Der digitale Wandel ist im vollen Gange und digitale Kompetenzen sind wichtige Wettbewerbsfaktoren, die über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden. Während die digitale Transformation oft mit der Nutzung von neuen Produkten, Systemen und Betriebsmodellen gleichgesetzt wird, umfasst sie heute mehr, beziehungsweise alles – von der Kunden-Integration über Webplattformen und elektronischen Handel bis hin zu internen Prozessen.
Die Corona-Pandemie hat in den vergangenen Monaten der Digitalisierung einen großen Schub verpasst und Maßnahmen und Innovationen in diesem Bereich deutlich vorangetrieben. So zeigt die jüngste Coachbase-Studie, dass die weltweiten Investitionen in die digitale Transformation pro Unternehmen um durchschnittlich eine Million Dollar Vergleich zum Vorjahr gestiegen sind. In Deutschland sagen 65 Prozent der Unternehmen, signifikante, transformative oder sogar revolutionäre Verbesserungen für die Nutzerfahrung ihrer Kunden erzielt zu haben. Doch trotz der hohen Investitionsbereitschaft haben viele Unternehmen mit der erfolgreichen Umsetzung der digitalen Transformation zu kämpfen, auch ohne die zusätzliche Belastung der Pandemie. So mussten drei Viertel der Unternehmen aufgrund von verzögerten oder gestoppten Transformationsprojekten strategische Ziele zeitlich nach hinten schieben oder gar neu aufsetzen.
Unternehmen müssen daher ihre eigene digitale Transformation überdenken. Es geht nicht mehr nur darum, die richtige Technologie zu implementieren; der Erfolg und die Zukunftsfähigkeit hängt auch unmittelbar mit einer Anpassung der Denk-, Handlungs- und Kooperationsweisen der Mitarbeiter zusammen. An dieser Stelle des kulturellen Wandels spielen auch die IT-Abteilungen eine entscheidende Schlüsselrolle, in dem sie die Verbesserung der Arbeitsweise unterstützen und somit die Digitalisierung steuern.
Doch worauf sollte die IT-Abteilung besonders achten?
1. Strategie mit Ergebnissen verknüpfen
Begrenzte Ressourcen, Remote-Work und sich ständig ändernde Prioritäten erschweren es Führungskräften zunehmend, sicherzustellen, dass Aufgaben und strategische Prioritäten von demjenigen Mitarbeiter übernommen werden, der am besten dazu befähigt ist. Oft fehlt der Überblick, um Strategie und Ergebnisse bestmöglich miteinander zu verknüpfen und die Planung gleichzeitig flexibel zu halten. Die Lösung kann hier in der Implementierung von Technologien liegen, mit der die Workflows aller Mitarbeiter abgebildet und aktiv verwaltet werden können. Dies ermöglicht eine Echtzeitansicht und stellt sicher, dass die Arbeit zu jeder Zeit an die Unternehmensstrategie angepasst werden kann.
2. Iterative Planung und Priorisierung
Digitale Transformation heißt vor allem auch: Anpassungsfähigkeit. Unternehmen müssen auf neue Herausforderungen und Chancen reagieren, wenn sie aufkommen. Für das Projekt- beziehungsweise Arbeitsmanagement ist damit ein agiler Ansatz oft besser als die traditionelle, Schritt-für-Schritt Planung im Wasserfallmodell. Der Schlüssel liegt in einer iterativen Flexibilität, die es ermöglicht, jederzeit Pläne zu ändern und neu zu gestalten. Dabei ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Organisation mit Technologien aufbauen, die eine flexible Planung und Priorisierung ermöglichen und die Implementierung neuer Erkenntnisse einfach macht. Die Auswahl der passenden Software sollte dabei immer auf die eigenen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und nach Bedarf erweiterbar sein. Hier müssen IT-Verantwortliche konstant den Digitalisierungsstand des Unternehmens und die Fähigkeiten der Mitarbeiter berücksichtigen und Rücksprache mit dem verantwortlichen Management halten.
3. Produktivität steigern, ohne die Autonomie der Mitarbeiter zu beeinträchtigen
Eine der wichtigsten Aufgaben von IT-Abteilungen ist seit jeher die Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter. Welche Aufgaben wiederholen sich und können automatisiert werden? Wo könnte ein Arbeitsprozess durch technische Unterstützung vereinfacht werden? Durch ein vollständiges Bild aller im Unternehmen anfallender Arbeiten können Aufgaben und Prozesse identifiziert werden, die durch die richtige Anpassung von Tools und Prozessen Zeit einsparen können. Dabei darf die Automatisierung jedoch nicht die Kreativität und Freiheit der Mitarbeiter einschränken. Konstantes Feedback der Mitarbeiter ist deswegen unerlässlich, um zu gewährleisten, dass die Produktivität gesteigert wird und gleichzeitig das Bedürfnis des Einzelnen nach Erfolg im Job erfüllt ist.
4. Daten zugänglich und umsetzbar machen
Die richtigen Daten zur richtigen Zeit - das ist wichtig, um gut überlegte Entscheidungen treffen zu können. Wenn jedoch zu viel Zeit damit verbracht wird, die Daten erst einmal zu sammeln und in ein nützliches Format zu verwandeln, werden häufig Gelegenheiten verpasst und zudem wichtige Ressourcen verschwendet. IT-Abteilungen sollten daher in Echtzeit auf die richtigen Daten zugreifen können, die so visualisiert sind, dass sie einfach und vor allem umfassend für Analysen verwendet werden können. Sicherheit und Integrität sind dabei zu priorisieren. Um dies durchzusetzen und sicherzustellen, dass Daten nur von Personen gesichtet werden, die dazu befugt sind, können rollenbasierte Hierarchien erstellt werden.
5. Nieder mit den Datensilos!
Eines der wichtigsten Versprechen der Digitalisierung ist das Aufbrechen von Silos und einer besseren Zusammenarbeit von Abteilungen. Durch das Teilen von Wissen entstehen Synergieeffekte, die genutzt werden können, die redundante Datenerhebung wird zudem minimiert. Damit die Führungsebene und Mitarbeiter auch effizient auf Daten zugreifen und sie aktiv in einer Strategie umsetzen können, ist eine Integration und Verknüpfung von unterschiedlichen Anwendungen und Systemen notwendig. Die Integration sollte so strukturiert sein, dass Flexibilität und interoperable Arbeitsabläufe geschaffen werden, damit sich Einzelpersonen, Teams und Abteilungen zur richtigen Zeit auf die richtige Arbeit konzentrieren können.
6. Zusammenarbeit aller Abteilungen
Transformationen, egal welcher Art, sind nie einfach. Neue Technologien und Aufgaben können zunächst noch diffus und verwirrend sein. Deswegen sollten sich IT-Teams darauf einstellen, zu Beginn viele Anfragen zu beantworten und Probleme zu lösen. Denn die digitale Transformation wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus. Es geht nicht nur darum, in ein gutes System zu investieren, sondern auch darum, wie Marketing, IT, Vertrieb, Personal und alle anderen Abteilungen zusammenarbeiten. Für eine langfristige Vision und strategische Planung muss sich die IT-Abteilung deswegen Input von außen – also außerhalb ihrer Abteilung – holen. Nur durch eine gute Interaktion mit anderen Unternehmensfunktionen können Veränderungen richtig abgeschätzt und auch ein nachhaltiger Wandel in der Unternehmenskultur herbeigeführt werden.
Obwohl viele Unternehmen im Jahr 2020 bereits große Schritte in Richtung einer umfassenden digitalen Transformation des Arbeitsplatzes gemacht haben, wird es auch in Zukunft eine umfassende Aufgabe bleiben, Prozesse und Technologien zu implementieren und alle Vorteile zu nutzen. Im Zuge der Pandemie schnell implementierte Lösungen müssen überdacht, verbessert und möglicherweise auch ersetzt werden. Digitale Technik kann zwar helfen, Silos aufzubrechen und eine bessere Zusammenarbeit ermöglichen, jedoch ist damit eine fortlaufende umsichtige Arbeit verbunden. Die IT-Abteilung hat als Schnittstelle zwischen allen Abteilungen eines Unternehmens die beste Position, um die Transformationsziele des Unternehmens nachhaltig in eine Roadmap für das kommende Jahr zu integrieren und umzusetzen. Durch den Einsatz von strategischen Planungstools und Technologien können leicht Aufgaben erfasst und durch mehr Transparenz sowie Feedback von Mitarbeitern strategische Ziele erreicht werden. Deswegen gilt: auch wenn Mitarbeiter langsam wieder in die Büros zurückkehren, sollten Transformationsprozesse nicht hier stoppen.
Swen Arnold, Regional Director Benelux, Nordics, DACH bei Workfront
