L'automatisation des flux d'impression vise à améliorer la productivité et l'efficacité des entreprises. Pour chacune d’entre elle, il existe très probablement un vaste réseau d'imprimantes, de photocopieurs, de scanners et d'autres appareils qui facilitent la recherche, le stockage et la sortie des documents. Ce qui fait parfois défaut, c'est une stratégie et un moyen d'analyser si les utilisateurs tirent réellement le meilleur parti de ces appareils.
L'automatisation est utile car elle permet de devenir plus intentionnel. Supposons qu'une imprimante se trouve dans le service de comptabilité. La plupart d'entre nous la considéreront comme une imprimante à usage localisée et limitée à une petite équipe. C'est globalement vrai. Pourtant, elle fait également partie d'un réseau d'imprimantes, reliée à un réseau câblé ou sans fil, et peut se montrer compatible avec une vaste quantité d’appareils.
L'automatisation des imprimantes permet d’analyser, d’ajuster et d’améliorer les fonctionnalités de ces dernières. Mais aussi d’optimiser le stockage, la récupération et la sécurisation des documents imprimés. En bref, il s'agit de définir une meilleure gestion des flux d’impression par l’ensemble des utilisateurs concernés.
L'automatisation de l'impression peut être divisée en quatre grandes catégories. Chacune d’entre elles peut vous aider à comprendre comment fonctionne l’imprimante et à en tirer le meilleur parti. Nous les avons toutes détaillées ci-dessous.
1. Analyser les flux de travail
Avant d'examiner les aspects techniques, notamment les appareils que vous utilisez et la fréquence d'impression, il est important d'analyser les flux de travail. L'automatisation de l'impression concerne principalement le flux de travail de l'entreprise et la manière dont il peut être amélioré. Sinon, toute automatisation ne servirait qu'à mettre à niveau la technologie et les appareils utilisés par les employés, sans se préoccuper de savoir s'ils sont réellement productifs. La considération la plus importante pour toute automatisation des imprimantes est : « L'entreprise tire-t-elle le plus grand profit de ses imprimantes et photocopieurs ? »
Cela peut impliquer d'analyser la fréquence d'impression des employés, ce qu'ils impriment et les appareils qu'ils utilisent le plus souvent - parmi de nombreuses autres variables. L'automatisation dépend de cette étape analytique, car elle permet de déterminer où se trouvent les goulets d'étranglement et les obstacles.
C'est le cas, par exemple, lorsqu'une imprimante est sous-utilisée. L'automatisation des imprimantes ne consiste pas seulement à accélérer les temps d'impression ou à affiner le réglage d'un réseau pour des raisons de sécurité, mais aussi à améliorer l'efficacité de tout appareil donné. Grâce à cette analyse, vous pouvez automatiser des éléments tels que le réacheminement des travaux d'impression, l’identification des utilisateurs, et même la mise hors service d'une imprimante sous-exploitée pour augmenter la charge sur une imprimante souvent utilisée.
2. Enquêter sur les problèmes de sécurité
Une partie du processus d'automatisation de l'impression consiste à enquêter sur tout problème de sécurité. Vous pouvez automatiser et améliorer le flux de travail tout au long de la journée dans une entreprise, mais si la sécurité n'est pas hermétique, des anomalies peuvent survenir. Ce qui signifie des dépassements de coûts et une perte de productivité. Toute stratégie d'automatisation de l'impression doit inclure la sécurité comme élément central, car il est essentiel de s'assurer que les pirates et les cybercriminels ne peuvent pas compromettre votre réseau d'imprimantes.
Par exemple, dans certaines entreprises, l'infrastructure de sécurité peut entraîner des ralentissements, voire des défaillances, lorsqu'il s'agit d'accéder à des appareils spécifiques. Une fois de plus, l'automatisation n'est pas seulement une étape pour accélérer l'accès aux imprimantes et l’impression. Il peut s'agir de modifier les paramètres de sécurité pour une impression plus efficace, ou d'ajouter un capteur d'empreintes digitales ou toute autre technologie biométrique qui accélère la vitesse à laquelle un utilisateur peut récupérer les documents imprimés.
3. Générer des rapports détaillés
La vérité se trouve dans les détails. C'est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de l'automatisation de l'impression, car les entreprises peuvent découvrir où se situent les failles d’efficacité. L'automatisation de l'impression implique presque toujours des rapports et des tableaux de bord pour aider les chefs de service à prendre des décisions sur la manière d'automatiser. Le rapport peut fournir des détails sur la modification de l'emplacement des imprimantes, la modification des paramètres de sécurité et l'amélioration des flux de travail.
Il est important de rappeler ici qu'il faut utiliser ces données avec soin et de manière intentionnelle. L'automatisation des imprimantes est utile, mais elle ne doit pas être effectuée rapidement ou de manière impulsive. Une lecture attentive des rapports et des tableaux de bord sur l'automatisation des imprimantes, en particulier dans une grande entreprise où de nombreux appareils sont utilisés par différents services et par des visiteurs tiers, vous aidera dans la phase de mise en œuvre.
4. Apporter des modifications au flux d'impression
Une dernière étape consiste à apporter les changements suggérés, après avoir analysé les flux de travail et les rapports. C'est à ce stade que l'automatisation des imprimantes passe d'un exercice d'analyse des données à la phase de mise en œuvre, et qu'elle apporte des avantages réels et tangibles à l'entreprise.
Comment cela peut vous aider ? Supposons que vous localisiez un plus grand besoin d’impressions dans un département spécifique, tel que le marketing ou la comptabilité. L'automatisation de l'impression examine la situation dans son ensemble et peut déterminer où vous devez ajouter une autre imprimante / photocopieuse. L'automatisation de l'impression implique ensuite d'apporter ces modifications au flux de travail et peut également imposer un nouvel emplacement des appareils.
C'est là qu'une analyse minutieuse et une stratégie de mise en œuvre s'avèrent utiles : vous voulez vous assurer que toute modification améliore la productivité et automatise effectivement le processus pour les utilisateurs finaux. Le changement pour le changement ne fonctionnera pas, et il est important d'éviter l'expérimentation. Il est essentiel que vous sachiez comment l'automatisation de ces modifications va influer sur la productivité des employés et les flux de travail.
À ce stade - une fois que vous avez analysé les besoins, examiné les questions de sécurité et effectué les mises à jour nécessaires - il est indispensable de poursuivre l'automatisation. Trop souvent, les entreprises opéreront une révolution de façade en ajoutant quelques fonctionnalités tendance telles que l'authentification biométrique, puis elles partent du principe que cette automatisation durera des années et des années. Mais l'automatisation doit être réactualisée en permanence, il est donc préférable de poursuivre analyses et mises à jour pour rester à la pointe. L'automatisation aura certainement un impact. Mais elle peut être encore plus efficace si vous continuez à étudier les changements qui aideront les utilisateurs à tirer le meilleur parti du réseau… et des appareils possédés actuellement.
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