Im Zeitalter der Digitalisierung und Weiterentwicklung von automatisierten KI-Antworten ist ein handgeschriebener Geschäftsbrief eine angenehme Abwechslung. Der handgeschriebene Brief vermittelt dem Empfänger Wertschätzung und zeigt, dass dem Sender ein hohes Maß an Qualität wichtig ist.
Handgeschriebener Geschäftsbrief vs. E-Mail
Das Internet hat heutzutage beinahe den gleichen Stellenwert wie die Wasser- und Stromversorgung. Für circa 61 % der Bevölkerung ist laut einer Grundlagenstudie des SINUS-Instituts Heidelberg ein Leben ohne Internet unvorstellbar.
Durch den digitalen Wandel hat sich auch die Kommunikation revolutionär verändert. Schreibst du heute noch deinen Geschäftsbrief per Hand, hebst du dich von der Masse ab.
Indem du dir Zeit nimmst, den Geschäftsbrief handschriftlich zu verfassen, vermittelst du deinem Kunden oder Geschäftspartner jedenfalls ein hohes Maß an Wertschätzung. Genau dieser persönliche Touch macht den Unterschied zu einer E-Mail, die womöglich schnell von unterwegs verfasst wurde.
Die Möglichkeit, immer und überall eine E-Mail verschicken zu können, ist gleichzeitig aber auch ihr größter Vorteil. Wobei eine E-Mail auch die Gefahr birgt, sich zu wenig Zeit für das Verfassen des Inhaltes zu nehmen.
Eine gute Kommunikation ist ausschlaggebend für den Erfolg deines Unternehmens und dank einer ständigen Erreichbarkeit mittels digitalem Schriftverkehr wird das gewährleistet. Auf eine E-Mail kannst du jederzeit schnell antworten, auch unterwegs vom Handy aus. Das erspart dir viel Zeit an einem stressigen Arbeitstag.
Das "Erlebnis", einen Brief zu öffnen, fällt bei einer E-Mail weg. Wenn du stattdessen für deinen Geschäftsbrief auch noch besonders wertiges Briefpapier und ein hochwertiges Schreibgerät mit einem entsprechend schönen Schriftbild verwendest, bleibst du beim Empfänger garantiert positiv in Erinnerung. Kaum jemand bekommt heute noch Briefe und dann auch noch welche von guter Qualität. Mit diesen Kleinigkeiten stichst du aus der digitalen Nachrichtenflut hervor.
Der handgeschrieben Geschäftsbrief
Der handgeschriebene Geschäftsbrief hebt sich heutzutage nicht mehr nur von getippten Nachrichten ab, sondern beweist sich auch durch andere Qualitäten. Handschriftliche Briefe gelten als formeller, rechtsverbindlicher, vertraulicher und persönlicher. Außerdem fühlt sich der Kunde wertgeschätzt, wenn die Zeit zum Schreiben in Anspruch genommen wird.
Die Vorteile des analogen Briefs
Ein handgeschriebener Brief ist im Privaten ein Zeichen von Verbundenheit und Wertschätzung. Diese Gefühle werden auch mit einem handschriftlichen Geschäftsbrief assoziiert. Jemand hat sich für mich die Zeit genommen, von Hand einen Geschäftsbrief zu formulieren. Dafür ist Konzentration gefordert, die bei einer E-Mail weniger wichtig ist.
Ein geschlossener Brief signalisiert außerdem, dass der Inhalt von niemand anderem außer dem Versender gelesen wurde. Dadurch wird dem Empfänger das Gefühl von Sicherheit und Privatsphäre mitgegeben. Allein das Öffnen des Briefes, das Papier zu spüren und den Geruch wahrzunehmen, übt einen ganz besonderen Charme auf den Empfänger aus.
Die Nachteile des analogen Briefs
Die Nachteile des analogen Geschäftsbriefs sind vor allem mit der anfallenden Zeit und den höheren Kosten verbunden. Während eine E-Mail innerhalb weniger Sekunden beim Empfänger landet, dauert es ein bis drei Werktage, bis ein Brief beim Rezipienten ankommt. Im schlimmsten Fall geht ein Brief verloren oder landet bei der falschen Adresse und es dauert noch länger.
Für das Frankieren vom Brief fallen Kosten an, die du dir bei einer E-Mail sparst. Je nach Gewicht und Zieladresse fallen außerdem mögliche Mehrkosten für dich an. Damit dein Brief eine gewisse Qualität aufweist, solltest du in hochwertiges Briefpapier investieren. Vor allem, wenn du viele Briefe aussendest, kann das kostspielig werden.
Der Geschäftsbrief per E-Mail
In puncto Einfachheit, Kosteneffizienz und Umweltfreundlichkeit hat die E-Mail die Nase vorne. Sie kann unterwegs oder bereits im Vorhinein getippt und erst später gesendet werden. Die Kommunikation per E-Mail erfolgt zudem schneller und ohne Wartezeit zwischen den einzelnen Nachrichten.
Die Vorteile des digitalen Briefs
Eine E-Mail ist im Vergleich zum Brief schneller getippt und sie kommt auch schneller an. Egal ob die E-Mail national oder global verschickt wird, sie kommt innerhalb weniger Sekunden an. Dadurch ist der größte Vorteil des digitalen Briefs bereits vorweggenommen: einfache und schnelle Kommunikation, von überall aus, überall hin.
Für eine E-Mail spricht außerdem, dass sie umweltfreundlicher ist. Es wird weder Papier noch Kuvert benötigt, wovon letzteres sowieso nur im Müll landen wird. Der CO2-Ausstoß einer E-Mail liegt zwischen 0,03 und 26 Gramm pro Mail. Bei einem Brief sind es etwa 20 bis 29 Gramm CO2.
Auch kannst du dir die Kosten für das Papier sowie die Zeit des Faltens und Kuvertierens sparen. Es fallen zudem keine zusätzlichen Gebühren für Briefe ins Ausland an. Solltest du dich umentschieden, kannst du eine E-Mail ganz leicht umstrukturieren. Fehlerhafte Wörter werden dir außerdem als solche markiert und du kannst sie schnell ausbessern.
Die Nachteile des digitalen Briefs
Ein großer Nachteil von E-Mails ist, dass sie oft unpersönlich formuliert werden und stilistische Mängel aufweisen. Im Vergleich zu einem handschriftlichen Brief denkt man nicht zweimal über das Geschriebene nach, oder liest den Inhalt korrektur. Dadurch kann es aus Nachlässigkeit zu Rechtschreib- und Grammatikfehlern kommen.
Bei einer E-Mail passiert es unter Umständen, dass sie den Spamfilter nicht passiert und vom Empfänger nicht gelesen wird. Als Absender gehst du davon aus, dass die Mail gelesen wird, aber tatsächlich bleibt sie ungelesen. Das führt schnell zu Missverständnissen oder falschen Entscheidungen.
Fazit
Ob du dich für die digitale oder analoge Versandart für deinen nächsten Geschäftsbrief entscheidest, hängt maßgeblich vom Ziel ab, das du damit verfolgst. Handelt es sich um wenige, einmalige Geschäftsbriefe, die an enge Geschäftspartner oder Kunden gehen, um ihnen zu einem Jubiläum oder ähnlichem zu gratulieren, kann es durchaus der handgeschriebene Geschäftsbrief in hochwertiger Qualität sein. Wenn es allerdings darum geht, die Masse an Kunden zu erreichen, dann führt wohl kein Weg an E-Mails vorbei. Wichtig ist es aber auch bei E-Mails auf Qualität zu achten, Fehler zu vermeiden und den Versand erst einzuleiten, wenn die Darstellung vorher ausreichend getestet wurde.
Tilo Risch ist bei Schreib‘ & Stil für den Onlineshop und die Abwicklung von Bestellungen verantwortlich. Durch seine lange Erfahrung weiß er genau, worauf es bei handgeschriebenen Botschaften wirklich ankommt.
