Microsoft Teams est devenu un outil précieux pour de nombreuses entreprises au cours de ces deux dernières années marquées par la pandémie mondiale (et le télétravail donc). En tant qu'outil de visioconférence et de collaboration, il a permis à de nombreux collègues et partenaires de poursuivre une communication soutenue, alors qu'ils ne pouvaient plus se donner rendez-vous dans un bureau physique.
Toutefois, à moins que vous ne soyez un dactylographe très rapide, il est peu probable que vous puissiez enregistrer les contributions des divers participants de votre réunion Teams en temps réel. En outre, il arrive parfois que certains invités ne puissent se rendre disponibles au moment de la visioconférence. Si tel est le cas, il est extrêmement important de pouvoir enregistrer une réunion afin de pouvoir la revoir et de la partager ultérieurement.
Heureusement, Teams offre la possibilité d'enregistrer des réunions, même dans sa version gratuite. Cependant, pour les utilisateurs de Teams moins expérimentés, la façon d'enregistrer une réunion peut s'avérer complexe. Si vous avez des doutes sur la procédure à suivre, vous êtes au bon endroit. Ce guide pratique vous explique, étape par étape, comment enregistrer une réunion Microsoft Teams.
Première étape : qui a le droit d'enregistrer une réunion Teams ?
Bien que toutes les réunions Teams puissent être enregistrées, cela ne signifie pas que n'importe quel participant à la réunion peut lancer un enregistrement. Tout d'abord, l'enregistrement des réunions doit être activé par votre administrateur informatique. Un autre aspect important à considérer est que les utilisateurs invités ne peuvent pas enregistrer les réunions. Par ailleurs, Microsoft applique également quelques restrictions additionnelles.
Les organisateurs de réunions et les participants issus d'une même structure peuvent essentiellement lancer et arrêter les enregistrements. Cela ne signifie pas pour autant que les enregistrements restent indisponibles pour les participants externes aux réunions. Depuis janvier 2021, Microsoft a commencé à sauvegarder les enregistrements Teams sous OneDrive et SharePoint, de sorte qu'il est facile de télécharger et de partager vos enregistrements avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de votre entreprise / association.
Etape deux : commencer l'enregistrement
Comme on pouvait s'y attendre, pour enregistrer une réunion Teams, vous devez d'abord y participer. Rejoignez ou démarrez une réunion, puis cliquez sur les points de suspension dans la section "Autres actions" du panneau de configuration de la réunion. Dans la liste déroulante qui apparaît, vous devriez voir "Démarrer l'enregistrement". Cliquez dessus et tous les participants à la réunion recevront une notification indiquant que l'enregistrement est en cours.
N'oubliez pas qu'un seul participant à la réunion peut enregistrer une réunion. Toutefois, l'enregistrement se poursuivra même si la personne qui l'a lancé quitte la réunion. L'enregistrement ne s'arrêtera que lorsque tous les participants auront quitté la réunion. Si un participant oublie de quitter l'appel, l'enregistrement s'arrête automatiquement au bout de quatre heures.
Etape trois : arrêter l'enregistrement
Il arrive que vous souhaitiez arrêter l'enregistrement de vos équipes avant la fin de la réunion. Si c'est le cas, il est facile de mettre fin à votre enregistrement. Il suffit d'aller à nouveau dans "Autres actions" et de sélectionner "Arrêter l'enregistrement". Vous pouvez également choisir d'arrêter la transcription en direct et de poursuivre l'enregistrement.
Etape quatre : retrouver un ou plusieurs enregistrements
Enregistrer avec succès votre réunion Microsoft Teams est un atout, mais cela ne sert pas à grand-chose si vous ne pouvez pas localiser votre enregistrement. Comme indiqué ci-dessus, les enregistrements Teams peuvent désormais être trouvés dans SharePoint ou OneDrive, en fonction du type de réunion qui a eu lieu. S'il s'agissait d'une réunion de canal, l'enregistrement sera traité et sauvegardé dans SharePoint. OneDrive sera utilisé pour tout autre type de réunion.
Pour plus de commodité, les participants à la réunion recevront également un lien vers l'enregistrement dans le chat ou le canal concerné. En cliquant sur le lien, vous serez dirigé vers SharePoint ou OneDrive, où vous pourrez télécharger ou prévisualiser l'enregistrement. Le partage de l'enregistrement avec toute autre personne, qu'elle ait participé ou non à la réunion, est également très simple. Dans SharePoint ou OneDrive, il suffit de cliquer sur le lien "Partager" et de saisir les coordonnées de la personne avec laquelle vous souhaitez partager l'enregistrement. En outre, si vous étiez l'organisateur de la réunion, c'est ici que vous trouverez l'option de suppression de l'enregistrement.
Etape cinq : définir la date d'expiration de l'enregistrement
Le fait de laisser traîner des enregistrements de réunions d'équipes peut représenter un risque important pour la sécurité, d'autant plus que de plus en plus d'entreprises partagent des documents sensibles à distance. Dans cette optique, il est bon de supprimer les enregistrements dès que vous n'en avez plus besoin, mais le faire manuellement est un inconvénient supplémentaire, que l'on oublie facilement. Il est toutefois possible d'automatiser la suppression de vos enregistrements.
Si votre enregistrement a une date d'expiration, les utilisateurs de Teams recevront un message lorsque la réunion se terminera. Ouvrez la page de détails si vous souhaitez modifier cette date. Vous pouvez accéder à la page de détails soit en cliquant sur l'enregistrement et en sélectionnant l'icône d'information dans le coin supérieur droit, soit en trouvant le fichier d'enregistrement dans SharePoint ou OneDrive et en cliquant sur "Détails". Sur la page de détails, vous trouverez un menu déroulant avec des options pour prolonger la date d'expiration. Si votre vidéo n'est pas de nature sensible, vous pouvez également choisir de ne pas lui attribuer de date d'expiration.
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