Inkassounternehmen beauftragen: Das muss man wissen!

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Wenn Zahlungen offenbleiben, bedeutet das für Unternehmen jeder Art Mehrarbeit. Rechnungen sind zu kontrollieren und Zahlungserinnerungen zu schreiben. Das kann Zeit, Nerven und Geld kosten. Daher nutzen viele Betroffene die Möglichkeit, ein Inkassounternehmen zu beauftragen. Doch was ist wichtig zu wissen, damit die Beauftragung auch gelingt?

Wann ist es empfehlenswert, ein Inkassounternehmen zu beauftragen?

Ein Inkassounternehmen ist immer empfehlenswert, wenn die Rechnung eines Schuldners nicht ausgeglichen wurde. Das setzt voraus, dass der Schuldner in Verzug geraten ist. Um dies zu belegen, ist die Rechnung beim Inkassounternehmen einzureichen. In dieser ist neben der Adresse des Schuldners auch das Fälligkeitsdatum hinterlegt.

In der Regel ist vor der Beauftragung des Inkassounternehmens eine Zahlungserinnerung an den Schuldner vorausgegangen. Einige Unternehmen können auch mehrere Mahnungen versenden. Das Gesetz sieht dies zwar nicht vor, doch viele Unternehmen handeln in diesem Zusammenhang kulant und möchten ihre Kunden nicht vergraulen.

Ist das Maß jedoch ausgereizt, bleibt nur, ein Inkassounternehmen zu involvieren. Dieses kontrolliert schließlich

  • ob die Rechnung vollständig ist.
  • die Leistung erbracht wurde.
  • der Schuldner die Leistung endgültig verweigert.
  • der Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.

Tipp: Ein Auftraggeber sollte auf jeden Fall ein Inkassounternehmen beauftragen, (Öffnet sich in einem neuen Tab) wenn keine Möglichkeit zur Einigkeit besteht. Möchte ein Kunde trotz Zahlungserinnerung und Telefonaten die Rechnung nicht ausgleichen, ist das Inkasso unumgänglich.

Wer darf ein Inkassounternehmen beauftragen?

Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen können von den Dienstleistungen eines Inkassounternehmens profitieren, wenn eine Forderung offengeblieben ist. Privatpersonen sollten jedoch im Vorfeld abklären, ob der Weg des Inkassos tatsächlich das gewünschte Ziel erreicht. Selbstständige sowie Unternehmen sind hingegen immer dann gut beraten ein Inkassobüro zu wählen, wenn eine Forderung gegenüber Privatpersonen (B2C) oder auch geschäftlichen Kunden oder Unternehmen (B2B) vorliegt.

Dabei ist zwischen Schuldnern im Inland sowie Ausland zu differenzieren. Einige Inkassobüros arbeiten lediglich national, während sich andere wiederum auch mit internationalem Recht auskennen. Daher haben Auftraggebern zunächst zu kontrollieren, ob der Schuldner seinen Sitz in Deutschland oder in einem anderen Land hat. Anschließend sind beim Inkassounternehmen Infos einzuholen, ob dieses auch grenzüberschreitende Tätigkeiten übernimmt.

Wie beauftrage ich ein Inkassounternehmen?

Ist ein passendes Inkassobüro gefunden, ist im ersten Schritt der Kontakt zum Dienstleister zu suchen. Übernimmt das Inkasso den Auftrag, überprüft es die Forderung und klärt die Konditionen ab. Dabei kontrolliert es, ob

  • sich der Inkassoauftrag lohnt.
  • Erfolgsaussichten bestehen.
  • alle Voraussetzungen für eine Beauftragung erfüllt sind.
  • Kosten durch Auslandsdienstleistungen entstehen.

Im Anschluss entsteht ein Inkassovertrag zwischen Gläubiger und Dienstleister. Das Inkassobüro übernimmt fortan den Fall und treibt die Forderung im Namen des Auftraggebers/Gläubigers ein.

Die Bearbeitung der Forderung kann, je nach Auftragsvolumen, zwischen einigen Stunden bis Tagen andauern. Das Inkassobüro setzt in dieser Zeit ein Schriftstück auf und tritt an den Schuldner heran.

Wie teuer ist es, ein Inkassounternehmen zu beauftragen?

Wenn ein Gläubiger ein Inkassounternehmen involviert, entstehen Kosten. Diese hat der Schuldner im Regelfall zu übernehmen, die zu den Rechnungskosten hinzukommen. Kann der Schuldner jedoch die Rechnung von Gläubiger sowie Inkasso nicht ausgleichen, muss der Auftraggeber die Gebühren des Dienstleisters zahlen.

Die Kosten, die der Schuldner dem Gläubiger ersetzen muss, sind als Verzugsschaden zu bezeichnen. Die Kosten des Schuldners erhöhen sich also, was nur gerecht ist. Durch seine Nichtzahlung verursacht er Mehrarbeit durch Gläubiger und Inkasso.

Zahlt der Schuldner seine Rechnung und den Aufwand des Inkassos, muss der Gläubiger nicht weiter tätig werden. Kommt der Schuldner allerdings seiner Pflicht nicht nach, erhält der Gläubiger eine Pauschalrechnung für den Leistungsaufwand des Inkassounternehmens.