Ein Schreibtisch, ein Festnetztelefon, eine Schreibmaschine, ein paar Akten und Ordner. Bis vor wenigen Jahrzehnten war das die Grundausstattung in einem Büro. Aus heutiger Perspektive ist das kaum noch vorstellbar. Moderne Büros sind mit jeder Menge technischer Dinge ausgestattet, die vor allem den Arbeitsalltag erleichtern und die Kommunikation beschleunigen sollen. Die entscheidende Frage, die sich dabei stellt: Was darf dabei auf keinen Fall fehlen?
Das Büro 4.0 besteht aus unterschiedlichen Zonen
Im Gegensatz zu früheren Zeiten, wo im Arbeitsalltag vor allem Einzelkämpfer gefragt waren, dominieren heute Projektteams das Geschehen. Die Zusammenarbeit und die Vernetzung mit anderen Kollegen, Agenturen, Beratern und Freelancern ist dabei von entscheidender Bedeutung.
Gleichzeitig hat auch flexibles Arbeiten enorm an Bedeutung gewonnen. Wer im Homeoffice arbeitet, sollte dabei die gleichen Möglichkeiten vorfinden, wie die Kollegen, die sich gerade im Büro oder an einer Außenvertriebsstelle befinden.
Das zentrale Office selbst ist dabei in mehrere Zonen aufgeteilt. Neben fixen Einzelarbeitsplätzen und Desksharing-Zonen spielen dabei vor allem Projektzonen und Think-Tanks eine wichtige Rolle. Während die Think-Tanks vor allem dazu dienen, Besprechungen oder Telefonkonferenzen zu zweit oder in der Gruppe durchzuführen, geht es in den Projektzonen um die Zusammenarbeit von flexiblen Teams. Deshalb ist hier auch die technische Ausstattung von enormer Bedeutung.
Wie lässt sich die technische Ausstattung finanzieren?
Wer seinen Mitarbeitern eine Ausstattung bieten möchte, die qualitativ hochwertig und darüber hinaus auch noch auf dem letzten Stand der Technik ist, muss dafür auch einiges an Geld investieren. Das dafür erforderliche Eigenkapital ist bei vielen Unternehmen jedoch nicht vorhanden.
Im Zuge von Neugründungen ist es deshalb ratsam, die Kosten dafür gleich in den erforderlichen Kapitalbedarf für die Gründungsfinanzierung miteinzukalkulieren.
Bestehende Unternehmen sind hingegen gut damit beraten, für den Ausbau der erforderlichen Infrastruktur einen Firmenkredit mit Zweckbindung zu beantragen. Dieser hat zwar den Nachteil, dass sich das Unternehmen dazu verpflichtet, das Kapital für einen bestimmten Zweck einzusetzen. Dafür sind in der Regel allerdings auch die Konditionen bei Firmenkrediten mit Zweckbindung deutlich attraktiver als bei Kontokorrentkrediten oder Betriebsmittelfinanzierungen.
Diese technischen Dinge gehören in jede Projektzone
Das eigene Notebook und ein Smartphone gehören zur Grundausstattung eines jeden Mitarbeiters. Für noch mehr Flexibilität sorgen Tablets, auf denen sich die Inhalte besser lesen lassen als auf den kleinen Bildschirmen des Smartphones.
Für die Zusammenarbeit in Projektzonen eignet sich vor allem ein interaktives Whiteboard. Dabei handelt es sich um eine digitale Tafel, die mit mindestens einem Computer verbunden ist. Der Cursor wird dabei mit dem Finger oder einem Stift direkt auf dem Bildschirm gesteuert. Der große Vorteil gegenüber der analogen Variante ist, dass die einzelnen Bilder jederzeit abgespeichert werden können. Mit der passenden Software wie beispielsweise Hoylu, Miro oder Mindmeister können damit Ideen in Echtzeit ausgetauscht werden.
Das Gebot der Stunde lautet Mobilität. Immer öfter kommen deshalb transportable Beamer und Bildschirme mit fahrbarem Untersatz in den Meetingräumen statt fest installierter Technik zum Einsatz.
Die technische Ausstattung für den Einzelarbeitsplatz
Auch die einzelnen Arbeitsplätze sind mit moderner Technik ausgestattet. Dazu gehören beispielsweise Schreibtische, deren Höhe sich elektronisch verstellen lässt. So können die Arbeitsplatzbedingungen mühelos auf die unterschiedlichen Erfordernisse verschiedener Mitarbeiter angepasst werden.
Darüber hinaus ist es damit sehr einfach möglich, die Arbeit zeitweise auch stehend durchzuführen. Die Erkenntnis, dass langes Sitzen ungesund ist, gibt es bereits seit den 1950er-Jahren. Es gilt als medizinisch erwiesen, dass ein Wechsel zwischen sitzender und stehender Tätigkeit die Wirbelsäule entlastet und die Muskulatur im Rücken und in den Beinen stärkt.
Auch die Beleuchtung spielt für die Gesundheit eine wichtige Rolle. Über das Smartphone oder den PC fernbedienbare LED-Leuchten sorgen für eine individuelle Einstellung der Helligkeit und ermöglichen so ein augenschonendes Arbeiten.
Für saubere Luft in allen Räumen sorgen mobile Luftreiniger. Qualitativ hochwertige Geräte sind in der Lage, nahezu alle im Raum schwebenden Allergene, Bakterien und Viren zu vernichten und die Luft im Raum effektiv zirkulieren zu lassen. Moderne Luftreiniger sind robust und langlebig. Die HEPA-Filter müssen heutzutage nur noch einmal im gewechselt werden.
Auch die Software kann die Arbeit erheblich erleichtern
Software wird als Faktor für die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit oftmals unterschätzt. Doch auch der leistungsfähigste Rechner ist nur so gut wie die Programme, die darauf installiert sind.
Vor allem Spracherkennungssoftware wird dabei in den modernen Büros immer beliebter. Die Technologie bietet die Möglichkeit, Texte zu erfassen, Präsentationen zu erstellen, Meetings zu organisieren oder einfach das Essen für die Mittagspause zu bestellen, ohne dafür auch nur einmal die Tastatur zu berühren.
Viele Unternehmen in Deutschland setzen mittlerweile auf agiles Projektmanagement. Doch auch hier ist der Einsatz der richtigen Software ein wichtiger Erfolgsfaktor. Mittlerweile gibt es zahlreiche Programme, mit denen sich Modelle wie Scrum und Kanban entsprechend verwalten lassen. Zu den beliebtesten Tools zählen unter anderem Monday, Asana und Trello.
Gadgets sorgen für Spaß und Ordnung
In die Kategorie „nice to have“ fallen die sogenannten Gadgets für den Büroalltag. Ein Bullshit-Button sorgt zwar nicht unbedingt für Produktivität, kann aber die Stimmung im Büro deutlich anheben.
Manche Tools haben aber auch ihre praktische Berechtigung. Zum Beispiel Papiertacker, die ganz ohne Klammern funktionieren oder USB-Staubsauger, mit denen sich die Krümel aus der Tastatur entfernen lassen.
