Skip to main content

Beste nettbaserte samarbeidsverktøy 2020: Programmer for delt redigering og kommunikasjon

Microsoft Teams
(Image credit: Microsoft)

På grunn av spredningen av koronaviruset (Covid-19) har mange bedrifter iverksatt tiltak for å tilrettelegge for avstandsarbeid. Dermed kan smittefaren reduseres, samtidig som skadevirkningen på produktiviteten begrenses. Her har vi samlet de beste samarbeidsverktøyene, som tilrettelegger for arbeid hjemmefra med direkte kommunikasjon og samarbeid om prosjekter og dokumenter.

Samarbeid over nettet er den nye normalen på arbeidsplassen. Man venter ikke lenger at ansatte skal arbeide isolert fra hverandre, selv om de jobber hjemmefra, men tvert imot at de arbeider tettere sammen. Samarbeid gir større effektivitet og økt produktivitet, men bare hvis du i utgangspunktet har de rette samarbeidsverktøyene.

Disse bygger vanligvis på en kommunikasjonsplattform som ikke bare er tilgjengelig fra en stasjonær datamaskin, men også fra mobile enheter, blant annet mobiltelefoner. På denne måten kan alle ansatte holde kontakten med hverandre hele tiden via Unified Communications, noe som bidrar til bedre forståelse av hverandre innenfor avdelingene, og på tvers av dem.

Et pluss er det også at deadlines, oppgavehåndtering og support er integrert i kommunikasjonsverktøyet. Alt må være klart og tydelig, enkelt å forstå, enkelt å betjene slik at misforståelser unngås. Alle ansatte skal ha muligheten til å kommunisere med rett person, hvor enn de måtte høre til i bedriftshierarkiet, for å gripe fatt i felles problemer – og deretter løse problemene gjennom en god arbeidsflyt.

Samarbeidets tidsalder er kommet, der en virksomhet kan bli et lag bestående av sterke individer med egne fortrinn, som kan bringes sammen for å skape et bedre arbeidsmiljø og en mer velsmurt bedrift.

Divider

Det beste sammarbeidsverktøyet akkurat nå er Office 365
Det finnes mange ulike nettbaserte programvarepakker for kontorvirksomhet der ute, men originalen, Microsoft Office, er fortsatt best. Her får du et overlegent spekter av egenskaper og funksjoner som konkurrentene ikke kan måle seg med.

Desto bedre er det at Office 365 er en skybasert løsning. Det innebærer at du kan bruke programmene på en hvilken som helst datamaskin, mobil enhet eller smarttelefon, uten å måtte bekymre deg for kompatibiliteten. Alle dokumentene dine lagres i skyen og synkroniseres mellom enhetene. Dermed kan du begynne å arbeide på et dokument hjemme eller på kontoret, og fortsette arbeidet mens du er på farten.

Dette gjør plattformen perfekt for samarbeid. Ulike brukere kan redigere de samme dokumentene i sanntid, i tillegg til å bruke ulike kommunikasjonsverktøy for å sikre at alle de medvirkende holder tritt.

Her kan du abonnere på Microsoft Office 365.

Beste nettbaserte samarbeidsverktøy – en oversikt

  1. Office 365
  2. Slack
  3. Asana
  4. Podio
  5. Ryver
  6. Trello
  7. Flock

Office 365

(Image credit: Microsoft)

1. Office 365

Del og rediger dokumenter – nå også med meldingsverktøy

Velkjent programvare
Samarbeidsbasert redigering
Team skaper Unified Communication
Kostnadseffektiv pakke

Microsoft Office er nok ikke den første plattformen du tenker på når det gjelder samarbeid, men denne programvarepakken utgjør kjernen i den nettbaserte tjenesten Office 365.

Dette er viktig, ettersom Microsoft Office stadig er den mest brukte, og dermed den viktigste kontorprogrampakken som finnes. Og selv om konkurrenter som OpenOffice og G Suite ypper seg, har de fremdeles langt igjen til dette nivået av funksjonalitet og brukervennlighet.

Derfor er det i de fleste bedrifter sannsynlig at Microsoft Office har en sentral plass. Utviklingen av Office 365 har gitt en mengde fordeler, ikke minst at team kan samarbeide direkte i de samme dokumentene. Dette kan være alt fra arbeidsoppgaver i Excel til presentasjoner i Powerpoint eller kunderapporter skrevet i Word.

I tillegg leveres Microsoft Teams nå med en rekke Office 365-pakker, slik at Unified Communications integreres med den tradisjonelle programvaren.

Det som gjør Office 365 spesielt fristende er at som en skybasert plattform kan den i tillegg til å brukes fra Windows også benyttes fra Mac, Android og iOS.

Prisen for Office 365 avhenger av om du kjøper programpakken til privat eller profesjonell bruk. Prisen ligger fra ca. 70 kroner/83 kroner i måneden per bruker. Den profesjonelle utgaven krever forhåndsbetaling på årsbasis.

En løsning det har vært lite oppmerksomhet omkring er Office 365 Business Essentials, der du får mange av de samme programmene og valgmulighetene som de forannevnte, men som bare koster ca. 50 kroner i måneden ver årlig innbetaling. Det gjør hele pakken utrolig kostnadseffektiv, særlig om man sammenligner med prisene for frittstående løsninger innenfor Unified Communication (UC) og samarbeidsprogramvare.

Der mye av programvaren i denne oversikten er spesialisert for samarbeidsløsninger, ser man gjennom Office 365 at samarbeid også er blitt normalisert i de mer etablerte programpakkene.

(Image credit: Slack)

2. Slack

Et samarbeidsverktøy som ikke trenger noen ytterligere presentasjon

Glimrende grensesnitt
Imponerende gratisversjon
Mange kunne ønsket seg sterkere sikkerhet

Slack er utvilsomt et kraftig samarbeidsverktøy, med sine flere millioner brukere verden over. Plattformen er utrolig smart, og du kan bruke den både fra datamaskiner og mobile enheter. Med Slack kan du sende direkte meldinger (DM) og dokumenter til en enkeltperson eller en gruppe ansatte. Her kan du organisere samtaler i ulike kanaler (kanskje til bestemte prosjekter, til teknisk support, generell chat og så videre).

Programmet støtter også videosamtaler, der du kan snakke med kolleger om prosjekter og samarbeide i dybden, uten at du skal måtte skrive ned alt i en DM. Selv om dette ikke kan erstatte skylagringstjenester, kan du dra og slippe filer og dele dem med kollegene dine direkte innenfor Slack. Tjenesten er dessuten kompatibel med Google Drive, Dropbox og Box.

På toppen av det hele har Slack også en gratisversjon. Ikke overraskende har den sine begrensninger, for eksempel når det gjelder antallet meldinger som kan lagres, total lagringsplass og så videre.

(Image credit: Asana)

3. Asana

Maksimal organisering

Prosjektsporing
Nyttige integrasjoner
Andre programmer har bedre kommunikasjonsløsninger

Asana har eksistert siden 2008, og er dermed for en veteran å regne blant samarbeidsprogrammene. Selskaper som Intel, Uber, Pinterest og TED bruker alle Asana i kjernen av sin kommunikasjon. 

Løsningen er utviklet som et enkelt verktøy for selskaper som vil spore de ansattes arbeid for å oppnå de best mulige resultater. Innenfor plattformen kan du sette opp huskelister til aktive prosjekter, sette opp påminnelser om kommende deadlines og sende forespørsler til kolleger. Teammedlemmer kan også kommentere postede meldinger innenfor løsningen.

Du kan organisere alle prosjektene dine i liste- eller ruteformat, og du får dessuten en søkefunksjon så du lett kan finne tidligere utført arbeid. Asana er et utrolig effektivt verktøy for å holde arbeide superorganisert og får å lette kommunikasjon når det gjelder arbeidsoppdateringer og fremdrift.

(Image credit: Podio)

4. Podio

Et mobilvennlig samarbeidsverktøy

Mobilapper med høy kvalitet
Bredt spekter av integrasjoner
Mange uligke abonnementsplaner, noe som kan virke forvirrende

Podio beskriver seg selv som en fleksibel og lett modifiserbar nettplattform for arbeid og kommunikasjon innenfor team. Med andre ord gir det deg en måte å organisere store arbeidsmengder på, og å delegere arbeid mellom ansatte.

Akkurat som mange andre samarbeidsløsninger for bedrifter på markedet, leverer Podio verktøyene du trenger for å dele dokumenter, se statusen til aktive prosjekter og få tilbakemeldinger om ting du aktivt arbeider med. Disse funksjonene kombineres i et lett anvendelig grensesnitt.

Podio er også væpnet med mobilapper av høy kvalitet, som er velegnet når du er på farten og er avhengig av smarttelefonen eller nettbrettet. Her er det imponerende integrasjon med tredjepartstjenester og appen, som for eksempel Dropbox, Google Drive, Evernote og Zendesk.

(Image credit: Ryver)

5. Ryver

En kommunikasjonsplattform det er enkelt å bruke.

Brukervennlig grensesnitt
Omfattende plattform
Ikke så veldig velutstyrt

Ryver minner mye om Slack, og søker å gi bedriften din svært effektive kommunikasjonsrutiner, med enkle metoder for å snakke om oppgaver og passe på overholdelse av deadlines. 

Det som gjør Ryver til et fristende valg er at du kan opprette så mange team du vil innenfor programmet, og dessuten enkelt kategorisere dem. Som med Slack kan du benytte plattformen til å starte chatter med grupper og enkeltpersoner.

Her finnes det dessuten noen interessante filtre. Du kan kontrollere hvem som kan se det du poster i appen, og bli med i de teamene som er mest relevante for deg. Alle bedriftens innlegg finner du i en nyhetsstrøm som minner om den hos Facebook. Du kan også markere enkeltinnlegg slik at du enkelt kan komme tilbake til dem senere.

Her finnes det også en mengde av leverandørens egne klienter for både datamaskiner og mobile enheter, blant annet for Mac og Linux. Prisene begynner på ca. kr. 500 i måneden for opptil 12 brukere, og ca. 1000 kroner for et ubegrenset antall brukere. Det finnes også en proffversjon for større bedrifter med automatisert arbeidsflyt, Single Sign-On (SSO) og avansert teamstyring.

(Image credit: Trello)

6. Trello

En app for organisering av prosjekter

Rent og brukervennlig grensesnitt
Gratisversjon
Få kommunikasjonsfunksjoner

Hvis du har sett nærmere på programvare for prosjekthåndtering og nettbaserte samarbeidsverktøy, har du trolig kommet over Trello. Programmet er tilgjengelig på nettet og i mobilapper. Her kan du enkelt organisere prosjekter og samarbeide på dem med kolleger.

På denne plattformen kan du arbeide med rutenett eller lister, som kan organiseres etter team og oppgavetyper. Og innenfor disse kan du sette opp huskelister og delegere arbeid blant kolleger. Man kan også knytte kommentarer til ulike meldinger, en enkel måte å gi tilbakemeldinger på.

Trello kan også by på flere integrasjoner med programmer som Evernote, GitHub, Google Drive og Slack. Du kan laste ned programmet gratis, men det finnes betalingsløsninger som gir adgang til flere funksjoner.

Prisen for den kommersielle løsningen er ca. 100 kroner i måneden per bruker. ved årlige innbetalinger. Der får du tilgang til flere administrative funksjoner som gir bedre organisering. Det finnes også en «Enterprise»-utgave som prises i henhold til hvor mange brukere som kreves. Her er det flere funksjoner for organisasjonshåndtering.

(Image credit: Flock)

7. Flock

Et kommunikasjonsorientert alternativ til Slack.

Brukervennlig grensesnitt
Smarte produktivitetsverktøy
Gratis å bruke

Flock en annen løsning som minner svært mye om Slack, men det er litt mer krevende å bruke og byr på mer omfattende kommunikasjonsverktøy. 

Flock støtter kanaler for ulike team, i tillegg til kommunikasjon en til en eller i grupper. Brukerne kan søke i meldinger, dokumenter og lenker, og flokk vil finne det du ser etter, uansett hvem som sendte det og hvor det ble sendt.

Her har du tilgang til tale- og videosamtaler, skjermdeling og produktivitetsverktøy som meningsmålinger, deling av notater og påminnelser. Brukerne kan knytte ulike oppgaver til bestemte gruppemedlemmer.

Her får du også integrasjon med tredjepartsleverandører som Google Drive og Twitter, med meldingsvarsler direkte i kanalene.

Flock er gratis å bruke, men søkefunksjonen begrenses til 10 000 meldinger, lagringsplassen er begrenset til 5 GB og det tillates bare integrasjon med fem tredjepartsleverandører. Med proff-versjonen får du en ubegrenset søkefunksjon, 10 GB lagringsplass per bruker og administrativ kontroll. Med «Enterprise»-utgaven får du 20 GB lagringsplass per bruker, flere administrative kontrollfunksjoner og dedikert support.

Andre samarbeidsplattformer du kan vurdere

Det er mange samarbeidsplattformer det kan være verdt å ta en titt på. Om ikke annet fordi de har en ulik tilnærming til funksjonene, eller til og med kommer med sine egne nyttige funksjoner. Her tar vi en titt på et knippe nettbaserte samarbeidsprogrammer som det kan være lurt å undersøke grundigere.

Visme er utviklet spesielt som nettbaserte samarbeidsrapporter, presentasjoner og infografikk. Foruten å fremme merkevarestøtte og sikte på å redusere designkostnader, gir det deg analyseverktøy der du får oversikt over hvilke presentasjoner og rapporter som er mest engasjerende, og kan justere tilnærming i henhold til dette. Utviklerne anbefaler Visme til salg og markedsføring, HR og rekruttering, internkommunikasjon og dessuten utdanning og internopplæring. Produktet prises ut fra om bruken er individuell, profesjonell eller til utdannelsesformål.

Basecamp tar sikte på å være en alt-i-ett-plattform der funksjoner fra mange ulike programmer er samlet på ett sted, slik at det blir enklere å gjennomsøke informasjon, i tillegg til at det er enkelt å håndtere med alt på ett sted. Blant funksjonene er chat, meldingsfora, huskelister og planlegging, samt automatisert innsjekking. Her finnes det også ett enkelt sted til lagring av alle dokumenter og mapper. Til forskjell fra andre samarbeidsprogrammer som faktureres per bruker, krever Basecamp en enkeltsum på ca. 1000 kroner for et ubegrenset antall brukere. Dette gjør programmet spesielt velegnet for større bedrifter.

Wrike er først og fremst en verktøy for prosjekthåndtering og planlegging. Her er det enkelt å se hvilket stadium av prosjektet alle de medvirkende befinner seg i. Som et selvstendig program virker det temmelig begrenset sammenlignet med de fleste konkurrentene, men styrken ligger i den omfattende graden av integrasjon, med for eksempel Google, Dropbox, Salesforce, Microsoft, Adobe og Github. Dette betyr at Wrike kan opptre som en sentral plattform knyttet til en mengde andre programmer. Dermed kan du dekke et bredere felt av muligheter og funksjoner enn mange av de rivaliserende produktene.

Monday.com er en plattform der du kan planlegge, overvåke og samarbeide på prosjekter på en visuelt enkel måte. Dra-og-slipp-funksjonalitet og generell brukervennlighet gjør dette programmet spesielt velegnet for prosjekthåndtering og alminnelig håndtering av arbeidsflyt i team. Det har integrasjon med blant andre Slack, Trello, Google Drive og Dropbox. Dermed kan du benytte det som en sentral node i teamsamarbeid. Med disse integrasjonene kan for eksempel monday.com benyttes for å oppnå en bredere rekkevidde enn programmet isolert sett.