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Come funzionano i sistemi POS?

how does a pos system work
(Image credit: Photo by Blake Wisz on Unsplash)

Il processo di compravendita può apparire alquanto banale agli occhi dei profani: scegliete un prodotto e lo portate alla cassa. Qui il cassiere scansiona un codice a barre e preme qualche tasto sul registratore. Vi viene comunicato il totale, pagate e vi portate a casa il vostro nuovo acquisto.

Un processo semplice e quasi sempre rapido. Tuttavia, non sempre ci rendiamo conto che ogni transazione di un punto vendita prevede tantissimi passaggi “dietro le quinte”.

Se siete curiosi di sapere come funziona il processo, proseguite con la lettura.

Questo post farà luce su tutti i dettagli dei sistemi POS e su come funzionano.

Iniziamo.

Cos’è un sistema POS?

Un sistema POS, noto a volte come ePOS, è esattamente quello che sembra: si tratta del sistema che rende possibile effettuare le transazioni POS nei punti vendita. Quando parliamo di “sistema POS” ci riferiamo al software e all’hardware che consentono ai cassieri di fare il loro lavoro.

Molti tendono a considerare “POS” e “ePOS” due termini intercambiabili, ma in alcuni Paesi, come il Regno Unito, queste due parole si distinguono per un aspetto fondamentale: i sistemi “POS” sono i tradizionali registratori di cassa, mentre gli “ePOS” corrispondono alle loro controparti elettroniche. Infatti, il termine “POS” sembra essere più diffuso in Paesi come gli USA e l’Australia, mentre “ePOS” è più comune nel Regno Unito.

E questo ci porta al punto successivo…

Sistemi POS e registratori di cassa

Possiamo pensare ai registratori di cassa come alla versione analogica dei sistemi POS moderni (o dei sistemi ePOS se vivete nel Regno Unito). Se i primi sono dei dispositivi che servono a registrare le transazioni di vendita, i loro eredi sono più un sistema integrato che non si limita ad agevolare il processo di acquisto, ma aiuta anche le aziende a gestire i cataloghi, proporre i prodotti ai clienti e gestire l’attività nel suo insieme.

I registratori di cassa sono esclusivamente focalizzati sulla vendita. Non si sincronizzano con il sistema di inventario, non forniscono rapporti né “comunicano” con le altre app aziendali. D’altro canto, un sistema POS, offre un maggior numero di funzionalità di gestione aziendale ed è anche in grado di connettersi ad altre piattaforme in uso nell’ambito dell’attività.

Componenti fondamentali di un sistema POS

Non si può disquisire di un sistema POS senza prima passarne in rassegna i componenti. In generale, i sistemi POS si compongono di due parti interconnesse fra loro: hardware e software.

La parte hardware riguarda l’apparecchiatura o i dispositivi in uso per condurre il processo di acquisto e include:

  • Display POS
  • Scanner di codici a barre
  • Stampante per ricevute
  • Terminale di pagamento
  • Cassetto per contanti  

Non tutti i sistemi POS sono dotati di ogni singolo dispositivo elencato qui sopra. Ad esempio, se la vostra azienda invia le ricevute via e-mail, potrebbe non aver bisogno della stampante per ricevute. Se accettate solo pagamenti tramite carta di credito o la vostra attività si svolge in movimento, il cassetto per contanti potrebbe non servirvi.

I due elementi obbligatori per qualsiasi sistema POS sono il display e il terminale di pagamento.

Il software costituisce il programma che gestisce il POS. L’aspetto, lo stile e le funzionalità del software POS variano in base al fornitore, tuttavia la maggior parte dei sistemi moderni offre quanto segue:

  • Schermata vendite
  • Gestione dell’inventario
  • Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
  • Rapporti e dati statistici

Locale e cloud

Il software POS, inoltre, si distingue in due categorie: in cloud o in locale (on-site). La prima è accessibile tramite Internet, mentre la seconda viene ospitata in locale su un server o un computer di proprietà dell’azienda.

Di solito, i sistemi POS in cloud si basano su modelli SaaS (Software as a Service): in sostanza un fornitore vi offre il software tramite abbonamento. I sistemi POS locali vengono installati sul vostro computer e, generalmente, dovete acquistare un’applicazione o un pacchetto di applicazioni o pagarne una licenza.

Molte aziende scelgono il software in cloud per via della sua accessibilità e scalabilità. Grazie alle soluzioni in cloud, potete accedere al software da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, semplificando le operazioni aziendali.

Gli aggiornamenti sono automatici, vi basta scaricare la versione più recente del software.

Come funzionano i sistemi POS: i vari componenti in gioco

I migliori sistemi POS sono efficaci quando i componenti citati in precedenza funzionano all’unisono per rendere possibili le transazioni. Possiamo immaginarla così: l’hardware e il software della vostra soluzione POS “comunicano” per completare le vendite.

Ecco in che modo:

Tutto inizia da una vendita avviata in cassa. Ovvero, quando il cassiere scansiona un prodotto e accede alla schermata di vendita. In questa fase, il software POS compila la schermata con le varie voci di inventario. Viene visualizzato quindi il prodotto insieme al prezzo e all’importo dovuto in totale.

“Dietro le quinte”, il software si sincronizza con la gestione del magazzino, rettificando la giacenza in base alla quantità di prodotti acquistati dal cliente.

Durante questa operazione, il cassiere informa il cliente sull’importo dovuto, mentre quest’ultimo sceglie il metodo di pagamento. Se il cliente paga tramite mezzi elettronici, ossia con carta di credito o con il proprio smartphone, entra in gioco il terminale di pagamento. Il cliente segue le istruzioni sul terminale e completa l’acquisto. Se, invece, paga in contanti, dovrà solo consegnare l’importo al cassiere, che confermerà il totale dovuto.

A questo punto, si attiva la stampante che produrrà la ricevuta. Per le transazioni in contanti, la stampante invia un segnale al cassetto per i contanti che si aprirà all’occorrenza.

Nota: il processo può prevedere ulteriori passaggi, a seconda del punto vendita. Ad esempio basti pensare alle grosse catene di elettrodomestici o elettronica e ai rispettivi programmi di fedeltà. In questi casi, il cliente fornisce al cassiere i propri dati relativi all’iscrizione. In altri casi, il venditore può richiedere all’acquirente di inserire le proprie informazioni di contatto. Tutti questi passaggi possono avvenire prima o dopo il pagamento, a seconda della configurazione del punto vendita.

Ma non è tutto: i sistemi POS hanno un ruolo importante dopo la transazione

Il ruolo del POS o dell’ePOS non si esaurisce al termine della transazione. Come abbiamo detto in precedenza, i sistemi più recenti vi aiutano a gestire varie fasi dell’attività, fra cui la cura dell'inventario e dei clienti, la contabilità, i dati statistici e altro.

Prendete in considerazione quanto segue:

Per ogni vendita, il software POS registra la transazione e aggiorna le giacenze. Immaginiamo un negozio di abbigliamento: a inizio giornata abbiamo 50 gonne extra large in magazzino. Nel corso della giornata ne vendiamo 25. Se tutto funziona a dovere, il sistema POS registrerà le 25 transazioni e modificherà le giacenze di conseguenza.

I sistemi POS in grado di tracciare l’inventario sono particolarmente utili se possono collegarsi agli altri canali di vendita. Tornando all’esempio delle gonne di prima, se ne vendiamo altre 10 online, il sistema dovrebbe tenere conto di queste transazioni e aggiornare ancora una volta le giacenze totali.

Il sistema POS e il servizio di elaborazione dei pagamenti lavorano a braccetto. Per i migliori risultati, è consigliabile scegliere una soluzione di pagamento integrata, all’interno della quale il sistema POS o il software si interfaccia in modo diretto con il sistema di elaborazione dei pagamenti. In questo modo, quando un cliente paga con carta di credito, i dati della transazione passano direttamente nel POS e potrete concludere la vendita in modo più rapido.

Sebbene siano disponibili anche pagamenti non integrati, questo tipo di configurazione richiede che i cassieri digitino manualmente i dati di pagamento nel POS, rendendo meno snella la procedura.

I pagamenti integrati con il POS, inoltre, semplificano la riconciliazione a fine giornata. Anziché confrontare manualmente le ricevute e le transazioni, le soluzioni di pagamento integrate rendono automatico il processo, consentendo di risparmiare tempo e riducendo al minimo gli errori.

Uno degli aspetti migliori dei sistemi POS e ePOS moderni è la facilità di accesso ai dati e alle statistiche. A differenza dei registratori di cassa tradizionali, che si limitano a registrare le transazioni, i sistemi POS monitorano e analizzano le vendite, il magazzino e i dati dei clienti, consentendo di generare rapporti e dati statistici utili ed efficaci.

I migliori sistemi POS sul mercato semplificano la tracciabilità delle metriche più importanti per la vostra azienda e molti di questi consentono anche di filtrare i dati per trovare facilmente le informazioni di cui avete maggiore bisogno.

Ad esempio, se dovete generare rapporti di vendita per un dato periodo, una particolare categoria merceologica o un gruppo di clienti, i sistemi POS più completi vi aiuteranno a farlo senza intoppi. Volete sapere quali sono i prodotti più venduti o il ritmo con cui esaurite le giacenze? Esistono tantissime soluzioni POS che possono fornirvi in un lampo tutte le risposte che cercate.

Tutte queste meraviglie sono fuori dalla portata degli obsoleti registratori di cassa e costituiscono solo uno dei tanti motivi per cui sempre più aziende adottano sistemi POS moderni e affidabili.

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