E-Mail-Signaturen: Wie du deine E-Mails professionell abschließt

Pexels | Andrea Piacquadio; So einfach erstellst du deine E-Mail-Signatur
(Bildnachweis: Pexels | Andrea Piacquadio)

E-Mail-Signaturen sind ein wichtiger Bestandteil jeder geschäftlichen E-Mail-Kommunikation. Sie sind das letzte Element, das der Empfänger sieht, bevor er deine E-Mail schließt. Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur kann dazu beitragen, dass du professionell und seriös wirkst und deinen Empfängern wichtige Informationen über deine Position, dein Unternehmen und deine Kontaktdaten vermittelt. 

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter in deinem Unternehmen eine einheitliche und professionelle E-Mail-Signatur verwenden, kannst du eine zentralisierte E-Mail Signatur Verwaltung einrichten. In diesem Artikel erfährst du, wie du eine effektive E-Mail-Signatur erstellen kannst, die deine Geschäftskommunikation verbessert.

Warum eine E-Mail-Signatur wichtig ist

Eine E-Mail-Signatur ist ein nützliches Tool, um deine Geschäftskommunikation professionell und organisiert zu gestalten. Hier sind einige Gründe, warum du eine E-Mail-Signatur erstellen solltest:

  • Branding: Eine E-Mail-Signatur kann dein Unternehmen oder deine Marke präsentieren und somit dein Branding unterstützen. Indem du dein Logo oder andere visuelle Elemente in deine Signatur einfügst, kannst du die Markenwahrnehmung bei deinen Empfängern stärken und deine Markenbekanntheit verbessern. 
  • Kontaktdaten: Eine E-Mail-Signatur sollte es deinen Empfängern erleichtern, dich zu kontaktieren. Stelle sicher, dass du alle relevanten Kontaktdaten wie Name, Titel, Telefonnummer und E-Mail-Adresse aufnimmst. Wenn du eine Telefonnummer angibst, denke daran, eine internationale Vorwahl und eine Rufnummer anzugeben, um es deinen internationalen Kontakten zu vereinfachen, dich zu erreichen.
  • Rechtskonformität: Abhängig von deinem Standort und deiner Branche gibt es möglicherweise bestimmte rechtliche Anforderungen, die deine E-Mail-Signatur erfüllen muss. In einigen Ländern sind beispielsweise bestimmte Angaben wie Handelsregister-Nummer, Umsatzsteuer-ID oder Handelsregistereintragung vorgeschrieben. Informiere dich daher im Vorfeld, welche Anforderungen es in deinem Land gibt.

Wie du eine effektive E-Mail-Signatur erstellst

Eine effektive E-Mail-Signatur sollte einfach, professionell und leicht lesbar sein. So können alle Mitarbeiter auf dieselben Vorlagen zugreifen und sicherstellen, dass ihre E-Mail-Signatur alle notwendigen Informationen enthält. Hier sind einige weitere Tipps, wie du deine E-Mail-Signatur erstellen kannst:

  • Halte es einfach: Vermeide überladene E-Mail-Signaturen. Verwende eine einfache Schriftart und halte dich an einfarbige oder zweifarbige Designs. Wenn deine E-Mail-Signatur zu aufwendig oder überladen ist, kann das den Empfänger überfordern oder irritieren.
  • Verwende klare und lesbare Schriftarten: Verwende eine Schriftart, die lesbar ist und die professionell aussieht. Vermeide zu verspielte oder ungewöhnliche Schriftarten. Arial, Calibri oder Times New Roman sind einige anschauliche Beispiele.
  • Füge ein Logo hinzu: Wenn du ein Unternehmen oder eine Marke repräsentierst, füge ein Logo hinzu, um dein Branding zu unterstützen. Das Logo sollte auch klar und einfach gehalten sein und in einer angemessenen Größe angezeigt werden.
  • Enthalte relevante Kontaktdaten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Kontaktdaten wie Name, Titel, Telefonnummer und E-Mail-Adresse in deiner E-Mail-Signatur aufnimmst. Wenn du verschiedene Telefonnummern oder E-Mail-Adressen für unterschiedliche Zwecke verwendest, wie für Kundenanfragen oder Marketing, dann kannst du auch verschiedene Signaturen für unterschiedliche Zwecke erstellen.
  • Verwende eine passende Formatierung: Verwende eine Formatierung, die es einfach macht, deine Kontaktdaten zu lesen und deine E-Mail-Signatur optisch ansprechend zu gestalten. Du kannst unter anderem deine Kontaktdaten in der Mitte oder rechts ausrichten, um sie hervorzuheben und deutlich lesbar zu machen.

Was du in deiner E-Mail-Signatur aufnehmen solltest

Hier sind einige wichtige Informationen, die du in deiner E-Mail-Signatur aufnehmen solltest:

  • Dein Name: Füge deinen vollständigen Namen hinzu, um sicherzustellen, dass der Empfänger weiß, wer die E-Mail gesendet hat. Wenn du eine offizielle Abkürzung oder einen Spitznamen hast, kannst du diese auch angeben.
  • Deine Position oder deinen Titel: Wenn du in einem Unternehmen arbeitest, füge deine Position oder deinen Titel hinzu, um deine Rolle und Verantwortlichkeiten zu verdeutlichen. Dies kann dem Empfänger helfen, dich besser einzuordnen und zu verstehen, welche Funktion du in deinem Unternehmen hast.
  • Dein Unternehmen: Füge den Namen deines Unternehmens hinzu, um deine Geschäftstätigkeit und dein Branding zu unterstützen. Dies hilft dem Empfänger, deine E-Mail besser einzuordnen und gibt ihm einen Hinweis auf das Unternehmen, dem du angehörst.
  • Deine Kontaktdaten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website-URL aufnimmst. Dadurch wird es dem Empfänger erleichtert, dich zu kontaktieren oder deine Website zu besuchen.
  • Soziale Medien: Wenn du deine Social-Media-Präsenz fördern möchtest, füge Links zu deinen Profilen hinzu. Dadurch kannst du dein Netzwerk erweitern und deine Online-Präsenz verbessern.

Tipps für die Verwendung von E-Mail-Signaturen

Hier sind einige Tipps, wie du deine E-Mail-Signatur am besten für deine Arbeits-E-Mails nutzen kannst:

  • Füge deine E-Mail-Signatur automatisch hinzu: Stelle sicher, dass deine E-Mail-Signatur automatisch zu jeder E-Mail hinzugefügt wird, die du versendest. Dies ist in den meisten E-Mail-Programmen und -Diensten möglich.
  • Halte es kurz: Deine E-Mail-Signatur sollte nicht zu lang sein. Halte dich an die wichtigsten Informationen und vermeide überflüssige Details.
  • Überprüfe deine E-Mail-Signatur auf Fehler: Stelle sicher, dass deine E-Mail-Signatur korrekt geschrieben ist und keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthält. Ein Fehler in der Signatur kann schnell das Vertrauen und die Seriosität deiner Person oder deines Unternehmens zunichtemachen.
  • Verwende unterschiedliche E-Mail-Signaturen: Wenn du verschiedene Rollen oder Positionen hast, erstelle unterschiedliche E-Mail-Signaturen, die auf die jeweilige Rolle abgestimmt sind. Zum Beispiel kann eine E-Mail-Signatur für Kundenanfragen andere Kontaktdaten enthalten als eine Signatur für Marketingzwecke.
  • Vermeide zu viele Informationen: Eine E-Mail-Signatur sollte nicht zu viele Informationen enthalten. Halte dich an die wichtigsten Informationen, um die Signatur übersichtlich und leicht verständlich zu halten.
  • Vermeide zu viele Bilder: Bilder in der E-Mail-Signatur können optisch ansprechend sein, aber sie können auch dazu führen, dass die Signatur langsam lädt oder von einigen E-Mail-Clients nicht korrekt dargestellt wird. Verwende daher nur ein oder zwei Bilder, wenn sie wirklich notwendig sind.

Beispiele für E-Mail-Signaturen

Hier sind einige Beispiele für effektive E-Mail-Signaturen:

Beispiel 1:
Max Mustermann
Marketing Manager
Muster GmbH
Musterstraße 12/3
Musterstadt, 12345
Telefon: 49 (1) 23-456-789
E-Mail: max.mustermann@mustergmbh.de
www.mustergmbh.de

Beispiel 2:
Anna Müller
Freelance-Copywriterin
Telefon: 49 (1) 23-456-789
E-Mail: anna.mueller@freelancewriting.de
www.annamueller.de
Twitter: @annafreelance

Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur kann dazu beitragen, dass du professionell und seriös wirkst und deinen Empfängern wichtige Informationen über deine Position, dein Unternehmen und deine Kontaktdaten vermittelt. Verwende diese Tipps, um eine effektive E-Mail-Signatur zu erstellen und optimiere damit deine geschäftliche E-Mail-Kommunikation.


Vergiss nicht, deine E-Mail-Signatur regelmäßig zu aktualisieren und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind. Mit einer effektiven E-Mail-Signatur kannst du das Vertrauen und das Ansehen deines Unternehmens stärken und deine Kommunikation effektiver gestalten.