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Qu'est-ce que le MPS ?

(Crédit photo: Shutterstock.com)

(Image credit: Xerox)

Si vous êtes en mesure gérez efficacement les imprimantes de bureau et autres périphériques de sortie, vous gagnerez en efficacité et réduirez vos coûts. C'est l'idée de base des Managed Print Services (MPS ou Gestion des services d'impression) qui aident les entreprises à gérer plus efficacement leurs activités. En travaillant avec un fournisseur de MPS, les entreprises peuvent numériser les informations de manière plus fluide, améliorer leur flux de travail et, en général, tirer le meilleur parti de leur environnement de production. Ce dernier pouvant être composé d’imprimantes, de scanners, de photocopieuses et d'autres appareils.

Il est important de souligner ici que le MPS ne doit pas être défini comme une externalisation complète de la gestion de toutes les imprimantes. Un fournisseur travaillera en étroite collaboration avec l’entreprise pour s'assurer que la manière dont les appareils sont gérés, entretenus et sécurisés. Un fournisseur de MPS devient un allié de confiance et non un tiers qui opère en arrière-plan. Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de l'analyse des imprimantes, une activité qui aide une entreprise à comprendre comment les appareils sont utilisés et quels sont les coûts associés. Le MPS aide également l'entreprise à comprendre si les imprimantes et les photocopieurs sont utilisés efficacement ou s'ils peuvent être optimisés.

Pour comprendre comment la Gestion des services d'impression peut profiter à toute entreprise, notamment en ce qui concerne son fonctionnement et l'amélioration de ses opérations, voici quelques éléments importants à connaître.

1. Une information numérisée

Le processus de numérisation de l'information est au cœur du MPS. Cela crée un flux de travail numérique, qui est la marque de toute stratégie de Gestion des services de publication. La manière dont les employés travaillent avec les documents changera et s'améliorera ; ils auront plus facilement accès aux informations une fois qu'elles seront numérisées et ils utiliseront les services d'impression selon leurs besoins une fois qu'ils sauront que les documents sont en fait très faciles à trouver.

Une fois que l'information est entièrement numérisée, elle peut être intégrée aux services d'impression gérés. Et chaque employé, et chaque service en bénéficie grâce à un accès plus facile et plus efficace.

2. Des workflows améliorés

Étant donné que le MPS est essentiellement une démarche numérique qui conduit à une utilisation plus efficace des imprimantes et des photocopieurs, les entreprises peuvent s'attendre à des améliorations dans le flux de documents. Il ne s'agit pas seulement de réduire la fréquence d'impression des employés ou les erreurs d'impression. Il s'agit en premier lieu d'un changement dans la façon dont les employés accèdent à l'information.

Pensez à un fichier PDF qui est stocké "quelque part" sur un réseau et au temps perdu à chercher ce document. Le MPS est un moyen d'améliorer la façon dont les fichiers numériques sont intégrés, stockés, retrouvés et produits dans le système afin de rendre les employés plus efficaces.

3. Une sécurité renforcée

Un autre avantage du MPS est que l'ensemble du flux de documents devient plus sûr. Avec un système de gestion d'impression plus traditionnel - disons un système qui est peut-être géré manuellement par un personnel interne - tous les documents deviennent instantanément disponibles.

L'authentification des utilisateurs joue un rôle important dans ce domaine, car un employé peut accéder à tous les documents, qui sont souvent gérés et stockés par un tiers de manière à les rendre plus faciles à trouver. En raison de la façon dont le système MPS est géré par un fournisseur tiers, il incombe à ce fournisseur de s'assurer que les protocoles de sécurité sont en place et que les employés se concentrent sur leurs propres projets.

4. Des services d'impression davantage automatisés

Le MPS comprend généralement le réapprovisionnement automatique des fournitures de papier et des cartouches d'encre, et inclut aussi généralement la maintenance des appareils. Tout comme un fournisseur de stockage cloud peut contribuer à automatiser le stockage des données d'une entreprise, un système de gestion des documents peut automatiser la manière dont les documents sont stockés et accessibles.

Les entreprises constatent en général qu'un MPS rend chaque service plus efficace. De plus, cette automatisation leur permet de se consacrer à d'autres tâches plus importantes au lieu de devoir s'occuper elles-mêmes de la maintenance, des mises à jour technologiques et des tâches de réapprovisionnement (papier, toner).

5. Des innovations technologiques intégrées

Un bonne compréhension du MPS et de ses avantages doit inclure une réflexion sur la transformation numérique et l'impact des nouvelles technologies dans l’entreprise. Comme pour les technologies émergentes, telles que l'intelligence artificielle et le machine learning, un MPS doit être conçu pour augmenter et améliorer le workflow des employés.

Les entreprises n'ont pas besoin de repenser complètement leurs process commerciaux pour les nouvelles technologies, mais doivent avoir confiance dans le fait que le fournisseur de MPS intègrera les nouvelles technologies dès qu'elles seront disponibles et améliorera l'automatisation si nécessaire. Ainsi, il n'est plus nécessaire d'interrompre les services ou de repenser le workflow uniquement parce qu’une nouvelle avancée technologique est apparue et il n'y a plus d'interruption des services d'impression en raison des mises à jour.

6. Une amélioration du service aux clients

Tout comme un compte invité sur un réseau Wi-Fi d’entreprise aide les visiteurs et les partenaires commerciaux de celle-ci à rester productifs lorsqu'ils sont en visite dans ses locaux, ou lorsqu'ils collaborent avec des employés, un MPS peut également être axé sur la productivité avec des tiers.

Un MPS n'est pas seulement conçu pour les employés. Il aide également les visiteurs à accéder aux services d'impression lors de leurs passages dans l’entreprise, en étant assurés que les services qu’ils vont utiliser sont bien entretenus et qu'ils les aideront dans leurs besoins d'impression, sans complications ou problème particulier. Cela peut même intégrer l'authentification des utilisateurs à l’aide de comptes invités et différents aspects de gestion de la sécurité.

7. Des coûts moins élevés

Lorsqu'une chose est bien gérée et bien entretenue, elle a tendance à coûter moins cher. Il en va de même pour le SPM. Le fait d'avoir un prestataire de services qui s'occupe des services d'impression dans une entreprise, y compris le réapprovisionnement automatique, la maintenance des appareils et l'amélioration du workflow, aidera également les responsables à découvrir d’éventuelles erreurs d'affectation des dépenses et les doubles emplois. C'est un avantage évident, car le prestataire est chargé de veiller au bon fonctionnement de tous les services d'impression.

En outre, un système de gestion des services d'impression est souvent organisé selon le principe du paiement à l’usage, ce qui signifie qu'une entreprise peut ajouter les services dont elle a besoin, et les adapter spécifiquement à ses besoins.

8. Des analyses qui aident l'entreprise

Avec le MPS, vous pouvez vous attendre à obtenir des analyses des imprimantes de la part du fournisseur de service. Cela peut concerner le coût de revient de chaque appareil, l'utilisation par service, des suggestions sur la manière d'améliorer les workflows et d’éventuels problèmes de sécurité et la manière dont ils ont été résolus. Ces résultats d’audit peuvent également s’adresser aux responsables en les informant comment l'ensemble les imprimantes, photocopieuses et autres appareils ont été utilisés.

Les analyses peuvent être regroupées dans un rapport quotidien, ou résumées par semaine, mois et année. L'avantage de cette méthode est qu'une entreprise peut prendre les meilleures décisions sur la manière dont les appareils sont gérés. Et elle peut utiliser l'analyse pour améliorer le workflow des employés qui utilisent les services d'impression.