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Télétravail : tous les outils indispensables pour travailler à distance

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(Crédit d'image: Shutterstock.com/13_Phunkod)

Le télétravail à distance offre toutes sortes de possibilités et certainement beaucoup plus de liberté qu’en étant confiné toute une journée dans un bureau. Aujourd’hui, de multiples outils numériques vous permettent d’optimiser votre productivité et de mieux équilibrer votre balance vie pro / vie perso. Voici notre sélection des meilleures applications pour télétravailler en toute sérénité.

Une suite bureautique gratuite

Bien que de nombreuses entreprises considèrent encore que la suite bureautique Microsoft Office répondra à leurs prières, il existe de nombreuses autres options bénéfiques pour rentabiliser le travail d’un salarié. Une simple recherche en ligne révélera pléthore de suites bureautiques alternatives, dont beaucoup sont gratuites. Vous pouvez publier et partager vos comptes-rendus, tableaux de données ou présentations sans avoir à vous abonner aux services du puissant Microsoft. Google, par exemple, dispose d’une large galerie d'outils collaboratifs, accessibles en ligne et de n'importe où. Google Docs, Google Sheets et Google Slides remplacent respectivement et à merveille Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft Powerpoint.

Tous ces types de contenus peuvent ensuite être stockés sur une plateforme cloud telle que Google Drive. Chaque compte peut tirer profit d’un espace de 15 Go pour stocker tous types de fichier, et pas seulement ceux issus de la suite Google. Vous pouvez enfin ouvrir un accès restreint à vos documents à un ou plusieurs collègues, clients ou fournisseurs.

Sécurité et respect de la vie privée

Si vous travaillez à distance, l'un des premiers points à envisager est de vous équiper d'un VPN, aussi appelé réseau privé virtuel. Outre vous attribuer des options de sécurité en ligne classiques comme un logiciel antivirus (que vous devriez également installer en complément), un VPN se rend utile en masquant efficacement votre ordinateur et votre navigation internet.

Il ajoute une couche d'anonymat fort pratique si vous utilisez des réseaux Wi-Fi aléatoires. Les meilleurs VPN permettent enfin de contourner les restrictions géographiques et d’accéder à des sites et des documents, diffusés depuis n’importe où dans le monde. Indispensable si votre activité est internationale.

La meilleure application pour mener ou assister à une visioconférence

La visioconférence a beaucoup évolué ces dernières années et il est désormais possible de communiquer régulièrement avec des collaborateurs sans souci de connectivité ou de qualité audio et vidéo. Autrefois, la collaboration sur Internet était un véritable chaos, aujourd'hui de brillants logiciels tirent le meilleur parti des conférences, qu'elles soient orales ou animées.

Zoom.us en est l’exemple parfait. Cette application met à disposition des salons virtuels capables d’accueillir simultanément 50 participants pour la version gratuite - et jusqu’à 500 si vous disposez d’un abonnement. La gestion audio permet de gommer les bruits parasites et d’activer uniquement les micros des intervenants. Toutes les conférences sont cryptées et en qualité HD.

Grâce à ce logiciel, vous avez aussi la possibilité d’animer des webinaires avec des options d’interactivité et un plus grand volume de spectateurs (comptez une capacité de 10 000 membres).

Gestion de projets : les possibilités sont infinies

Travailler à distance est assez facile, mais il est essentiel de rester organisé et d'utiliser un organisateur complet. Trello est l'un de ces outils qui, une fois que vous l'aurez adopté, vous fera vous demander comment vous avez pu vous en passer jusqu’ici. Cette plateforme cloud gratuite assure la gestion collaborative de plusieurs projets en toute simplicité. Vous listez vos tâches par ordre de priorité, vous fixez un calendrier et des collaborateurs responsables pour chacune d’entre elles et vous éviterez toute poussée de stress grâce à une lecture claire et concise.

Slack est une autre application de gestion de projet qui comprend également une messagerie par projet spécifique. Vous pouvez discuter mais aussi partager des fichiers basiques ou issues de plateformes spécialisées comme GitHub. Bonus : lorsque vous êtes absent, un robot se charge de répondre automatiquement ou de laisser un message de votre part à vos interlocuteurs.

Attention aux barrières linguistiques…

Vous avez des clients ou des partenaires résidant à l’étranger ? Certains outils vous permettront de contourner les problèmes de compréhension de la langue. A l’instar de Duolingo, une application sympathique qui n’hésite pas à employer des idiomes locaux pour rendre la conversation plus conviviale. DeepL Traducteur est un autre générateur de traduction, plus puissant et précis que Google Traduction, particulièrement pour traduire vos textes en anglais.

… et aux fuseaux horaires !

De même, si vos collaborateurs gravitent au sein de fuseaux horaires différents, vous devrez vous montrez prudent et ne pas les importuner en dehors des heures de travail. Pour vous éviter ce type de maladresse, téléchargez le module complémentaire Figure it out sur votre navigateur Google Chrome. Il s’agit d’un gadget utile pour garder un œil sur les personnes qui sont encore joignables au « bureau », où qu’elles se trouvent sur la planète. Le télétravail est révolutionnaire, on vous dit !