà pénétré dans une entreprise et volé des données par le biais d'imprimantes (car elles sont parfois négligées comme point d'accès non autorisé).

Les analyses de sécurité que vous effectuez porteront sur la sécurité du réseau que vous avez déployé, la sécurité des imprimantes locales (par exemple, en utilisant la biométrie sur l'appareil ou un code PIN) et l’organisation du travail qui détermine comment les employés génèrent les documents et les impriment. Les données recueillies peuvent vous aider à élaborer une stratégie de sécurisation des imprimantes.

4. Automatisation du workflow

L'automatisation du workflow doit également faire partie de l'analyse des imprimantes, indépendamment de l'analyse de l'utilisation des imprimantes (et de leur lieu d'utilisation) et de l'analyse de l'utilisation de l'encre et du papier. Bien que cela puisse sembler ne pas être directement lié, il est important d'analyser comment l'utilisation des imprimantes devient une partie de votre flux de travail global pour votre entreprise. Par exemple, vous pouvez analyser la manière dont les documents sont stockés et sécurisés, puis la manière dont ils sont imprimés.

Il est important d'analyser l'ensemble de l’organisation, qui peut inclure l'édition des documents, l'impression sur tous les appareils, ainsi que l'archivage. Comme pour toute analyse de sécurité, elle doit couvrir tous les scénarios possibles concernant la manière dont les employés impriment.

5. Coûts

Bien entendu, en plus de l'analyse des imprimantes qui porte sur l'utilisation, les matériaux, la sécurité et les flux de documents, les entreprises doivent également analyser toutes leurs dépenses liées aux imprimantes. Cet exercice de collecte de données peut fournir une multitude d'informations sur les coûts des différents appareils utilisés dans un bureau et sur la corrélation entre ces dépenses et l'utilisation de papier et de cartouches d'encre.

Là encore, cette étude implique généralement des rapports et des analyses de données spécifiques pour les dépenses par département ou équipe, mais aussi un résumé de toutes les dépenses liées aux imprimantes.

En fin de compte, l'analyse des imprimantes présente souvent plusieurs facettes, car les entreprises disposent d'un grand nombre d'appareils différents, des imprimantes mobiles qui s'installent sur un poste de travail individuel aux imprimantes de bureau utilisées par des centaines d'employés.

L'analyse de l'utilisation des imprimantes et des flux de travail peut s'avérer complexe, mais au final, vous disposerez de bien meilleures données pour prendre des décisions concernant les nouvelles technologies, l'ajout de nouveaux appareils et l'amélioration de votre organisation.