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Qu'est ce que le bureau intelligent ?

(Crédit photo: Shutterstock.com)

(Image credit: Xerox)

Imaginez un environnement de travail organisé de manière rationnelle, hautement automatisé et fonctionnant de manière efficace. Un environnement où les collaborateurs ont la possibilité d’avoir accès à n'importe quel document puis d’être en mesure de les imprimer et de les archiver très facilement. Les communications sont fluides, fiables, et chaque appareil ou application est utilisable à tout moment, en toute sécurité.

C'est l'idée qui sous-tend le bureau intelligent. Ce concept rend les documents, la numérisation, l'impression, la copie, et toutes les tâches se situant entre les deux, aussi fluides que possible. Il crée un environnement de travail "tout numérique" où les bonnes vieilles méthodes qui consistaient à forcer les employés à suivre un processus complexe et compliqué ne sont plus qu’un lointain souvenir.

À titre d’exemple, pensez aux notes de frais. Très souvent les salariés considèrent cela comme une corvée, car ils doivent se procurer le formulaire, l'imprimer, le remplir et le signer. Un environnement de travail intelligent pourrait rendre ce processus plus transparent et plus fluide par le biais d’une application ou d’un formulaire en ligne. Le salarié n’aurait alors qu’à rechercher, remplir et imprimer un formulaire électronique via une procédure numérique préétablie, plus simple et moins ennuyeuse.  

Il est important de préciser qu’un environnement de travail intelligent n'est pas quelque chose que l'on définit une fois pour toutes et qui reste figé. Une fois qu’il a été créé, celui-ci doit pouvoir continuer à être modifié et amélioré afin de réponde aux besoins de l’entreprise.

Dans certains cas, le bureau intelligent conduit même à supprimer complètement les documents imprimés en s’appuyant uniquement sur des applications et sur l'automatisation. Il s'agit alors de rendre les employés plus productifs dans leurs tâches quotidiennes et rendre ainsi l'entreprise plus réactive. Pour comprendre les composantes du concept de bureau intelligent, il est indispensable de passer en revue les cinq grands axes qui aident à le définir.

1. Améliorations des workflow

Au cœur du bureau intelligent se situe un tout nouveau flux opérationnel (workflow) qui bénéficie des dernières avancées numériques et de technologies émergentes comme la 5G, la biométrie et le stockage dans le cloud.

Pour votre entreprise, cela signifie que les flux de travaux doivent être optimisés. Ce processus peut être difficile, surtout si les processus que vous utilisez actuellement sont bien établis et ancrés dans les habitudes de vos collaborateurs. Les nouveaux workflows numériques peuvent nécessiter de nouvelles formations ou mises à niveau concernant le matériel utilisé et les logiciels, mais cet investissement en vaudra la peine, car le résultat final conduira à une plus grande automatisation et, in fine, à une meilleure productivité. L'amélioration des flux opérationnels conduit à une plus grande efficacité.

2. L'imagerie numérique

Un environnement de travail intelligent est également un lieu qui repose beaucoup sur l'imagerie numérique. Dans le passé, les employés utilisaient des documents imprimés et des photocopies, mais l’entreprise moderne est devenue beaucoup plus automatisée, numérique et efficace. Mais il convient ici de souligner que les modèles traditionnels de lieux de travail centrés sur les documents papier n’appartiennent pas encore totalement au passé. Les entreprises qui ne se sont pas encore engagées dans une transformation numérique restent, dans une certaine mesure, prisonnières du passé.

L'imagerie numérique est un concept à usages multiples. Il ne s'agit pas seulement de scanner des documents, mais d'envisager les processus de travail d'une manière totalement nouvelle. Dans le domaine de l'immobilier, par exemple, l’usage veut encore très souvent que tous les documents soient imprimés sur papier. C’est parfois tout à fait justifié d’un point de vue administratif et légal, mais la réalité est que même les contrats imprimés et signés seront, à un moment ou à un autre, numérisés, stockés et transmis dans un flux opérationnel.

3. L’impression cloud

Une fois qu'un employé d'une entreprise aura récupéré un document numérique sur son smartphone et appuyé simplement sur un bouton pour l'imprimer - le tout sans aucune configuration ni problème d’aucune sorte – il deviendra difficile pour lui de revenir en arrière. La possibilité d'imprimer via et à partir du cloud est une expérience qui change définitivement la donne, car elle permet de rendre les employés plus productifs. Et ce, sans complexité ni difficulté particulière. Les documents sont stockés dans le nuage afin d’être accessibles facilement, et les équipements du bureau sont tous connectés au nuage. L'impression basée sur le nuage est un processus fluide incitant les employés à utiliser les ressources plus souvent et sans perte de productivité.

Et les résultats peuvent être surprenants, car il n'y a pas que le smartphone qui peut être utilisé, mais tous les appareils susceptibles d’être connectés : tablettes, ordinateurs portables, bornes d’information, etc. Et même une imprimante intégrée à un bureau intelligent, imprimant depuis un autre appareil, situé dans un autre service. Il s'agit de faire preuve d'une grande flexibilité tout en étant en mesure de comprendre parfaitement le fonctionnement et les avantages de l’ensemble.

4. Des applications plutôt que des documents

Il y a un autre aspect du bureau intelligent qui pourrait surprendre. Trop souvent, on a le sentiment que les flux de travail ou les processus de l'entreprise sont uniquement basés sur des documents imprimés. Bien qu'il soit très réglementé, le secteur de la santé a commencé à adopter le bureau intelligent, lorsqu'il a été question de réduire la production et l’utilisation d’impressions papier. Pour cela, ce secteur a choisi d'utiliser des applications plus efficaces, le stockage cloud et le stockage et la récupération de documents. Oui, les acteurs de la santé continuent d'imprimer des documents - les patients et les administrations peuvent l'exiger - mais le flux de travail lui-même est devenu hautement numérisé.

Dans d'autres cas, les applications sont là pour compléter, et non pour remplacer. Et en général, cela rend le bureau intelligent plus attrayant, car il s'agit alors d'une approche hybride. Les employés peuvent choisir d’utiliser des applications ou bien utiliser un autre processus qui correspond mieux à leurs besoins.

5. Une sécurité éprouvée

La connexion de tous ces éléments du bureau intelligent doit être une des préoccupations majeures de la politique de sécurité de l’entreprise. Sans un très bon niveau sécurité, les atouts procurés par le bureau intelligent ne sont pas viables. Les employés sont productifs, certes, mais ils exposent aussi leurs secrets commerciaux aux pirates informatiques. C'est pourquoi l’infrastructure de sécurité de l’entreprise doit permettre de tout unifier. Lorsqu'un employé décide d'imprimer à partir d'un appareil mobile, lorsque des documents sont scannés ou lorsqu’un service initie une nouvelle tâche d'impression, ils doivent pouvoir être sûrs que tout est sécurisé.

 

Pour résumer, tous ces éléments fonctionnent ensemble et aucun d’eux n'est plus important qu'un autre. Les employés ne sont pas confrontés à toutes les subtilités du système, mais utilisent le bureau intelligent comme une entité unifiée qui s'intègre parfaitement dans leurs tâches quotidiennes. L'avantage ultime est que ce concept fait naturellement progresser l’entreprise dans son ensemble, car tous ses collaborateurs travaillent en meilleure harmonie.