Les entreprises qui sont parvenues à automatiser leurs processus les plus importants sont souvent celles qui connaissent également le plus de succès, la croissance la plus forte, et qui ont les clients les plus satisfaits.
C'est une rĂ©alitĂ© depuis un certain temps dĂ©jĂ , mais en 2020, Ă l'heure oĂą nous entrons dans l'ère de la transformation numĂ©rique, ce type de dĂ©marche devient encore plus prĂ©cieuse pour le futur. Plus votre entreprise s'automatise et plus elle fonctionne de manière efficace avec l’espoir d’atteindre un nombre de clients plus important. La technologie devient alors un catalyseur de l'automatisation au lieu d'être un frein ou un obstacle Ă la rĂ©ussite.
L'automatisation des flux opĂ©rationnels devant pouvoir s'adapter aux tendances technologiques, plutôt que de rĂ©sister aux changements et aux amĂ©liorations, voici notre guide sur cette technologie.
Introduction
Avant d'expliquer comment l'automatisation des workflows change et Ă©volue, et comment elle affecte chaque aspect de l’entreprise, voici un bref aperçu de son fonctionnement.
On peut dĂ©finir l'automatisation des flux de travaux comme l'automatisation de tous les processus qui aident une entreprise dans les tâches de ses collaborateurs, dans la gestion des dossiers, la documentation et l'impression, et dans la gestion de toutes ses donnĂ©es. Ce concept vise Ă rendre ces "transactions" entre les personnes, les tâches, les documents et les donnĂ©es aussi fluides et fonctionnelles que possible, sans pour autant ralentir le fonctionnement de l'entreprise. L'automatisation des flux opĂ©rationnels est toujours question de rapiditĂ© et d'efficacitĂ©.
Cela dit, l'automatisation des workflows est une démarche complexe, d'une importance capitale pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Elle exige un effort concerté pour s'assurer que l'automatisation correspond à l'échelle et à l’activité de l’entreprise. Le meilleur point de départ pour comprendre comment elle fonctionne est de prendre comme exemple des secteurs tels que la vente au détail, la banque ou l'industrie manufacturière.
Ces trois domaines d’activitĂ© Ă©tant très diffĂ©rents, ils peuvent parfaitement illustrer l'impact de l'automatisation des flux de travaux dans chacun d’eux. Dans le commerce de dĂ©tail, par exemple, l'automatisation des workflows peut rĂ©pondre aux impĂ©ratifs de conformitĂ© en matière de traitement des donnĂ©es clients. Une entreprise peut avoir besoin d'analyser ses plates-formes et ses services pour s'assurer qu'ils sont conformes aux lois sur la protection des donnĂ©es et de la vie privĂ©e, et Ă©tablir des règles d'automatisation pour l'impression des tickets de caisse et des donnĂ©es qui y figurent. Elle peut aussi dĂ©terminer la manière dont l'entreprise utilise les donnĂ©es clients dans ses points de vente, dans le cadre de programmes de fidĂ©lisation, et si ces donnĂ©es peuvent être partagĂ©es avec des partenaires commerciaux.
Dans le secteur bancaire, l'automatisation des flux opĂ©rationnels soulève des questions Ă©videntes, auxquelles il faut rĂ©pondre, telles que la responsabilitĂ© financière et la sĂ©curitĂ©. Dans de nombreux cas, l'automatisation des workflows dans ce domaine vise Ă rĂ©duire les erreurs. Lorsqu'une tâche est automatisĂ©e de manière Ă être efficace, sûre et prĂ©visible dans un environnement bancaire, cela signifie qu'il y a moins de risques de corruption de donnĂ©es et qu’elles ne seront pas compromises.
Comme troisième exemple, nous pouvons aborder celui des industries manufacturières. Il existe d'innombrables secteurs à analyser et à surveiller dans ce type industrie où l'automatisation des workflows peut réellement améliorer l'efficacité de l’entreprise : R&D, fonctions d'ingénierie, stockage et accès aux documentations techniques, etc. Et il ne fait aucun doute que l'automatisation des flux de travaux peut également bénéficier aux fonctions commerciales.
La documentation en est peut-être un des meilleurs exemples. En effet, dans toute entreprise de fabrication, il est très important d’archiver les manuels d'utilisation, de documenter les processus d'ingĂ©nierie, de crĂ©er des systèmes de support pour les logiciels et d'optimiser les chaînes de montage. L'automatisation des workflows permet de prendre en compte les processus traditionnels et manuels de fabrication, tels que les manuels imprimĂ©s et les numĂ©risations, et de les automatiser afin que l'entreprise fonctionne plus rapidement et de manière plus efficace.
Bien entendu, l'automatisation des flux opérationnels touche davantage de secteurs d'activité que le commerce de détail, la banque et l'industrie manufacturière. Le domaine médical, les assurances, les administrations publiques, l'automobile et bien d’autres domaines d’activité peuvent également bénéficier de l'automatisation des workflows.
Évolution des tendances et impact sur les entreprises
Comme mentionnĂ© au dĂ©but, l'automatisation des flux opĂ©rationnels devrait être presque impermĂ©able aux nouvelles tendances. La meilleure automatisation du flux de travaux est uniquement liĂ©e aux procĂ©dures de l'entreprise et Ă ses besoins spĂ©cifiques. Lorsque de nouvelles tendances Ă©mergent et Ă©voluent, les flux de travaux n'ont pas besoin d’être modifiĂ©s subitement, ou radicalement, car ils sont conçus Ă la base pour rester pertinents même si les tendances mondiales Ă©voluent.
Quoi qu’il en soit, l'automatisation des workflows Ă©volue elle-même rĂ©gulièrement par le biais de domaines tels que l'intelligence artificielle. Comme mentionnĂ©, l'automatisation des flux de travaux concerne les tâches confiĂ©es Ă des collaborateurs de l’entreprise, la gestion des fichiers, la documentation et l'impression, ainsi que les donnĂ©es. Dans chacun de ces domaines, l'intelligence artificielle joue un rôle important, car elle peut optimiser l'activitĂ© des humains.
Prenons l'exemple de l'impression et de la documentation. Une IA peut scanner des documents dans le cadre d'un workflow dédié aux ressources humaines, en recherchant une signature. Si l'IA détermine qu'un document n'a pas été signé, elle peut en alerter les gestionnaires, ce qui améliore le workflow global. Pour les documents imprimés, l'IA peut surveiller l'utilisation du papier et de l'encre dans une entreprise et ainsi détecter automatiquement si l'entreprise dépend trop d'une imprimante ou d'un photocopieur en particulier.
L'IA peut même aider Ă optimiser la gestion des ressources, par exemple, en dĂ©tectant en amont la nĂ©cessitĂ© des commander tel ou tel produit Ă un fournisseur. Dans de nombreux cas, l'IA peut amĂ©liorer le workflow et permettre aux travailleurs de se concentrer sur d'autres tâches, plus valorisantes et moins banales.
Une autre innovation qui aura un impact sur les flux opĂ©rationnels concerne la 5G. En 2020, et au-delĂ , la 5G deviendra beaucoup plus prĂ©sente dans les entreprises. De plus en plus d'appareils, utilisĂ©s aussi bien dans le cadre des processus d'entreprise que dans les Ă©quipements personnels des employĂ©s, bĂ©nĂ©ficieront de la 5G qui est plus fiable et plus rapide, mais aussi plus largement accessible. La technologie 5G est plus efficace Ă l'intĂ©rieur des bâtiments et dans les bureaux, ce qui aura pour consĂ©quence que de plus en plus d'appareils se connecteront Ă la 5G.
Le rĂ©sultat final sera que, Ă mesure que l'automatisation des workflows s'adapte Ă ces innovations, l'entreprise elle-même sera mieux prĂ©parĂ©e pour gagner en efficacitĂ© et rĂ©pondre aux besoins des clients.
Le point important à souligner ici est que l'IA et l'évolution technologique vont de pair avec l'amélioration des flux de travaux. Un autre exemple de cette dynamique concerne les différentes innovations dans les technologies liées aux imprimantes. Les imprimantes et les photocopieurs modernes utilisent beaucoup moins d'encre et ont tendance à nécessiter moins de maintenance. L'automatisation des workflows pourrait devoir tenir compte de ces améliorations.
Et c’est le principal avantage de l'automatisation des flux opérationnels : à mesure que le paysage technologique évolue, ils peuvent évoluer et s'améliorer pour, en fin de compte, faciliter le fonctionnement de l'entreprise et rendre les clients plus satisfaits.