Covid-19 har påvirket arbejdsgangen i alle virksomheder. De begyndte at sende deres medarbejdere hjem i marts 2020, og i mange virksomheder arbejder medarbejderne stadig helt eller delvist hjemmefra. Ud fra det, vi ved i dag, vil det sandsynligvis fortsætte i en eller anden form længe efter, at Coronapandemien er overstået.
Dette skift har fremskyndet den digitale transformation på tværs af alle brancher. Mange af disse ændringer har drejet sig om kommunikation og cyber-sikkerhed, men datalagring, fildeling og samarbejde er også et vigtigt aspekt.
Heldigvis var mange organisationer allerede inden pandemien begyndt at bruge fildelingsløsninger og cloud-baserede tjenester. Det har længe været klart, at deling af flere versioner af det samme dokument via e-mail skaber en stor risiko for kaos og forvirring, hvor forskellige kolleger arbejder ud fra det forkerte dokument. Ved at bruge de rigtige fildelingsløsninger, hvor alle arbejder i det samme dokument, sikrer man sig imod potentielle misforståelser og sikrer, at vigtige opdateringer ikke går tabt i et virvar af versioner. Derfor giver det god mening, at virksomheder allerede var begyndt at skifte til denne arbejdsmodel, hvor samarbejdsmulighederne gør arbejdsgangene mere effektive og samtidig minimerer fejltagelser.
Udfordringen med opbevaring af filer
Pandemien har betydet, at disse systemer, som før blot lejlighedsvist var nyttige værktøjer, nu er blevet absolut kritiske for samarbejdet. Det er slut med at læne sig ind over en kollega for at se noget på deres skærm eller med at udskrive et dokument og gennemgå det sammen i gruppen. Størstedelen af dette samarbejde foregår nu via fildelingsløsninger og cloud-baserede tjenester, hvilket både sikrer imod fejl og giver større fleksibilitet, og det gør løsningerne uvurderlige.
Der findes naturligvis forskellige former for fildelingssystemer. I mange virksomheder, som tidligere opbevarede og delte deres filer på selve arbejdspladsen, oplevede medarbejderne, at de pludselig var afskåret fra filerne, da pandemien ramte, og de ikke kunne møde ind på kontoret. Men heldigvis findes der alternativer, der giver sikker og pålidelig fjernadgang. Denne artikel ser på, hvordan de klarer sig i forhold til offentlige cloud-tjenester.
I den nye arbejdsmodel skal virksomhederne sikre, at deres medarbejdere opbevarer data og filer det rigtige sted. Når mange mennesker arbejder hjemmefra - potentielt på deres egne enheder i stedet for computere, der er er sat op og sikret af virksomheden - er der en risiko for, at følsomme filer og data gemmes lokalt eller i offentlige cloud-tjenester, som organisationen ikke har adgang til.
Dette kan igen føre til problemer med overholdelse af reglerne og skade din virksomheds omdømme - eller resultere i bøder, hvis data håndteres forkert. Desuden kan IT-afdelingen ikke sikkerhedskopiere data, hvis de ikke kan få adgang til dem, hvilket betyder, at vigtige oplysninger kan gå tabt, hvis der går noget galt med den enhed, som medarbejderen har gemt oplysningerne på.
Vælg et system til opbevaring
Cloud-baseret filopbevaring er vokset støt i de seneste år. I modsætning til lokal lagring giver det medarbejderne adgang til filer og mulighed for at arbejde sammen om filer, uanset hvor de befinder sig - det kræver blot en internetforbindelse. Dette har effektiviseret arbejdet og har været en vigtig del af at sikre virksomhedernes samarbejdsevne i løbet af de sidste 18 måneder.
Offentlige cloud-tjenester giver fleksibilitet. De gør det muligt for virksomheder at øge eller reducere deres lagerplads i forhold til virksomhedens behov uden at skulle bekymre sig om, hvorvidt de pludselig får brug for mere kapacitet. Fordi hardwaren administreres af en tredjepart, behøver de heller ikke at gøre brug af deres it-afdeling for at løse eventuelle problemer - og sikkerhedskopiering kan tilføjes som en del af tjenesten.
Offentlige cloud-tjenester er dog ikke altid den bedste eller eneste opbevaringsmulighed, der giver adgang til fjernarbejdere. NAS (Network Attached Storage) tilbyder filopbevaring på stedet, fjernadgang og andre fordele, der kan hjælpe din virksomhed.
NAS - datalagring, hvor harddiskene i et lokalt netværk er tilsluttet direkte til netværket på samme måde som pc'er - er relativt billigt, praktisk og nemt at komme i gang med. Det giver også din it-afdeling kontrol over opbevaring af filer.
Offentlige cloud-tjenester kan være fleksible, men omkostningerne kan stige, når du udvider din kapacitet. Hvis du planlægger at øge kapaciteten på din NAS, skal du blot tilføje yderligere harddiske eller SSD'er, mens de faste omkostninger forbliver de samme. Synology tilbyder en række NAS-modeller, herunder Plus-, XS+- og SA-serien, og her får du også tjenester og support til at oprette sikkerhedskopier og etablere virksomhedens egen private cloud.
NAS er især praktisk, når du arbejder med store datamængder, f.eks. videoredigering, da cloud-tjenester ikke tilbyder de samme hastigheder. Synologys kunde The Media Bunker er et produktionsselskab, der håndterer to-tre projekter med 500GB til 1TB data om ugen. Ved hjælp af NAS har de skabe et fillagringssystem, der giver dem mulighed for at overføre store filer, og som gør det muligt for medarbejderne at arbejde på det samme projekt fra flere forskellige steder. Løsningen lader også virksomheden styre kundernes adgang efter behov - samtidig med at alt materiale er sikkerhedskopieret.
Det er vigtigt at understrege, at der ikke findes én løsning, der passer til alle. Der er fordele ved både public cloud og NAS, hvilket betyder, at virksomheder ofte anbefales en hybridmodel for at få den bedste løsning til hver udfordring. Placeringsspecifikke løsninger, NAS med fjernadgang og cloud-tjenester giver dig mulighed for at finde en model, der giver medarbejderne adgang, uanset hvor de er.
For mere information, kontakt Synology.
