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Qu’est-ce que l’automatisation des workflows ?

(Crédit photo: Shutterstock)

(Image credit: Xerox)

Les entreprises qui sont parvenues à automatiser leurs processus les plus importants sont souvent celles qui connaissent également le plus de succès, la croissance la plus forte, et qui ont les clients les plus satisfaits.

C'est une réalité depuis un certain temps déjà, mais en 2020, à l'heure où nous entrons dans l'ère de la transformation numérique, ce type de démarche devient encore plus précieuse pour le futur. Plus votre entreprise s'automatise et plus elle fonctionne de manière efficace avec l’espoir d’atteindre un nombre de clients plus important. La technologie devient alors un catalyseur de l'automatisation au lieu d'être un frein ou un obstacle à la réussite.

L'automatisation des flux opérationnels devant pouvoir s'adapter aux tendances technologiques, plutôt que de résister aux changements et aux améliorations, voici notre guide sur cette technologie.

Introduction

Avant d'expliquer comment l'automatisation des workflows change et évolue, et comment elle affecte chaque aspect de l’entreprise, voici un bref aperçu de son fonctionnement.

On peut définir l'automatisation des flux de travaux comme l'automatisation de tous les processus qui aident une entreprise dans les tâches de ses collaborateurs, dans la gestion des dossiers, la documentation et l'impression, et dans la gestion de toutes ses données. Ce concept vise à rendre ces "transactions" entre les personnes, les tâches, les documents et les données aussi fluides et fonctionnelles que possible, sans pour autant ralentir le fonctionnement de l'entreprise. L'automatisation des flux opérationnels est toujours question de rapidité et d'efficacité.

Cela dit, l'automatisation des workflows est une démarche complexe, d'une importance capitale pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Elle exige un effort concerté pour s'assurer que l'automatisation correspond à l'échelle et à l’activité de l’entreprise. Le meilleur point de départ pour comprendre comment elle fonctionne est de prendre comme exemple des secteurs tels que la vente au détail, la banque ou l'industrie manufacturière.

(Image credit: Pixabay)

Ces trois domaines d’activité étant très différents, ils peuvent parfaitement illustrer l'impact de l'automatisation des flux de travaux dans chacun d’eux. Dans le commerce de détail, par exemple, l'automatisation des workflows peut répondre aux impératifs de conformité en matière de traitement des données clients. Une entreprise peut avoir besoin d'analyser ses plates-formes et ses services pour s'assurer qu'ils sont conformes aux lois sur la protection des données et de la vie privée, et établir des règles d'automatisation pour l'impression des tickets de caisse et des données qui y figurent. Elle peut aussi déterminer la manière dont l'entreprise utilise les données clients dans ses points de vente, dans le cadre de programmes de fidélisation, et si ces données peuvent être partagées avec des partenaires commerciaux.

Dans le secteur bancaire, l'automatisation des flux opérationnels soulève des questions évidentes, auxquelles il faut répondre, telles que la responsabilité financière et la sécurité. Dans de nombreux cas, l'automatisation des workflows dans ce domaine vise à réduire les erreurs. Lorsqu'une tâche est automatisée de manière à être efficace, sûre et prévisible dans un environnement bancaire, cela signifie qu'il y a moins de risques de corruption de données et qu’elles ne seront pas compromises.

Comme troisième exemple, nous pouvons aborder celui des industries manufacturières. Il existe d'innombrables secteurs à analyser et à surveiller dans ce type industrie où l'automatisation des workflows peut réellement améliorer l'efficacité de l’entreprise : R&D, fonctions d'ingénierie, stockage et accès aux documentations techniques, etc. Et il ne fait aucun doute que l'automatisation des flux de travaux peut également bénéficier aux fonctions commerciales.

La documentation en est peut-être un des meilleurs exemples. En effet, dans toute entreprise de fabrication, il est très important d’archiver les manuels d'utilisation, de documenter les processus d'ingénierie, de créer des systèmes de support pour les logiciels et d'optimiser les chaînes de montage. L'automatisation des workflows permet de prendre en compte les processus traditionnels et manuels de fabrication, tels que les manuels imprimés et les numérisations, et de les automatiser afin que l'entreprise fonctionne plus rapidement et de manière plus efficace.

Bien entendu, l'automatisation des flux opérationnels touche davantage de secteurs d'activité que le commerce de détail, la banque et l'industrie manufacturière. Le domaine médical, les assurances, les administrations publiques, l'automobile et bien d’autres domaines d’activité peuvent également bénéficier de l'automatisation des workflows.

Évolution des tendances et impact sur les entreprises

Comme mentionné au début, l'automatisation des flux opérationnels devrait être presque imperméable aux nouvelles tendances. La meilleure automatisation du flux de travaux est uniquement liée aux procédures de l'entreprise et à ses besoins spécifiques. Lorsque de nouvelles tendances émergent et évoluent, les flux de travaux n'ont pas besoin d’être modifiés subitement, ou radicalement, car ils sont conçus à la base pour rester pertinents même si les tendances mondiales évoluent.

Quoi qu’il en soit, l'automatisation des workflows évolue elle-même régulièrement par le biais de domaines tels que l'intelligence artificielle. Comme mentionné, l'automatisation des flux de travaux concerne les tâches confiées à des collaborateurs de l’entreprise, la gestion des fichiers, la documentation et l'impression, ainsi que les données. Dans chacun de ces domaines, l'intelligence artificielle joue un rôle important, car elle peut optimiser l'activité des humains.

Prenons l'exemple de l'impression et de la documentation. Une IA peut scanner des documents dans le cadre d'un workflow dédié aux ressources humaines, en recherchant une signature. Si l'IA détermine qu'un document n'a pas été signé, elle peut en alerter les gestionnaires, ce qui améliore le workflow global. Pour les documents imprimés, l'IA peut surveiller l'utilisation du papier et de l'encre dans une entreprise et ainsi détecter automatiquement si l'entreprise dépend trop d'une imprimante ou d'un photocopieur en particulier.

L'IA peut même aider à optimiser la gestion des ressources, par exemple, en détectant en amont la nécessité des commander tel ou tel produit à un fournisseur. Dans de nombreux cas, l'IA peut améliorer le workflow et permettre aux travailleurs de se concentrer sur d'autres tâches, plus valorisantes et moins banales.

Une autre innovation qui aura un impact sur les flux opérationnels concerne la 5G. En 2020, et au-delà, la 5G deviendra beaucoup plus présente dans les entreprises. De plus en plus d'appareils, utilisés aussi bien dans le cadre des processus d'entreprise que dans les équipements personnels des employés, bénéficieront de la 5G qui est plus fiable et plus rapide, mais aussi plus largement accessible. La technologie 5G est plus efficace à l'intérieur des bâtiments et dans les bureaux, ce qui aura pour conséquence que de plus en plus d'appareils se connecteront à la 5G.

Le résultat final sera que, à mesure que l'automatisation des workflows s'adapte à ces innovations, l'entreprise elle-même sera mieux préparée pour gagner en efficacité et répondre aux besoins des clients.

Le point important à souligner ici est que l'IA et l'évolution technologique vont de pair avec l'amélioration des flux de travaux. Un autre exemple de cette dynamique concerne les différentes innovations dans les technologies liées aux imprimantes. Les imprimantes et les photocopieurs modernes utilisent beaucoup moins d'encre et ont tendance à nécessiter moins de maintenance. L'automatisation des workflows pourrait devoir tenir compte de ces améliorations.

Et c’est le principal avantage de l'automatisation des flux opérationnels : à mesure que le paysage technologique évolue, ils peuvent évoluer et s'améliorer pour, en fin de compte, faciliter le fonctionnement de l'entreprise et rendre les clients plus satisfaits.