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Tipps für den richtigen Versand von Arbeits-E-Mails

Pixabay | geralt
(Image credit: Pixabay | geralt)

Kommunikation ist in den meisten Berufen das A und O. Die E-Mail hat sich in den letzten Jahren zum am meisten genutzten Kommunikationsmittel der technologisierten Welt entwickelt. Nicht nur kurze Texte, sondern auch Bilder, Anweisungen und Dokumente lassen sich problemlos versenden. Doch immer mehr Menschen arbeiten beruflich mit großen Datenmengen. In den seltensten Fällen findet der Austausch der Daten über einen externen Datenträger wie eine Festplatte oder einen USB-Stick statt. Daten werden direkt über das Internet versendet. Doch dabei gibt es einige Probleme. Zum einen lassen sich bei vielen Anbietern nur kleine Datenmengen versenden, zum anderen müssen insbesondere Unternehmen sichergehen, dass die genutzten Wege geschützt sind. Wie du eine Arbeits-Mail korrekt verfasst sowie gestaltest und worauf du beim Versand von Daten achten musst, erfährst du im Folgenden.

So schreibst du die Mail korrekt

Es gibt bestimmte Regeln der Etikette und Höflichkeit, welche du auch beim Senden von Mails beachten msst. Im Internet wird die Sprache oft vernachlässigt, Wörter werden abgekürzt, Rechtschreibfehler werden gemacht. Ebendies gilt es in deinem Arbeitsumfeld zu vermeiden.

Das Erste, was du liest, wenn du eine E-Mail siehst, ist der Titel oder Betreff (opens in new tab). Daher ist es sehr wichtig, auf diesen zu achten. Der Titel sollte den Zweck der E-Mail vereinfachen, er sollte klar und prägnant sein.
Wie du weißt, erhalten Menschen im Laufe des Berufstages eine Vielzahl von E-Mails. Daher ist es am besten, sehr lange E-Mail zu vermeiden und die Informationen so weit wie möglich zu vereinfachen. Es wird empfohlen, dass der Text der E-Mail nicht länger als 3 Absätze ist.

Unabhängig davon, ob es sich um eine formelle E-Mail handelt oder nicht, müssen sich alle E-Mails verabschieden. Dies zeugt von Professionalität deinerseits und muss nicht sehr aufwendig sein. Ein "Mit freundlichen Grüßen" reicht dabei schon aus.
Achte vor dem Absenden auf die Rechtschreibung. Dies ist ein Aspekt, den du immer im Hinterkopf behalten musst, besonders bei E-Mails. Du solltest vor dem Absenden auf den Wortlaut achten und keine Rechtschreibfehler machen, damit die Botschaft so gut wie möglich verstanden wird.

Komprimierte Datenmengen über E-Mail-Anbieter

Die meisten E-Mail-Dienste ermöglichen es dir, Daten als Anhang zu versenden. Dabei solltest du jedoch zwei Aspekte beachten, bevor du dich für ein Mail-Programm entscheidest. Zum einen sollte dir die Software eine hohe Datensicherheit bieten (opens in new tab). Dazu verschlüsseln die meisten Anbieter gesendete Mails. Zudem solltest du berücksichtigen, welche Datenmengen versendet werden können. Gängige Programme begrenzen das Übermitteln auf 25 MB (opens in new tab). Insbesondere bei Großprojekten kann diese kleine Datenmenge zu Problemen in einer gut ablaufenden Kommunikation führen. Denn selbst komprimierte Datenmengen sind zu groß, um innerhalb der 25 MB Grenze versendet zu werden. In einem solchen Fall benötigst du eine spezielle Software oder einen besonderen Anbieter, der dir den Datentransport erleichtert.

Spezialisierte Anwendungen nutzen

Möchtest du große Datenmengen auf einem sicheren Weg versenden, solltest du dich für einen spezialisierten Dienstleister entscheiden. TransferXL (opens in new tab) bietet für deine Anforderungen das passende Angebot. Arbeitet dein Unternehmen mit einem recht kleinen Budget, sodass Sonderausgaben nicht freigegeben werden? Dann kannst du dich für die kostenlose Basisversion entscheiden. Diese erlaubt es, bis zu 5 GB Daten zu übermitteln. Hierzu komprimiert die Anwendung alle Daten, um die Upload- sowie Download-Geschwindigkeiten zu optimieren.
Sollten hingegen deutlich größere Datenmengen bis zu 200 GB transferiert werden, gilt es die kostenpflichtige Version in Anspruch zu nehmen. Innerhalb kurzer Zeit stellst du damit deinen Kunden die zahlreichen Informationen und Daten zur Verfügung, die es für einen gut funktionierenden Arbeitsaustausch bedarf.

Daten per Smartphone senden

Wer große Datenmengen über das Smartphone senden möchte, sollte auf die überfüllte E-Mail verzichten (opens in new tab). Es bietet sich an, eine Cloud-basierte Variante zu nutzen. Gib dem Empfänger lediglich per Mail Bescheid, dass deine Daten über die Cloud oder die Software deiner Wahl versendet werden. Die Desktop-Version von Google Mail verfügt über eine Funktion zur Integration mit Google Drive, mit der du Dateien von bis zu 10 GB über dein Cloud-Konto versenden kannst (opens in new tab). Enttäuschend ist, dass die Android-Version von Google Mail diese Funktion nicht hat. Dennoch kannst du jede große Datei in deinem Konto hochladen. Anschließend teilst du sie mit den Empfängern oder verbindest sie mit einer bestehenden App für den Datenversand. Möchtest du Dateien in deinem Konto hochzuladen? Das funktioniert, indem du sie im Dateimanager auswählst, dann auf "Freigabe > Google Drive" gehst und auswählst, wo sie gespeichert werden sollen.

Gehe dann zur Google Drive App, tippe lange auf die Datei, um die Optionen anzuzeigen, und tippe dann auf das Menüsymbol mit den drei Punkten. Anschließend kannst du "Personen hinzufügen", um die Datei über Google Drive freizugeben. Soll der Empfänger seine eigene Kopie erhalten? Dann wähle "Kopie senden" und dann die gewünschte App zum Versenden der Dateien. Dadurch wird die Datei direkt in diese Anwendung importiert.