Ein PDF-Dokument hat wahrscheinlich jeder schon einmal genutzt, ob privat oder im Arbeitslebens.
Die große Beliebtheit dieses Dateiformats ist kaum verwunderlich, denn von diesem gehen zahlreiche Vorteile aus. Beispielsweise werden PDFs stets im gleichen Layout angezeigt, unabhängig davon, auf welchem Gerät oder mit welchem Programm sie geöffnet werden. Zudem lassen sie sich dank ihrer optimierten Dateigröße sehr einfach per E-Mail versenden.
Was selbst regelmäßige PDF-Nutzer allerdings oft nicht wissen, ist, dass es durchaus verschiedene Arten von PDFs gibt. Welche das sind und worin ihre spezifischen Eigenschaften beziehungsweise Unterschiede bestehen, erklärt der folgende Beitrag.
Das steckt hinter dem PDF-Format
Die Abkürzung PDF steht für den englischsprachigen Ausdruck „Portable Document Format“. Die Entwicklung der PDFs fand bereits vor mehr als 30 Jahren statt.
Der Entwickler besteht in dem Unternehmen Adobe, welches damit das Ziel verfolgte, ein unabhängiges Dateiformat zu schaffen. Auch heute stellt der Adobe Acrobate Pro Reader noch eines der Standardprogramme dar, wenn es um einen professionellen Umgang mit diesem Dateiformat geht. Allerdings ist als günstigere und dennoch sehr funktionsreiche Alternative zu dem Adobe Acrobat Pro auch der Online-PDF-Editor von Xodo zu empfehlen.
Einer der wichtigsten Vorteile einer PDF-Datei besteht darin, dass verschiedene Bilder und Dokumente ohne großen Aufwand zu einem PDF umgewandelt werden können. Darüber hinaus lassen sich mehrere Dateien in einem PDF ganz einfach zusammenfassen. Auch der Versand dieses Dateiformats gestaltet sich als überaus einfach. Das ursprüngliche Layout bleibt dabei stets unverändert, unabhängig von dem verwendeten Betriebssystem, Gerät oder Bildschirm. Aus dem modernen Alltag sind die PDFs somit heute kaum noch wegzudenken, egal, ob im privaten oder im beruflichen Kontext. PDF-Dokumente weisen zudem eine ISO-Norm auf. Zu erkennen ist das Format an der .pdf-Endung.
Was oft nicht bekannt ist: Es existieren jedoch nicht nur Standard-PDFs. Daneben gibt es noch einige weitere Formate, wie zum Beispiel das PDF/E oder das PDF/A. Diese eignen sich für spezielle Verwendungszwecke und -kontexte. Doch wo liegen eigentlich die Unterschiede und Vorteile dieser eher unbekannten Formate?
Langzeitarchivierung dank PDF/A
Die Abkürzung für PDF/A bedeutet Portable Document Format Archivable. Seine Entwicklung erfolgte exakt zu diesem Zweck, nämlich um digitale Dokumente langfristig archivieren zu können. Dies zeigt sich beispielsweise im Hinblick auf die Vorschriften der DSGVO für Unternehmen als besonders hilfreich.
Durch das PDF/A-Format wird gewährleistet, dass das Dokument auch in Zukunft immer lesbar sein wird, unabhängig von eventuellen Weiterentwicklungen der Technologien. Durch diese Eigenschaft entspricht das Format den Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.
Von dem PDF/A-Format existieren jedoch noch verschiedene Varianten. Diese definieren die verschiedenen Konformitätsstufen für eine Langzeitarchivierung und bestehen aus PDF/A-4, PDF/A-3, PDF/A-2 und PDF/A-1.
Technische Dokumente austauschen: PDF/E
PDF/E steht für die Bezeichnung „Portable Document Format Engineering“. So ist es kaum verwunderlich, dass dieses spezielle Dateiformat insbesondere für das Ingenieurswesen eine Rolle spielt.
Es handelt sich dabei um ein neutrales Austauschformat, das zum Beispiel für Konstruktionsdokumente verwendet wird. Das Dokument lässt sich so vollkommen unabhängig von dem genutzten Betriebssystem und der verwendeten Software anzeigen.
In PDF/E-Dokumente können auch 3D-Visualisierungen und 3D-Modelle sowie Metadaten und interaktive Inhalte eingefügt werden.
Im Gesundheitswesen: PDF/H
Für das Gesundheitswesen wurde das spezielle Format PDF/H ins Leben gerufen. Seine Verwendung ist sinnvoll, wenn es um eine sichere Langzeitaufbewahrung von sensiblen Patienteninformationen geht.
Das Format erlaubt es, Laborberichte, elektronische Krankenakten, Einwilligungserklärungen, Formulare, Diagnosen, Röntgenaufnahmen und weitere Patientendaten langfristig in einem Standardformat zu speichern und zu versenden. So ist es beispielsweise auch möglich, eine originalgetreue Anzeige von MRT-Scans sicherzustellen.
Allerdings weist das PFD/H-Format keinen ISO-Standard auf. Dennoch gilt es als ein Best Practice-Beispiel, wenn Unternehmen in der Gesundheitsbranche ihre Prozesse auf die digitale Patientenakte umstellen.
Barrierefreiheit: Das PDF/UA Format
Barrierefreie PDF-Dokumente entsprechen dem Format PDF/UA. Dieses stellt einen Substandard dar, der stetig mehr an Bedeutung gewinnt, wenn es darum geht, dass Menschen mit Einschränkungen Internetinhalte nutzen können, beispielsweise durch die Verwendung eines Screenreaders.
„UA“ meint dabei den Ausdruck Universal Accessibility. Ist diese Kennzeichnung an einer PDF-Datei zu finden, bedeutet das, dass die nötigen inhaltlichen und technischen Anforderungen durch das PDF-Dokument erfüllt werden, damit die Datei zum Beispiel durch Menschen mit einer Sehbehinderung geöffnet und verstanden werden kann.
Druckvorlagen mit PDF/X übermitteln
Das Portable Document Format Exchange wird als PDF/X abgekürzt. Hier liegt demnach der Fokus auf dem Austausch der Dokumente. Entwickelt wurde der ISO-Standard, um Druckvorlagen auf digitalem Wege an Druckereien zu senden.
Durch die Verwendung einer PDF/X-Datei wird gewährleistet, dass das Dokument die Anforderungen für einen professionellen Druck erfüllt. Zu diesen gehört unter anderem, dass in dem Dokument sämtliche Bilder und Schriftarten eingebettet sind.
Auch bei den PDF-X Formaten gibt es noch bestimmte Unterkategorien, welche sich durch verschiedene Farbräume auszeichnen. Zu diesen gehören beispielsweise PDF/X-4, PDF/X-3 oder PDF/X-1a.
Mit PDF/VT personalisierten Datendruck vornehmen
Für "Portable Document Format Variable Data and Transactional Printing" steht die Abkürzung PDF/VT. Für Druckdateien erfüllt dieses Format einen speziellen ISO-Standard. Das Format richtet sich also im Speziellen an Druckereien.
So können die PDF/VT-Dateien etwa statische Daten, zum Beispiel das Unternehmenslogo, aber auch variable Daten, wie Adressen, enthalten. Auf diese Weise lassen sich in nur einer PDF-Datei sehr viele verschiedene und variable Daten in lediglich einer Datei speichern.
Dadurch gestaltet sich der Druckprozess gleich wesentlich einfacher und kostengünstiger. Mit Hilfe eines PDF/VTs lassen sich viele unterschiedliche Dokumente im gleichen Grunddesign, jedoch mit individualisierten Informationen, drucken.
Elektronische Signaturen mit PAdES
Das Akronym PAdES bedeutet „PDF Advanced Electronic Signatures”. Diese technische Spezifikation erlaubt Anpassungen an PDF-Dateien, die eine elektronische Signatur aufweisen. Hierbei werden kryptografische Techniken eingesetzt, die gewährleisten, dass sich die digitalen Signaturen als verbindlich und authentisch zeigen.
Nutzer profitieren außerdem von der langen Gültigkeit der PAdES-Dokumente, selbst wenn die genutzten Krypto-Algorithmen bereits seit langer Zeit veraltet sind.
Durchsuchbares PDF – Informationen einfach finden
Als überaus praktisch zeigen sich auch durchsuchbare PDFs. In diese können Suchbegriffe eingegeben werden, um eine gezielte Suche nach diesen durchzuführen. Das Dokument springt dabei direkt an den jeweiligen Absatz.
Zudem vereinfacht dies auch die Bearbeitung des PDFs maßgeblich, zum Beispiel, wenn es um den Austausch oder die Korrektur von einzelnen Wörtern oder Sätzen in PDF-Rechnungen, wissenschaftlichen Arbeiten oder Verträgen geht. Um diese Suche zu ermöglichen, verwenden diese PDF-Dateien OCR, die Optical Character Recognition, oder die optische Zeichenerkennung.
