Tras la llegada generalizada del teletrabajo, se esperaba que muchos empleados simplemente supieran utilizar herramientas de videoconferencias como Microsoft Teams. Sin embargo, para la mayoría de la plantilla, la parte informática de su trabajo consistía en poco más que responder a los emails. La repentina implementación de Microsoft Teams para las reuniones a distancia y la colaboración remota requirió cierta adaptación por parte de los nuevos usuarios.
Dada la velocidad a la que se extendió la pandemia de Covid-19, no dio tiempo a un período de adaptación razonable ni a la formación básica para el uso de Teams. Afortunadamente, Microsoft ha intentado que la transición sea lo más ágil posible, proporcionando una plataforma intuitiva y llena de funciones fáciles de usar incluso para el usuario más inexperto.
Sin embargo, si todavía no estás seguro de cómo utilizar Teams, hemos elaborado una práctica guía que repasa algunas de las características más importantes a continuación:
Registrarse
Quizás el paso más importante para utilizar Teams es el primero: registrarse. Esto se consigue fácilmente visitando https://products.office.com/microsoft-teams. A continuación, simplemente introduce la dirección de email asociada a tu cuenta de Microsoft y selecciona "Siguiente". Ahora introduce tu contraseña y selecciona "Iniciar sesión". Es posible que tengas que introducir algunos datos más, pero luego hay que seleccionar "Configurar equipos".
Una vez completado esto, es el momento de elegir cómo quieres abrir y usar Teams. Microsoft Teams está disponible en varias versiones diferentes, con opciones para Windows, Mac, móvil y web. Descarga o accede a la versión de Teams que hayas elegido y el proceso de registro se habrá completado. Si quieres saber más sobre cómo iniciar sesión, esta guía te mostrará cómo hacerlo.
Explorar la interfaz de Teams
La mejor manera de entender cómo utilizar Microsoft Teams es explorar su interfaz de usuario. A la izquierda, verás la barra de aplicaciones, donde encontrarás toda una serie de iconos diferentes. Entre ellos se encuentra "Actividad", que muestra las menciones, respuestas y otras notificaciones, así como "Reuniones" o "Calendario", que se sincronizan con tu calendario de Outlook y proporcionan una forma rápida de ver todas tus próximas reuniones. También hay "Chat", "Archivos", "Llamadas", "Tienda" y "Comentarios".
Además de la barra de aplicaciones, la interfaz también cuenta con la sección "Equipos", que muestra una lista de los equipos del usuario, el "Canal", la "Barra de comandos" y varias "Pestañas" que permiten moverse entre las distintas páginas de Equipos. También hay muchas funciones adicionales con las que hay que familiarizarse, así que es buena idea empezar a investigar la interfaz para ver lo que ofrece.
Crear un equipo en Microsoft Teams
Para colaborar con otras personas en Teams, primero tienes que unirte o crear un equipo de Teams. Para ello, selecciona "Equipos" en la barra de la aplicación, seguido de "Unirse" o "Crear un equipo". Si vas a crear un equipo, introduce el nombre y la descripción que hayas elegido, selecciona la configuración de privacidad y añade los miembros.
Un equipo puede tener un máximo de 2.500 miembros, por lo que las posibilidades de colaboración son muy amplias. También puedes asignar funciones a cada individuo, como "Propietario" o "Miembro". Si has terminado con un equipo de Teams en particular, siempre puedes optar por "Eliminar el equipo".
Organizar una reunión en Teams
Otra de las acciones más importantes que hay que entender en Teams es cómo organizar una reunión. Una de las formas es seleccionar el botón "Programar una reunión" durante un chat para establecer una llamada con todas las personas involucradas en el chat. También puedes seleccionar el botón "Calendario" seguido de "Nueva reunión". De ese modo, si seleccionas una hora en el calendario, aparecerá un formulario de programación para que termines de configurar la reunión. Una vez que estés satisfecho con los detalles de la reunión, haz clic en "Guardar" y las personas correspondientes recibirán una invitación para la reunión.
Tampoco te preocupes si quieres invitar a una reunión a alguien que no tiene Teams. Siempre que tengas su dirección de email completa, puedes invitarle. Recibirán un email con un enlace a la reunión para que puedan unirse como cualquier otro asistente que tenga una licencia de Teams.
Participar en el chat
A veces puede que no haga falta una videollamada como tal, por lo que Teams permite la colaboración a través de su función de chat. Para iniciar un nuevo chat, haz clic en el "Chat", busca el contacto al que quieres hablar y empieza a escribir en el espacio designado en la parte inferior (donde dice "escribe un mensaje nuevo"). Haz clic en "Enviar" para hacer llegar tu mensaje a cualquier persona del equipo o canal en el que estés trabajando.
Uno de los mejores aspectos de la función de chat es que cualquier nuevo miembro que se añada puede consultar todos los mensajes anteriores, incluso los que se publicaron antes de que se unieran. Esto significa que es fácil para ellos ponerse al día con un nuevo proyecto.
Compartir archivos
Tras la creación de un equipo de Teams, se configura automáticamente un sitio de SharePoint, con una biblioteca de documentos para cada canal. Cualquier archivo subido a Teams será visible desde la pestaña Archivos y simultáneamente se almacenará en SharePoint. Si deseas abrir el archivo directamente desde SharePoint, puedes hacer clic en los tres puntos situados tras el nombre del archivo y seleccionar "Abrir en SharePoint".
Acceder a la ayuda
Si crees que has agotado toda la ayuda que puedes encontrar, siempre puedes probar la función de ayuda integrada de Teams. Hacia el lado izquierdo de la aplicación, encontrarás el botón "Ayuda", donde Teams ofrece consejos localizados sobre una gran cantidad de temas. Están organizados por funciones, pero también hay una sección de "Vídeos" que muestra contenido visual sobre cómo utilizar la aplicación.
Teams también tiene su propia web de soporte, que ofrece orientación, formación y consejos para que puedas descubrir cómo funciona cualquier aspecto de la plataforma. Con eso y esta genial guía, pasarás de novato a experto en Teams en poco tiempo.
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