Vor dem Hintergrund der Digitalen Transformation nimmt die Anzahl an verwendeten Tools und Geräten in Unternehmen zu – meist nutzt jedoch jede Abteilung ihre eigenen, ohne Gesamtblick auf das Unternehmen. Wenn Arbeit komplexer wird und Herausforderungen nicht mehr von einem einzelnen Team bewältigt werden können, erschweren es solche technischen Silos untereinander in Verbindung zu bleiben und über den aktuellen Status auf dem Laufenden zu sein. Dabei ist die Überwindung von Silo- und Konkurrenzdenken für Teams (selbst) wichtig: Für acht von zehn Mitarbeitern innovativer Unternehmen ist die interne Zusammenarbeit zwischen Teams für das Unternehmenswachstum von großer Bedeutung [1].
Neben unterschiedlichen Tools in unterschiedlichen Abteilungen gibt es eine weitere Herausforderung. Während sich die Arbeitswelt gewandelt hat, haben ältere Tools in vielen Fällen nicht Schritt gehalten – werden aber nach wie vor eingesetzt. Damit werden Mitarbeiter daran gehindert, sich produktiveren und kreativeren Aufgaben zu widmen.
Wenn man an effiziente Zusammenarbeit denkt, muss man größer denken, als an einzelne Projekte – die Arbeit als Ganzes muss im Mittelpunkt stehen. Oder anders formuliert: Wenn man seine Kräfte auf ein Ziel bündelt, können größere und komplexere Herausforderungen angegangen werden.
Wert der Zusammenarbeit - Come Together, Right Now
In Informationssilos bearbeiten Teams isoliert voneinander oftmals unnötige, nicht zielführende oder auch redundante Aufgaben aufgrund unzusammenhängender Tools. Dies schränkt die Agilität und Anpassungsfähigkeit ein – das gesamte Unternehmen wird langsam, verliert an Effizienz und Produktivität. Deshalb muss Zusammenarbeit abteilungsübergreifend möglich sein, damit sich Teams auf die richtigen Aufgaben konzentrieren können.
Können Informationen nicht untereinander geteilt werden, können keine fundierten und auf Daten basierenden Entscheidungen getroffen werden. Darunter leiden alle Bereiche des Unternehmens – vom Inventar über die Lieferkette bis zum Marketing. So kann es bei Letzterem der Fall sein, dass Marketer Landing-Pages erstellt oder Blog-Posts veröffentlicht haben, ohne dass die anderen an dem Projekt beteiligten Teams das mitbekommen haben und durch die daraus folgenden Nachfragen wiederum noch mehr Mailverkehr entsteht. Wenn alle Beteiligten erkennen, welche Nutzen sie davon haben, wenn sie ein Projekt durchgehend in einem Zusammenhang verfolgen und Informationen an einem zentralen Ort abrufen können, ist dies von unschätzbarem Wert für ein Unternehmen, in dem Ideen auf leichte Weise geteilt und Projektschwierigkeiten schnell aus dem Weg geräumt werden können.
Innovation und strategisches Denken sind nicht nur bei der Produktentwicklung nötig, sondern auch um Arbeitsprozesse - und damit die Effizienz und Schnelligkeit - zu optimieren. Wird Arbeit für alle sichtbar, können Mitarbeiter einen Einblick gewinnen, welche Problemlösungsmechanismen andere anwenden, welche Erkenntnisse sie gewinnen und welche Eigenschaften und Fähigkeiten sie entwickeln. Wenn Teams in Selbstzufriedenheit in ihren Silos verbleiben, ist es deutlich schwerer Schlüsselerkenntnisse unter allen zu teilen und neue Fähigkeiten zu erlernen.
Führungskräfte müssen die erwartete Form der Zusammenarbeit klar definieren und Mitarbeitern Beispiele entsprechender Prozesse bereitstellen. So ist es für das Unternehmen einfacher, seine Mitarbeiter von den Vorteilen der Zusammenarbeit über die gesamte Organisation hinweg zu überzeugen. Der Einsatz von Schulungen, Workshops und Einzelgesprächen ist nützlich, um sicherzustellen, dass alle Bereiche und Führungskräfte die gleichen Begrifflichkeiten nutzen und Zusammenarbeit vorleben, um die Vorteile derselben hervorzuheben. Denn beständige Kommunikation und Face-to-Face-Meetings sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter ein Projekt mit mehr Wissen abschließt als er zuvor hatte. Werden Teams und Mitarbeiter zusammengebracht, um Aufgaben oder aufkommende Herausforderungen zu lösen, erhalten sie die Möglichkeit, Ideen zu teilen und ihre Problemlösungskompetenzen zu erweitern und somit Hürden besser überwinden zu können. Dies führt nicht nur zu besseren Arbeitsergebnissen, sondern trägt dazu bei, ein Bewusstsein dafür zu entwickeln, dass alle Mitarbeiter an etwas Wichtigem beteiligt sind. Solche gemeinsamen Erfahrungen schaffen ein Gefühl der Verbundenheit.
Einheitlich, sichtbar und zentral - Tools für übergreifende Zusammenarbeit
Teams können jedoch nicht effizient kommunizieren, planen und managen, wenn dies nur über E-Mails und Spreadsheets geschieht. Da nicht alle Teams die gleiche Art der Kommunikation benötigen und jedes Teammitglied Zugriff auf unterschiedliche Informationen braucht, benötigen sie eine zentrale Plattform, die Einsicht in Daten und Informationen auf verschiedene Arten gibt, diese bündelt und gegebenenfalls entsprechend visualisiert. Work-Management-Lösungen stellen so einen Kontext bereit, der sonst nicht vorhanden wäre. Wenn sich alle erforderlichen Informationen – Projekte, Anforderungen, Nachrichten – an einem zentralen Ort befinden, behält jeder den Überblick. Wenn Formulare, Aufgaben und Arbeitsabläufe standardisiert und automatisiert sind, können Teams schneller und effizienter arbeiten. So wird die Transparenz geboten, die für eine bessere Entscheidungsfindung und die richtige Priorisierung der Aufgaben nötig ist. Status-Updates, Reporting und Planungen sind so auf eine Weise möglich, die bei Informationssilos und einem Mangel an Kommunikation nicht gegeben ist.
Entsprechende Tools helfen dabei, Informationssilos zu überwinden und Informationen leichter zugänglich zu machen, Zusammenarbeit zu fördern, Kommunikation zu stärken und letztendlich den Output zu steigern. Wenn Unternehmen innerhalb ihrer Organisation Informationen teilen, profitieren alle davon. Eine einheitliche Vision der Unternehmensziele gepaart mit einem einheitlichen Informationsfluss wandelt die ineffiziente Silo-Mentalität in eine Unternehmenskultur, in der Arbeit gesamtheitlich betrachtet wird. Ist eine Unternehmenskultur der umfassenden Zusammenarbeit einmal etabliert, werden Teams ihre Anstrengungen präziser auf ein gemeinsames Unternehmensziel richten können und die Bildung neuer Informationssilos verhindern – und damit das gesamte Unternehmen voranbringen.
Swen Arnold, Regional Director Benelux, Nordics, DACH bei Workfront
[1] https://news.microsoft.com/de-ch/2019/11/20/innovationskultur-bringt-zweistelliges-wachstum/
