Arbeitszeiterfassung: Das hat sich dieses Jahr geändert

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(Bildnachweis: Pexels | Susanne Plank)

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Der Gesetzgeber möchte damit Ausbeutungen von Arbeitnehmern verhindern und legt klare Regeln für Zeitkonten, Überstunden und Freizeit fest. Arbeitgeber können von ihren Arbeitnehmern verlangen, ihre Arbeitsstunden selbst zu erfassen. Die Kontrolle der tatsächlichen Arbeitsstunden obliegt jedoch ausschließlich dem Arbeitgeber.

Warum Arbeitszeiten digital erfasst werden

Der Europäische Gerichtshof ist sich einig, dass Arbeitnehmer ein Anrecht auf die Zeiterfassung haben, die von Arbeitgebern durchzuführen ist. Der Bundesgerichtshof ist damit vertraut, für Deutschland die Regeln festzulegen, die von der Regierung in ein Gesetz umzuwandeln sind. Arbeitgeber, die für ihre Arbeitnehmer die realen Arbeitszeiten protokollieren, vermeiden rechtliche Auseinandersetzungen mit Arbeitnehmern. Im Sinne der Arbeitnehmer soll verhindert werden, dass Arbeitgeber Stunden nicht abrechnen oder nur einen minderen Anteil, um Lohnkosten zu sparen.

In der Pflicht stehen aber auch Arbeitnehmer, die gegenüber ihrer Arbeitgeberin Falschangaben zur geleisteten Arbeitszeit leisten. Etwa dann, wenn sie ihre Pausen absichtlich überziehen oder unkontrolliert vorzeitig den Arbeitsplatz verlassen. Die gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung dient beiden Parteien als Nachweis der geleisteten Vereinbarungen.

So werden Arbeitszeiten erfasst

In welcher Form die Arbeitszeiten erfasst werden, da lässt der Gesetzgeber den Beteiligten wesentlich mehr Spielraum. Als akzeptabel wird beispielsweise ein handschriftlicher Stundenzettel angesehen. In der Vergangenheit wurden Papiere häufig verlegt, so wussten teils Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht mehr, ob die Daten ausgefüllt wurden, einen Nachweis gab es nicht. Die Stunden wurden pauschal abgerechnet, oft zum Nachteil einer der beiden Beteiligten.

Heute gilt die digitale Zeiterfassung (Öffnet sich in einem neuen Tab) als angemessen und wird auch rechtlich empfohlen. Programme für Arbeitgeber gibt es bereits auf dem Markt. Jede Arbeitgeberin ist aber dazu verpflichtet, ein solches selbst anzuschaffen, zu installieren und Arbeitnehmern einen Zugang zu gewähren. Eine der einfachsten Varianten der Zeiterfassung ist die digitale Stechuhr.

Arbeitnehmer erhalten von ihrer Arbeitgeberin einen Chip oder eine Karte. Auf dem Medium sind die Identifikationsdaten des Arbeitnehmers gespeichert. Die Daten sind vom Arbeitgeber so zu schützen, dass keine unbefugte Person darauf zugreifen kann. Mit der Karte oder dem Chip loggt sich der Arbeitnehmer zum Arbeitszeitbeginn ins Zeiterfassungssystem ein. Der Beginn der Arbeitszeit wird erfasst. Für jede Pause und mit Ende der Arbeitszeit muss der Arbeitnehmer sich austragen. So wird sekundengenau die real geleistete Arbeitszeit eines Arbeitstages erfasst.

Warum nicht alle Arbeitgeber zur Zeiterfassung verpflichtet sind

Die Vorgaben des Staates sind nicht pauschal zu bewerten. Einige Arbeitgeber müssen für ihre Angestellten keine Arbeitszeiten erfassen. So dürfen unter anderem private Haushaltsarbeitgeber darauf verzichten. Es reicht, wenn zwischen der Arbeitgeberin und dem Haushaltsangestellten eine vertraglich vereinbarte Wochenstundenzahl festgelegt wird.

Arbeitnehmer, die in mobilen Sektoren tätig sind, also außerhalb des gemeldeten Betriebs, sollten ihre Arbeitszeiten selbst erfassen, wenn sie keiner einheitlichen Regelung unterliegen. Wird eine Handwerkerin von einem Kunden mit einem Noteinsatz beauftragt, steht ihr während des Auftragseinsatzes eine Entlohnung zu. Da diese jedoch nicht zur regulären Arbeitszeit gehört, ist der Arbeitnehmer selbst für die Zeiterfassung verantwortlich und muss ihren Arbeitgeber nach Ausübung der Tätigkeit über die geleistete Arbeitszeit informieren. Dem Arbeitgeber steht es zu, die Angaben anhand eines Einsatzprotokolls genau zu prüfen.

Ab 2022 keine Ausreden mehr

Arbeitsgerichte verweisen seit 2022 bei rechtlichen Konflikten zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern auf die digitale Zeiterfassung. Für Arbeitgeber gibt es keinen Grund zur Ablehnung, mit Ausnahme einiger weniger Branchen. Im Rechtsstreit sind Arbeitgeber den Vorschriften unterlegen und sie müssen darlegen können, warum die einzelnen Arbeitszeiten nicht erfasst wurden. Als Grund ist nicht zulässig, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Erfassung überlassen hat, denn in letzter Instanz trägt ausschließlich der Arbeitgeber die Verantwortung für die digitale Zeiterfassung und nicht der Arbeitnehmer.