Quello che stiamo vivendo è senza dubbio un periodo particolare. Molti Paesi sono sottoposti a ordini di domicilio, inclusa l'Italia, dove molti dipendenti continuano a essere in smart working anche in fase 2, e svolgono il loro lavoro da casa.
Questo sta presentando parecchie sfide per i dipendenti che non hanno mai svolto il lavoro da casa, ma anche per i datori di lavoro. Ci si chiede come i dipendenti possano assicurarsi di lavorare in un ambiente sicuro e sano, abbiano gli strumenti di cui necessitano, riescano a rimanere produttivi e comunicare tra loro anche in una situazione dove sono esposti a continue distrazioni.
I datori di lavoro possono incoraggiare i comportamenti sani, adottare app e servizi specifici per una gestione migliore del workflow e aiutare i dipendenti a rimanere produttivi durante questo periodo buio. Abbiamo suddiviso i nostri suggerimenti in tre sezioni riguardanti la salute e la sicurezza, gli strumenti e i servizi adeguati e i consigli per rimanere produttivi. Potete applicarli alla maggior parte delle mansioni richieste sul lavoro, sebbene siano destinate nello specifico a chi lavora da casa.
Salute e sicurezza
Una cosa è chiara su questa nuova modalità di lavoro: ha lasciato spiazzati molti di noi. I datori di lavoro che hanno permesso lo smart working da casa si trovano ora di fronte a un'intera forza lavoro da remoto da gestire. La gestione risulta un po’ più semplice se si gestisce un'azienda in cui si lavora e si rimane in contatto sul web anche in condizioni di lavoro ordinarie, ma non altrettanto fattibile se si tratta di creare un prodotto, gestire un'azienda orientata ai servizi o se normalmente ci si incontra di persona con i clienti. Le modalità di lavoro da casa sono in costante evoluzione per datori di lavoro e dipendenti, e uno dei fattori da tenere maggiormente in considerazione è quello della salute e sicurezza.
I datori di lavoro difficilmente sanno il tipo di ambiente lavorativo che il dipendente ha allestito. Potrebbe essere nel seminterrato di una casa, o in una stanza dell’appartamento. Però il dipendente potrebbe anche trovarsi costretto a lavorare in salotto, in soggiorno o in camera da letto, o ancora in uno spazio dove la privacy non è garantita. Il datore di lavoro farebbe bene ad assicurarsi che i suoi dipendenti riescano tutti a lavorare da un luogo sicuro, tranquillo e, per quanto possibile, adeguato. Sarebbe inoltre necessario assicurarsi che i dipendenti dispongano degli strumenti adeguati, e se fosse necessario fornire un notebook aziendale, un monitor o persino una scrivania.
In ogni caso, la raccomandazione è di comunicare per mettere in chiaro ciò che l'azienda si aspetta dai dipendenti, stilando delle linee guida che riguardino anche i parametri della sicurezza sul lavoro. Nel caso si scegliesse di offrire una pagina web che raccolga le linee guida su salute e sicurezza, sarebbe anche una buona idea offrire ai dipendenti un modulo da compilare per assicurarsi assicuri che abbia esaminato le linee guida stabilite e dare il consenso. Le linee guida dovrebbero precisare cosa succede se il dipendente subisce un infortunio durante le ore di lavoro, chi contattare per le riparazioni degli strumenti e le indicazioni per creare un luogo sicuro per svolgere il proprio lavoro.
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Strumenti e servizi
La standardizzazione di strumenti, app, software e altri servizi utilizzati dai dipendenti in smart working sarà un grande aiuto per la comunicazione. La pandemia ha colpito tutti e nessuno avrebbe potuto prevedere questa situazione.
Le aziende possono ora iniziare a gestire il lavoro da casa dei propri dipendenti in modo più efficiente. È molto importante ricordarsi di comunicare con i dipendenti e istruirli riguardo le app e gli strumenti aziendali standard adottati, impostare procedure consigliate e chiarire gli obbiettivi dei progetti futuri. È utile chiarire quale software dovrebbero usare tutti i dipendenti per comunicare e gestire il workflow (parliamo di strumenti come Slack e Microsoft Teams) e quale piattaforma di videoconferenza è stata adottata come standard per le riunioni aziendali. In questo modo, i dipendenti possono sapere con sicurezza quali sono i software sicuri e approvati.
Aiutare i dipendenti a rimanere produttivi
Nello sviluppo di una strategia di lavoro da casa per i dipendenti, è importante stabilire e attenersi a delle linee guida, nonchè invitare i lavoratori a compilare un elenco delle proprie mansioni giornaliere a cui attenersi. La salute e la sicurezza dei dipendenti, tuttavia, sono importanti tanto quanto il corretto utilizzo e l'accessibilità degli strumenti.
Mantenere alta la produttività richiede uno sforzo continuativo, che prevede il mantenimento di una comunicazione costante riguardo indicazioni, istruzioni e obbiettivi, che includa suggerimenti e articoli, oltre a programmare call giornaliere o settimanali con ogni singolo dipendente o reparto. L'obbiettivo è incoraggiare, guidare e assistere i propri dipendenti e colleghi.
Anche in questo caso le giuste app e software possono essere d'aiuto. L'uso di uno strumento come Trello o Asana può aiutare i datori di lavoro a gestire i progetti anche lavorando da remoto. Entrambe le app utilizzano un'interfaccia colorata e accattivante che può contribuire a rendere l'ambiente lavorativo virtuale più piacevole. Se un datore di lavoro normalmente utilizza un'app più elaborata per gestire il lavoro, potrebbe senz'altro considerare di passare a un'app più semplice e immediata in questa situazione.
Dal momento che al giorno d'oggi ci sono infinite distrazioni digitali, la semplicità nella comunicazione aiuterà molto. I datori di lavoro potrebbero incoraggiare i dipendenti a comunicare solo su Slack per le questioni lavorative, anziché utilizzare app di messaggistica e chiamate dai propri numeri privati. Questo potrebbe aiutare la produttività dal momenti in cui i dipendenti non dovranno più controllare in continuazione tutti i possibili canali di comunicazione e concentrarsi sull'effettivo lavoro da svolgere.
Bisogna inoltre tenere a mente che se si sta utilizzando Microsoft 365, precedentemente conosciuto come Office 365, si ha a che fare con una piattaforma cloud basata su SaaS, costruita per il lavoro collaborativo che consente, oltre alla semplice modifica condivisa dei file, di includere anche gli strumenti per la comunicazione come Microsoft Teams.
Alla fine, la comunicazione resta sempre la chiave per il successo. La chiarezza, la trasparenza e una comunicazione adeguata rimangono gli strumenti più efficaci per migliorare la produttività e la gestione della giornata lavorativa di ogni dipendente.
