L'imprimante de votre bureau a une durée de vie étonnamment longue. En fonction de la façon dont chaque salarié l'utilise, de la complexité des travaux d'impression, du type de consommables et d'encre employés et de votre calendrier de maintenance, vous pouvez vous attendre à ce que la plupart des imprimantes modernes durent des années ou des décennies.
Heureusement, il est possible de prolonger la durée de vie d'une imprimante en suivant quelques bonnes pratiques, dont certaines sont depuis longtemps reconnues comme efficaces, mais dont d'autres pourraient vous surprendre.
Si toutes les marques et tous les modèles d'imprimantes sont, espérons-le, conçus pour durer, il existe quelques mesures à prendre pour s'assurer de ne pas imprimer inutilement et de se protéger face aux tentatives de piratage à distance. Ce afin d’éviter tout dommage qui rendrait l’imprimante inutilisable avant sa dernière heure.
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1. Utiliser du papier de haute qualité
L'une des stratégies les plus intelligentes pour prolonger la durée de vie d'une imprimante consiste à s'assurer que vous utilisez du papier de haute qualité.
Cela vous garantit non seulement de ne pas bloquer une ou des impressions en cours, mais aussi de faciliter l’adhésion de l'encre au papier, pour une impression plus efficace. Un papier de mauvaise qualité a tendance à se déchirer ou à causer des fuites d'encre qui peuvent être préjudiciables sur une longue période.
Plus important encore, l'usage d'un papier de qualité supérieure consolide la durée de vie des têtes d'impression et des cartouches d'encre.
2. Ne charger que des cartouches d'encre compatibles
Il est tentant de stocker des cartouches d'encre d'une marque lambda et moins chère pour faire des économies sur votre budget imprimante. Problème : si on associe ce type d’encre bon marché à un papier de qualité standard, la catastrophe est imminente.
Toute imprimante doit bénéficier de consommables de bonne facture ; lorsque une encre est fabriquée spécifiquement par le fabricant ou est officiellement approuvée, cela signifie qu'il y a moins de chances que celle-ci s'écoule à l’intérieur de l’appareil ou endommage les têtes d'impression.
Associer papier premium et cartouches d’encres adoubées par la marque permettra à votre imprimante de durer beaucoup plus longtemps.
3. Assurer un entretien régulier de votre imprimante
L'entretien régulier et programmé des imprimantes présente deux avantages principaux.
Le premier est l'avantage évident d'effectuer des réparations, de nettoyer l'appareil et de s'assurer que le micrologiciel est à jour. Une imprimante bien entretenue durera plus longtemps.
Le deuxième avantage est que l'entretien contractuel et programmé des imprimantes est idéal pour détecter les problèmes récurrents. Le personnel chargé des réparations peut rechercher les problèmes susceptibles de causer des dommages (à court ou à long terme) et résoudre les problèmes qui pourraient réduire la durée de vie de l'imprimante.
4. Programmer une mise en veille intelligente
Une autre suggestion pour prolonger la durée de vie d'une imprimante est de mettre l’appareil en mode veille dès que vous le pouvez. Certains modèles vous permettent de définir la durée nécessaire avant que l'imprimante ne se mette en veille, et d'autres activent automatiquement ce mode pratique, dès que l’imprimante montre le moindre signe d’inactivité prolongée.
Lorsque vous paramétrez le mode veille, il est possible de régler l'intervalle adéquat par exemple, mise en veille après cinq minutes ou après 20 minutes. Le choix d'un intervalle plus court maximise la durée de vie d’une imprimante, car en mode veille, toutes les pièces internes ne consomment plus d'énergie et sont moins susceptibles de nécessiter des réparations.
5. Automatiser des horaires d’impression en interne
Cela peut sembler sans rapport, mais un processus intelligent d'automatisation du flux de travail peut prolonger la durée de vie d'une imprimante. En effet, ce processus doit être conçu pour aider les employés à tirer le meilleur parti de l'infrastructure d'impression de l'entreprise, en coordonnant les travaux, en les concevant pour une production optimale et même en éliminant les déchets et les travaux d'impression supplémentaires. Plus les employés savent ce qui sera imprimé et comment cela doit être organisé, moins une imprimante a de travail à faire.
Voici un exemple de fonctionnement. Supposons que le service marketing de votre entreprise crée une nouvelle brochure. Un processus d'automatisation du flux de production aidera les employés à organiser les documents, à imaginer leur aspect après la production finale et à coordonner les travaux d'impression en équipe. Cela signifie que les résultats finaux ne solliciteront pas autant l'imprimante (ou les consommables).
6. Former les utilisateurs potentiels de l’imprimante
La formation d’un utilisateur à tout nouvel appareil est un luxe qu’il est nécessaire de s’octroyer. Nous l'avons tous déjà vécu une tâche d'impression mal configurée ; à l’origine, il y a toujours un utilisateur qui s’est emmêlé dans les réglages de l’imprimante. Au mieux, l’impression ne part pas, au pire, votre imprimante subit des dommages conséquents.
En formant chaque utilisateur potentiel de votre imprimante, vous vous assurez qu'ils connaissent les fonctions majeures et la manière de tirer le meilleur de l'appareil (et donc de leur productivité). Vous augmentez aussi la durée de vie de l'imprimante car la plupart (sinon la totalité) des travaux d'impression seront configurés correctement.
7. Maintenir la sécurité de l'imprimante et du réseau
Sécurité et longévité des imprimantes sont toujours liées. Lorsque vous mettez à jour le micrologiciel de l’appareil, que vous maintenez la sécurité du réseau et que vous vous assurez de bloquer toute tentative de piratage par l’emploi d’infrastructures sécuritaires fiables, vous garantissez en même temps la longévité de votre imprimante.
Si votre imprimante est victime d’une violation, il est possible en effet qu’elle soit mise hors service pour respecter le protocole de sécurité et prioriser la protection de votre réseau informatique. En sécurisant votre imprimante, vous empêcherez donc tout hacker de pénétrer à distance sur votre réseau via une vulnérabilité de l’appareil, mais aussi d’endommager l’imprimante et de la rendre inutilisable.
Dans l'ensemble, ces mesures garantissent une utilisation optimale de votre imprimante, sans surconsommation. Vous constaterez que des utilisateurs bien formés tireront le meilleur parti des fonctionnalités et des réglages, et qu'en utilisant du papier et de l'encre de haute qualité, vous pourrez prolonger la durée de vie de n'importe quelle imprimante. Cela rend votre investissement initial plus conséquent et vous garantit des économies sur le long terme.
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