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Come gestire le priorità fra mille distrazioni

(Image credit: Shutterstock / maryna rodyukova)

Durante la nostra giornata lavorativa tipo, siamo letteralmente sommersi dalla tecnologia. E la pandemia che ci ha colpiti negli ultimi mesi non ha fatto altro che confermare questo fatto. Usiamo tantissime tecnologie, sia a casa che al lavoro, come mai prima d’ora. E non solo per svolgere le nostre attività al meglio, ma anche per restare in contatto con il mondo e proteggere e salvaguardare i nostri dati.

Il nostro tempo e la nostra attenzione sono messi a dura prova da centinaia, se non migliaia, di app, strumenti e notifiche. E alla fine della fiera, la tecnologia che avrebbe dovuto renderci più produttivi, ci porta dalla parte opposta.

I risultati di uno studio, condotto dall’Institute of Psychiatry di Londra nel 2005, rispecchiano perfettamente questa situazione. I ricercatori hanno scoperto che, se distratti da e-mail e telefonate, i lavoratori perdono 10 punti di QI. Il responsabile della ricerca, il dottor Glen Wilson ammonì il mondo accademico e lavorativo circa l’impatto della cosiddetta “infomania” sulle nostre condizioni mentali. 15 anni dopo, chissà cosa potrebbe dire sull’infomania che stiamo affrontando adesso.

Tutto questo, però, può cambiare. La pandemia di coronavirus non ha solo spinto i knowledge worker a rivedere il proprio modus operandi in maniera radicale, ma ha anche accelerato un processo di rivalutazione del modo in cui lavoriamo. Le aziende stanno ancora cercando di familiarizzare con le nuove dinamiche messe in campo da team completamente distribuiti, ma questa sfida offre anche l’opportunità di ridefinire il modo in cui vanno gestite e misurate le attività lavorative. Una parte della soluzione comprende una gestione più rigorosa delle priorità.

Il problema: lo spreco di tempo

Le aziende affrontano ancora un antico ed eterno dilemma: come migliorare la produttività? Un recente sondaggio condotto da Vanson Bourne per conto di Dropbox ha rilevato che oltre un terzo (38%) dei leader aziendali del Regno Unito afferma che aumentare la produttività dei dipendenti rappresenta la priorità assoluta per le aziende nei 12 mesi successivi.

La voglia di aumentare la produttività coincide anche con aumento senza precedenti delle ore di lavoro: l’anno scorso, la New Economics Foundation ha rilevato che il lavoratore britannico medio dedica 4.512 ore a straordinari non pagati nel corso della propria carriera. Si tratta di oltre un semestre di lavoro non pagato. La situazione attuale ha assottigliato i confini tra l’ambito lavorativo e quello privato, con la conseguenza che, di fatto, lavoriamo di più. Secondo un’analisi delle attività dei server nella propria rete, NordVPN ha riscontrato che la giornata lavorativa media è aumentata di due ore nel Regno Unito, in Francia e in Spagna da metà marzo. Dunque tutto questo ha determinato una maggiore produttività?

Secondo la nostra ricerca, no. È stato rilevato che le aziende e i responsabili dei settori informatici delle organizzazioni del Regno Unito sprecano il 27% del tempo lavorativo per attività poco importanti o prive di valore aggiunto. La nostra ricerca ha riscontrato che i leader aziendali ritengono che una collaborazione più efficace e semplificata fra i vari team sia fondamentale per ottenere risultati migliori e, di conseguenza, aumentare la produttività.

All’equazione va aggiunto l’aumento dell’ansia provata dalle persone durante la pandemia, insieme alle ulteriori necessità in termini di gestione, didattica a distanza e del bisogno di curare il proprio benessere psicofisico. Di conseguenza, è fondamentale che le aziende riducano gli sprechi e ottimizzino il tempo dedicato dai dipendenti alle attività aziendali più importanti. Ma come può essere conseguito tutto ciò?

La soluzione: una gestione rigorosa delle priorità

Chi non è mai caduto nella trappola delle mille liste di cose da fare che alla fine ostacolano la produttività anziché migliorarla? Chi non hai mai confuso l’essere impegnati con l’essere produttivi? Per questo motivo invitare i team e in particolar modo i responsabili dei team a gestire le priorità in maniera rigorosa è il primo passo verso un impiego più produttivo del proprio tempo.

In primo luogo, occorre esaminare i propri compiti. Una lista di cose da fare, in media, non stimola la produttività o lavorare in modo più intelligente. Il 41% delle attività non viene mai portato a termine e spesso veniamo risucchiati dai lavori più urgenti, anziché concentrarci su quelli più importanti. Se tendete ad avere un elenco di dieci priorità, è arrivato il momento di riesaminarlo e chiedervi: “quali sono le tre priorità che avranno l’impatto più significativo sull’azienda?”. I leader svolgono un ruolo fondamentale in questo ambito, dato che dovranno riflettere su priorità strategiche, obiettivi e OKR, nonché stabilire ciò di cui possono fare a meno per l’anno in corso. Tutti noi dobbiamo ripensare alle cose più importanti in relazione alla nostra mission aziendale e stabilire le priorità di conseguenza. Anche brutalmente, se necessario.

Il passo successivo consiste nel ripensare al tempo, riallocare le ore che al momento dedichiamo alla riunioni in videoconferenza. L’affaticamento, il burnout, che sempre più spesso colpisce le persone è un campanello d’allarme: l’equilibrio va ripristinato. Dobbiamo esaminare i nostri calendari e rivedere le priorità delle richieste che portano via tempo alle persone. Quando programmiamo una riunione, dobbiamo fornire informazioni e materiali in anticipo, per consentire ai partecipanti di prepararsi e riflettere, così da dare un contributo valido alla riunione, risparmiando tempo sull’elaborazione delle idee.

Essere in grado di individuare un numero limitato fra le attività più importanti e semplificare i carichi di lavoro darà ai team uno spazio più agevole per creare e portare innovazione. Ma questa nuova opportunità deve essere accompagnata da una collaborazione migliore fra tutti i team, dal momento che senza una comunicazione aperta, non ci potrà essere sostegno reciproco sulle attività dal maggiore impatto. Per questo motivo è necessario rivedere anche gli strumenti a nostra disposizione.

Il risultato: un lavoro focalizzato sui risultati

Dunque, quale sarà il risultato di una forza lavoro in grado di gestire meglio le priorità e, di conseguenza, collaborare in modo più semplice e omogeneo? Un cambiamento radicale nel modo in cui si misura il lavoro.

Le nostre tradizionali routine e abitudini lavorative si basano su concetti relativi alla produttività ormai obsoleti. Prima della pandemia, la tipica giornata lavorativa di otto ore era considerata il requisito di base per il raggiungimento di determinati risultati. Tuttavia, adesso che abbiamo iniziato a rivalutare i carichi di lavoro tramite gestione delle priorità e collaborazione, dovremmo abbandonare l’idea del lavoro misurato a ore, adottando un concetto che si focalizzi sui risultati raggiunti.

Questo cambiamento di mentalità cambierà anche le domande tipicamente poste dai leader aziendali: anziché chiedere cosa sia stato fatto in merito a un determinato lavoro, sarà importante valutare i progressi circa gli obiettivi stabiliti. D’altro canto, le aziende inizieranno a percepire un cambiamento significativo nel modo in cui lavoriamo e il valore dato a determinate attività e mansioni. Ciò potrebbe offrire maggiori opportunità in termini di creatività e innovazione.

L’ambiente attuale dovrebbe offrire a tutti noi la possibilità di rivalutare le mansioni in corso, il tempo a esse dedicato e gli strumenti utilizzati per raggiungere gli obiettivi. C’è una citazione attribuita spesso a Hemingway che sintetizza perfettamente la situazione in cui potremmo trovarci: “Non confondere il movimento con l’azione”. Il fatto di essere impegnati e spuntare le liste di cose da fare non significa che stiamo facendo davvero quello che conta per l’azienda. Dobbiamo cogliere l’opportunità e diventare rigorosi nella gestione delle nostre priorità: ciò significa fare di meno ma ottenere di più.

Adrienne Gormley è Head of EMEA e Vice President of Global Customer Experience di Dropbox