Immer und überall Zugriff auf Angebote, Rechnungen und Belege haben und die Quittungen für die Spesen sofort mit wenigen Klicks hochladen - diese und andere Features bietet eine gute Buchhaltungssoftware in der Cloud. Der Beitrag gibt eine Orientierung und hilft dabei, eine geeignete Software auszuwählen.
Must-haves für die Online-Buchhaltung
Das Angebot von Cloudlösungen für die Buchhaltung ist vielfältig, wobei die Schwerpunkte der einzelnen Produkte recht unterschiedlich sind. So gibt es Angebote, die sich mit recht schlanken Lösungen explizit an Freelancer richten, andere liefern Software für größere Unternehmen und juristische Personen, die komplexe Anforderungen an die Buchhaltung stellen.
Ein großer Vorteil der Online-Buchhaltung in der Cloud ist, dass auf dem eigenen System nur wenige Ressourcen benötigt werden. Der Zugang ist jederzeit möglich, etwa über einen Laptop von unterwegs, über das Smartphone oder den Desktop-PC.
Die folgenden Funktionen kennzeichnen eine umfassende und gute Buchhaltungssoftware in der Cloud:
- digitale Belegverarbeitung: Diese Funktion ermöglicht es, eine Rechnung zum Beispiel mit dem Smartphone zu fotografieren und in ein PDF-Dokument umzuwandeln. Die Software filtert aus dem Dokument die notwendigen Informationen und schlägt einen Buchungssatz vor. Der Datensatz wird von Nutzern überprüft, gegebenenfalls korrigiert und ergänzt und dann in einer Datenbank hinterlegt. Wird zukünftig ein Beleg desselben Lieferanten hochgeladen, erfolgt die Zuordnung vollautomatisch.
- geordnete Belegfreigabe: Wenn mehrere Personen in der Buchhaltung arbeiten, können bestimmte Prozesse eingerichtet und eingehalten werden. Die Verantwortlichkeiten können bei der geordneten Belegfreigabe den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet werden und Freigaben lassen sich individuell regeln. Eine Dokumentation sorgt für den nötigen Überblick und lässt erkennen, wer wann welche Arbeitsschritte vorgenommen hat.
- aktive Banken- und Zahlungsanbindung: Integrierte Konten, die mit wenigen Klicks aktuelle Umsätze von den Banken abholen, erleichtern die Buchhaltung enorm. So können bezahlte Rechnungen gleich zugeordnet und als erledigt markiert werden. Das verschafft einen aktuellen Überblick über die noch offenen Rechnungen. Über eine integrierte Onlinebanking-Funktion lassen sich Zahlungsaufträge erteilen. Ein weiteres Feature, welches Zeit spart, ist der automatische Kontenabgleich. Die mühevolle manuelle Prüfung fällt zum großen Teil weg, es bleiben nur die Buchungen unbearbeitet, die nicht zweifelsfrei abgeglichen werden können.
- Schnittstelle zum Steuerberater: Eine Schnittstelle zum Steuerberater ist ein Feature, welches kein Nice-to-have, sondern ein Must-have für eine gute Cloud-Software ist. Darüber können Steuerberater im eingeschränkten oder im vollen Umfang auf die Buchungsdaten zugreifen. Wer Selbstbucher ist und die Finanzbuchhaltung turnusmäßig vom Steuerberater überprüfen lässt, ist mit einer Schnittstelle gut beraten. Auch wenn unterjährig Fragen auftreten, die eine Abstimmung mit dem Steuerberater erfordern, hilft die Schnittstelle bei der schnellen Klärung. Erledigt das Steuerbüro jeden Monat die Buchführung? Dann können Mandanten über die Schnittstelle mit wenigen Klicks die Belege oder das Kassenbuch zur Verfügung stellen.
- Auswertungen jederzeit: Falls die Buchhaltung als Steuerungsinstrument verwendet wird, sollte sie mehr können, als einfach nur Buchungen aufnehmen oder Rechnungen generieren. Auch umfangreiche Auswertungen sollten bei Bedarf in der Software abrufbar sein, um darauf basierende geschäftliche Entscheidungen zu treffen. Ein Download der gefilterten Informationen ist ebenfalls ein praktisches Feature, was viel Arbeit erspart und eine echte Hilfe im Geschäftsalltag darstellt.
Wer sich auf die Suche nach einem passenden Anbieter macht, sollte sich im Vorfeld über die Anforderungen im Klaren sein. Davon hängt es im Wesentlichen ab, welches Produkt in Frage kommt. Wie schon erwähnt, haben Freiberufler weniger Anforderungen an ihre Buchhaltung. Sie schreiben manchmal nur eine Handvoll Rechnungen im Monat und haben ihre Geldströme über ihre Bankkonten häufig ohnehin gut im Griff. Für sie reicht oftmals eine Software mit wenigen Grundelementen aus. Ein Unternehmen mit mehreren Bankkonten, zahlreichen Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden und einem buchungspflichtigen Anlagevermögen hingegen benötigt eine Software, die ihre umfangreichen Belange erfüllt.
Chip.de, ein Portal, das sich unter anderem mit Hard- und Software befasst, empfiehlt die Online Buchhaltung mit lexoffice: “Unter den Cloud-Diensten hat lexoffice XL die Nase vorne wegen einer bis in die Details nutzerfreundlichen Umsetzung aller wichtigen Funktionen und Prozesse.“
Der Anbieter ermöglicht unter anderem automatisierte Buchhaltungsprozesse, so zum Beispiel die Erstellung von Angeboten, die sich zu Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen weiterführen lassen. Werden alle Daten regelmäßig und vollständig eingespielt, etwa die Bankumsätze und der Belegabgleich, ergibt sich daraus ein tagesaktueller Status, der unter anderem Kontostände, OPs und Informationen zur Umsatzsteuer bereitstellt.
Vorteile von cloudbasierter Buchungssoftware im Vergleich zur klassischen Einzelplatzversion auf dem PC
Wer sich für die Cloud-Buchhaltung entscheidet, profitiert von einigen Vorteilen im Vergleich zur gängigen Buchhaltungssoftware, die auf dem Büro-PC installiert wird. Die wichtigsten Vorteile sind in der folgenden Auflistung zusammengestellt:
- Interessante Preismodelle: Während eine klassische Buchhaltungssoftware oft hohe Anschaffungskosten sowie Folgekosten für Updates, Wartungen und Erweiterungen aufweist, fallen diese bei der Cloud-basierten Buchhaltung weg. Hier werden monatliche oder jährliche Abo-Preise vereinbart, in denen die Kosten für Updates, Erweiterungen und Wartungen enthalten sind. Tipp: Die Kündigungsfristen von Abo-Software sollten so kurz wie möglich sein. Besonders kundenfreundlich sind Kündigungsfristen von vier Wochen.
- Stetiger Zugriff: Eine Cloud Software lässt sich buchstäblich von überall aus nutzen. Buchhaltung und Onlinebanking lassen sich unterwegs am Smartphone erledigen. Einzige Voraussetzung ist der Internetzugang. Die klassische Software hingegen ist an ein bestimmtes Endgerät gebunden. Manche Zugriffsmodelle ermöglichen die Installation der Software auf mehreren Geräten, sodass die Erreichbarkeit zumindest etwas flexibler wird.
- Aktualität: Aktualisierungsservices sind bei fest installierter Software in aller Regel kostenpflichtig. Da der Baustein der Aktualisierung hinzugebucht werden kann, ist die Verlockung bei kostenbewussten Kunden groß, darauf zu verzichten. Allerdings kann dies verheerende Auswirkungen haben, man denke etwa an die vorübergehende Senkung der Mehrwertsteuer im Zuge der Coronapandemie und die daraus resultierenden buchhalterischen Herausforderungen. Mit der cloudbasierten Software sind Nutzer stets auf dem neuesten Stand. Dies gilt auch für die Rechtssicherheit und die Datensicherheit. Durch die zuverlässige regelmäßige Aktualisierung werden die Rahmenbedingungen den geltenden Vorschriften angepasst. Dies gilt etwa, wenn die Datenschutzverordnung verändert wird, zum Beispiel hinsichtlich der Belegverschlüsselung oder der Aufbewahrungspflichten. In der Cloud sind die Daten stets sicher abgelegt und verfügbar. Der Anbieter kümmert sich um die notwendigen Arbeiten, sie sind Teil des vereinbarten Leistungspakets. Anders ist dies bei der stationär verwendeten Software. Nutzer sind für Sicherungen, Aktualität und Datensicherheit selbst verantwortlich und müssen dafür Sorge tragen, dass ihre Daten vor Hackern geschützt werden.
