De beste nettbaserte samarbeidsverktøyene gjør det enkelt for folk å jobbe sammen med et bredt spekter av generelle og spesialiserte oppgaver.
Samarbeid over nettet hadde blitt vanlig for mange allerede før koronaviruset snudde opp ned på hverdagen vår, og nå har det virkelig bitt den nye normalen. Man venter ikke lenger at ansatte skal arbeide isolert fra hverandre, selv om de jobber hjemmefra, men tvert imot at de arbeider tettere sammen. Selv når hverdagen langsomt vender tilbake til normalen, vil nok flere av samarbeidsformene som oppsto fortsette videre.
Samarbeid gir større effektivitet og økt produktivitet, men bare hvis du i utgangspunktet har de rette samarbeidsverktøyene.
Disse bygger vanligvis på en kommunikasjonsplattform som ikke bare er tilgjengelig fra en stasjonær datamaskin, men også fra mobile enheter, blant annet mobiltelefoner. På denne måten kan alle ansatte holde kontakten med hverandre hele tiden via Unified Communications, noe som bidrar til bedre forståelse av hverandre innenfor avdelingene, og på tvers av dem.
Et pluss er det også at deadlines, oppgavehåndtering og support er integrert i kommunikasjonsverktøyet. Alt må være klart og tydelig, enkelt å forstå, enkelt å betjene slik at misforståelser unngås. Alle ansatte skal ha muligheten til å kommunisere med rett person, hvor enn de måtte høre til i bedriftshierarkiet, for å gripe fatt i felles problemer – og deretter løse problemene gjennom en god arbeidsflyt.
Samarbeidets tidsalder er kommet, der en virksomhet kan bli et lag bestående av sterke individer med egne fortrinn, som kan bringes sammen for å skape et bedre arbeidsmiljø og en mer velsmurt bedrift.
- Videokonferanser: De beste løsningene
- Her er alt du trenger til det perfekte hjemmekontoret
- Her er de beste prosjektstyringsverktøyene
Beste nettbaserte samarbeidsverktøy – en oversikt
Hvorfor du kan stole på TechRadar Våre ekspertvurderinger bruker timer på å teste og sammenligne produkter og tjenester, slik at du kan velge det beste for deg. Finn ut mer om hvordan vi tester.
Microsoft Office er nok ikke den første plattformen du tenker på når det gjelder samarbeid, men denne programvarepakken utgjør kjernen i den nettbaserte tjenesten Office 365.
Dette er viktig, ettersom Microsoft Office stadig er den mest brukte, og dermed den viktigste kontorprogrampakken som finnes. Og selv om konkurrenter som OpenOffice og G Suite ypper seg, har de fremdeles langt igjen til dette nivået av funksjonalitet og brukervennlighet.
Derfor er det i de fleste bedrifter sannsynlig at Microsoft Office har en sentral plass. Utviklingen av Office 365 har gitt en mengde fordeler, ikke minst at team kan samarbeide direkte i de samme dokumentene. Dette kan være alt fra arbeidsoppgaver i Excel til presentasjoner i Powerpoint eller kunderapporter skrevet i Word.
I tillegg leveres Microsoft Teams nå med en rekke Office 365-pakker, slik at Unified Communications integreres med den tradisjonelle programvaren.
Det som gjør Office 365 spesielt fristende er at som en skybasert plattform kan den i tillegg til å brukes fra Windows også benyttes fra Mac, Android og iOS.
Prisen for Office 365 avhenger av om du kjøper programpakken til privat eller profesjonell bruk. Prisen ligger fra ca. 70 kroner/83 kroner i måneden per bruker. Den profesjonelle utgaven krever forhåndsbetaling på årsbasis.
En løsning det har vært lite oppmerksomhet omkring er Office 365 Business Essentials, der du får mange av de samme programmene og valgmulighetene som de forannevnte, men som bare koster ca. 50 kroner i måneden ver årlig innbetaling. Det gjør hele pakken utrolig kostnadseffektiv, særlig om man sammenligner med prisene for frittstående løsninger innenfor Unified Communication (UC) og samarbeidsprogramvare.
Der mye av programvaren i denne oversikten er spesialisert for samarbeidsløsninger, ser man gjennom Office 365 at samarbeid også er blitt normalisert i de mer etablerte programpakkene.
Les vår test av Microsoft 365 på engelsk
Slack er utvilsomt et kraftig samarbeidsverktøy, med sine flere millioner brukere verden over. Plattformen er utrolig smart, og du kan bruke den både fra datamaskiner og mobile enheter. Med Slack kan du sende direkte meldinger (DM) og dokumenter til en enkeltperson eller en gruppe ansatte. Her kan du organisere samtaler i ulike kanaler (kanskje til bestemte prosjekter, til teknisk support, generell chat og så videre).
Programmet støtter også videosamtaler, der du kan snakke med kolleger om prosjekter og samarbeide i dybden, uten at du skal måtte skrive ned alt i en DM. Selv om dette ikke kan erstatte skylagringstjenester, kan du dra og slippe filer og dele dem med kollegene dine direkte innenfor Slack. Tjenesten er dessuten kompatibel med Google Drive, Dropbox og Box.
På toppen av det hele har Slack også en gratisversjon. Ikke overraskende har den sine begrensninger, for eksempel når det gjelder antallet meldinger som kan lagres, total lagringsplass og så videre.
Les vår test av Slack på engelsk
Asana har eksistert siden 2008, og er dermed for en veteran å regne blant samarbeidsprogrammene. Selskaper som Intel, Uber, Pinterest og TED bruker alle Asana i kjernen av sin kommunikasjon.
Løsningen er utviklet som et enkelt verktøy for selskaper som vil spore de ansattes arbeid for å oppnå de best mulige resultater. Innenfor plattformen kan du sette opp huskelister til aktive prosjekter, sette opp påminnelser om kommende deadlines og sende forespørsler til kolleger. Teammedlemmer kan også kommentere postede meldinger innenfor løsningen.
Du kan organisere alle prosjektene dine i liste- eller ruteformat, og du får dessuten en søkefunksjon så du lett kan finne tidligere utført arbeid. Asana er et utrolig effektivt verktøy for å holde arbeide superorganisert og får å lette kommunikasjon når det gjelder arbeidsoppdateringer og fremdrift.
Les vår test av Asana på engelsk
Miro er et av nettverktøyene som sikter på å bygge bro mellom tradisjonelt kontorarbeid og den moderne hybridløsningen med hjemmekontor. Det kan best beskrives som et flerfunksjonelt samarbeidsverktøy, og listen over funksjoner er bredere enn hos de fleste andre.
Det meste du foretar deg i Miro er i "boards" som i begynnelsen er blanke blokker. Å sette disse opp første gang kan være tidkrevende, heldigvis har nettsiden ferdige templater tilgjengelig.
De mest brukte templatene er tankekart, roadmaps og tidslinjer. Flere av templatene vil fungere godt i prosjektarbeid og ligner en del på Airtable eller Trello.
Miro er et veldig godt verktøy som dekker det meste man trenger. Man får også god innsikt i sikkerheten rundt verktøyet, og prisen er ikke blant de høyeste. Det eneste vi kunne tenke oss er bedre tilgjengelig support.
Les vår test av Miro review på engelsk
Hvis du har sett nærmere på programvare for prosjekthåndtering og nettbaserte samarbeidsverktøy, har du trolig kommet over Trello. Programmet er tilgjengelig på nettet og i mobilapper. Her kan du enkelt organisere prosjekter og samarbeide på dem med kolleger.
På denne plattformen kan du arbeide med rutenett eller lister, som kan organiseres etter team og oppgavetyper. Og innenfor disse kan du sette opp huskelister og delegere arbeid blant kolleger. Man kan også knytte kommentarer til ulike meldinger, en enkel måte å gi tilbakemeldinger på.
Trello kan også by på flere integrasjoner med programmer som Evernote, GitHub, Google Drive og Slack. Du kan laste ned programmet gratis, men det finnes betalingsløsninger som gir adgang til flere funksjoner.
Prisen for den kommersielle løsningen er ca. 100 kroner i måneden per bruker. ved årlige innbetalinger. Der får du tilgang til flere administrative funksjoner som gir bedre organisering. Det finnes også en «Enterprise»-utgave som prises i henhold til hvor mange brukere som kreves. Her er det flere funksjoner for organisasjonshåndtering.
Les vår test av Trello på engelsk
Podio beskriver seg selv som en fleksibel og lett modifiserbar nettplattform for arbeid og kommunikasjon innenfor team. Med andre ord gir det deg en måte å organisere store arbeidsmengder på, og å delegere arbeid mellom ansatte.
Akkurat som mange andre samarbeidsløsninger for bedrifter på markedet, leverer Podio verktøyene du trenger for å dele dokumenter, se statusen til aktive prosjekter og få tilbakemeldinger om ting du aktivt arbeider med. Disse funksjonene kombineres i et lett anvendelig grensesnitt.
Podio er også væpnet med mobilapper av høy kvalitet, som er velegnet når du er på farten og er avhengig av smarttelefonen eller nettbrettet. Her er det imponerende integrasjon med tredjepartstjenester og appen, som for eksempel Dropbox, Google Drive, Evernote og Zendesk.
Les vår test av Podio på engelsk
Ryver minner mye om Slack, og søker å gi bedriften din svært effektive kommunikasjonsrutiner, med enkle metoder for å snakke om oppgaver og passe på overholdelse av deadlines.
Det som gjør Ryver til et fristende valg er at du kan opprette så mange team du vil innenfor programmet, og dessuten enkelt kategorisere dem. Som med Slack kan du benytte plattformen til å starte chatter med grupper og enkeltpersoner.
Her finnes det dessuten noen interessante filtre. Du kan kontrollere hvem som kan se det du poster i appen, og bli med i de teamene som er mest relevante for deg. Alle bedriftens innlegg finner du i en nyhetsstrøm som minner om den hos Facebook. Du kan også markere enkeltinnlegg slik at du enkelt kan komme tilbake til dem senere.
Her finnes det også en mengde av leverandørens egne klienter for både datamaskiner og mobile enheter, blant annet for Mac og Linux. Prisene begynner på ca. kr. 500 i måneden for opptil 12 brukere, og ca. 1000 kroner for et ubegrenset antall brukere. Det finnes også en proffversjon for større bedrifter med automatisert arbeidsflyt, Single Sign-On (SSO) og avansert teamstyring.
Les vår test av Ryver på engelsk
Flock en annen løsning som minner svært mye om Slack, men det er litt mer krevende å bruke og byr på mer omfattende kommunikasjonsverktøy.
Flock støtter kanaler for ulike team, i tillegg til kommunikasjon en til en eller i grupper. Brukerne kan søke i meldinger, dokumenter og lenker, og flokk vil finne det du ser etter, uansett hvem som sendte det og hvor det ble sendt.
Her har du tilgang til tale- og videosamtaler, skjermdeling og produktivitetsverktøy som meningsmålinger, deling av notater og påminnelser. Brukerne kan knytte ulike oppgaver til bestemte gruppemedlemmer.
Her får du også integrasjon med tredjepartsleverandører som Google Drive og Twitter, med meldingsvarsler direkte i kanalene.
Flock er gratis å bruke, men søkefunksjonen begrenses til 10 000 meldinger, lagringsplassen er begrenset til 5 GB og det tillates bare integrasjon med fem tredjepartsleverandører. Med proff-versjonen får du en ubegrenset søkefunksjon, 10 GB lagringsplass per bruker og administrativ kontroll. Med «Enterprise»-utgaven får du 20 GB lagringsplass per bruker, flere administrative kontrollfunksjoner og dedikert support.
Les vår test av Flock på engelsk
Andre samarbeidsplattformer du kan vurdere
Det er mange samarbeidsplattformer det kan være verdt å ta en titt på. Om ikke annet fordi de har en ulik tilnærming til funksjonene, eller til og med kommer med sine egne nyttige funksjoner. Her tar vi en titt på et knippe nettbaserte samarbeidsprogrammer som det kan være lurt å undersøke grundigere.
Visme er utviklet spesielt som nettbaserte samarbeidsrapporter, presentasjoner og infografikk. Foruten å fremme merkevarestøtte og sikte på å redusere designkostnader, gir det deg analyseverktøy der du får oversikt over hvilke presentasjoner og rapporter som er mest engasjerende, og kan justere tilnærming i henhold til dette. Utviklerne anbefaler Visme til salg og markedsføring, HR og rekruttering, internkommunikasjon og dessuten utdanning og internopplæring. Produktet prises ut fra om bruken er individuell, profesjonell eller til utdannelsesformål.
Basecamp tar sikte på å være en alt-i-ett-plattform der funksjoner fra mange ulike programmer er samlet på ett sted, slik at det blir enklere å gjennomsøke informasjon, i tillegg til at det er enkelt å håndtere med alt på ett sted. Blant funksjonene er chat, meldingsfora, huskelister og planlegging, samt automatisert innsjekking. Her finnes det også ett enkelt sted til lagring av alle dokumenter og mapper. Til forskjell fra andre samarbeidsprogrammer som faktureres per bruker, krever Basecamp en enkeltsum på ca. 1000 kroner for et ubegrenset antall brukere. Dette gjør programmet spesielt velegnet for større bedrifter.
Wrike er først og fremst en verktøy for prosjekthåndtering og planlegging. Her er det enkelt å se hvilket stadium av prosjektet alle de medvirkende befinner seg i. Som et selvstendig program virker det temmelig begrenset sammenlignet med de fleste konkurrentene, men styrken ligger i den omfattende graden av integrasjon, med for eksempel Google, Dropbox, Salesforce, Microsoft, Adobe og Github. Dette betyr at Wrike kan opptre som en sentral plattform knyttet til en mengde andre programmer. Dermed kan du dekke et bredere felt av muligheter og funksjoner enn mange av de rivaliserende produktene.
Monday.com er en plattform der du kan planlegge, overvåke og samarbeide på prosjekter på en visuelt enkel måte. Dra-og-slipp-funksjonalitet og generell brukervennlighet gjør dette programmet spesielt velegnet for prosjekthåndtering og alminnelig håndtering av arbeidsflyt i team. Det har integrasjon med blant andre Slack, Trello, Google Drive og Dropbox. Dermed kan du benytte det som en sentral node i teamsamarbeid. Med disse integrasjonene kan for eksempel monday.com benyttes for å oppnå en bredere rekkevidde enn programmet isolert sett.
