Verkossa on saatavilla jo useita ilmaisia työntekoa helpottavia sovelluksia, minkä vuoksi on hieman yllättävää, että Microsoft saapui samoille apajille vasta nyt. Vaan onneksi tuli. Office on the web (aiemmin Office Online) on kevyt, mutta ominaisuuksiltaan yllättävän rikas työkalu, joka on yksi parhaita tuottavuutta parantavia työkaluja – lisäksi se on täysin ilmainen.
Ilmaiset verkkopohjaiset sovellukset, joilla hoitaa dokumentoitu, taulukkolaskenta ja esitysten teko sekä kommunikointi, ovat usein riittävät joillekin yrityksille tai henkilöille. Näistä puuttuu kuitenkin usein aina tärkeitä sovelluksia tai ominaisuuksia, minkä vuoksi yhä useampi kehittyneempää ja ammattimaisempaa työkalua tarvitsevat ovat siirtyneet Microsoft 365:n käyttäjäksi.
Vertailemme tässä artikkelissa näiden kahden sovelluksen isoimpia eroja ja kerromme, kumpi sovelluksista toimii paremmin juuri sinulle.
Ominaisuudet
Pikaisella silmäyksellä sovelluksissa ei tunnu olevan eroja aina ylärivin toimintoja myöten. Erot alkavat kuitenkin erottua tarkastelemalla syvemmin.
Office on the web on ominaisuuksiltaan yllättävän kattava ja tuntuu tutulta kaikille Office-sovelluksia käyttäneille. Word Onlinesta uupuu vain muutama toiminto, jotka eivät välttämättä häiritse kaikkia. Tämä riippuu lähinnä haetusta käyttötarkoituksesta sovellukselle.
Word Onlinessa ei ole ensinnäkään mahdollisuutta lainkaan piirtää, mikä on pienoinen pettymys. Ominaisuus löytyy kuitenkin PowerPointista ja OneNotesta, joissa se on eittämättä hyödyllisempi, mutta tuen saaminen kaikkiin sovelluksiin olisi ollut hyvä lisä.
Shapes, Smart Art ja Charts uupuvat myös, minkä myötä Word Online rajoittaa pelkästään tekstinkäsittelyyn. Sen avulla ei voi myöskään luoda diagrammeja tai muitakaan visuaalisia apuja, vaan ne pitää lisätä toista kautta.
Design- ja Mailing-välilehdet uupuvat niin ikään Word Onlinesta. Jälkimmäinen tukee sähköpostien yhdistämistä ja kirjeiden luontia, joten sen puuttuminen ei luultavasti ole suuri menetys. Design-välilehden puute tarkoittaa sen sijaan sitä, ettei dokumentteihin voi tehdä kattavia muutoksia. Office Online tukee sentään tyylejä (Styles), mutta niitä ei voi muokata tai edes lisätä maalattuihin kohtiin.
Kätevä Tell Me -asetus puuttuu myös Wordista, mutta se löytyy kyllä PowerPointista ja Excelistä. Yksikään Online-sovelluksista ei tue kuitenkaan Sidebaria navigoimiseen tai sijoitteluun.
Positiivisena puolena Office Online sisältää laajennukset, mikä on hyvä uutinen, sillä monet puuttuvat ominaisuudet voi lisätä muiden tekemien laajennusten avulla. Esimerkiksi Word Onlinessa ei ole lainkaan viitteidenhallintaa, mutta siihen voi liittää Mendeleyn, SmartCiten tai jonkun muun vastaavan. Sama koskee myös laskukaavoja sekä ikoneita, minkä lisäksi myös Excelille ja PowerPointille löytyy tusinoittain ominaisuuksia.
Online Review -välilehti on sen sijaan täysin varusteltu, mikä noudattaa Microsoftin viimeaikaista tavoitetta yhdistää Office-sovellukset entistä helpommin ja kätevämmin toisiinsa. Voit seurata, hyväksyä ja hylätä muutoksia tai lisätä ja tarkastella kommentteja. Tämä koskee kaikkia sovelluksia.
Word Onlinen lailla myös Excel Onlinesta uupuu tuki piirtämiselle. Myös Page Layout uupuu, mutta monet sijoitteluun liittyvät toiminnot löytyvät Print-valikon alta.
Formulas-välilehti on sen sijaan mukana, mutta sen valikoima on torso. Sen ainoa toiminto on Calculate Workbook. Onneksi Insert Function -painike on myös olemassa, joskin se on siirretty Insert-välilehden alle.
Suurin osa taulukkolaskentaominaisuuksista on kuitenkin mukana. Itse asiassa verkkosovelluksessa on yli 400 ominaisuutta, mikä tekee siitä yhden monipuolisimmista taulukkolaskentaohjelmista verkossa. Se tukee muun muassa ehdollista muotoilua, ulkoisia viittauksia, suodattimia, leikkauksia, aikajanakontrolleja, tauluja ja suurinta osaa kaavioista. Käytännössä siinä on melkein kaikki tarvittava.
Excelistä löytyy lisäksi mahdollisuus piirtää, joka on kattava ja nopea. iPad Prolla ja Apple Pencilillä se tuki painetta ja toimi käytännössä ongelmitta. Jostain tuntemattomasta syystä johtuen Draw-välilehti on kuitenkin näkyvissä ainoastaan Simplified Ribbon -näkymässä. Myös Shapes ja SmartArt löytyy PowerPointista koko komeudessaan.
On valitettavaa, ettei Microsoft tuonut näitä toimintoja myös Wordiin. Toisaalta kun tarkastelee niiden erinomaista toiminnallisuutta PowerPointissa, päätös näiden pois jättämiselle on luultavasti ollut juuri kaupallinen. Piirtomahdollisuus on tuotu sentään OneNoteen, joskin siitä uupuu Shapes ja Draw to Shape.
Tulostus ja Views on sen sijaan aavistuksen rahallisempi, eikä tulostaessa voi esimerkiksi tulostaa samaa sivua useaan kertaan. Jälkimmäisen kohdalla voi vaan laittaa huomautukset joko päälle tai pois, mikä tarkoittaa sitä, ettei ohjelmassa ole lainkaan kaivattua Presenter-näkymää. Verkkoversiossa ei ole myöskään opasteita tai mittoja.
Suorituskyky
Koneelle asennettavan sovelluksen responsiivisuutta, sulavuutta ja tuntumaa on tietenkin vaikea päihittää. Office on the web -sovellukset toimivat tästä huolimatta yllättävän sutjakkaasti ja olivat helppokäyttöiset. HTML5 on kehittynyt paljon, joten hiiren oikealla painikkeella avattavat valikot avautuvat nopeasti ja muotoilu on kattava. Office on the Webin käyttö tuntuukin melkein samalta kuin asennettavan sovelluksen käyttökin, mutta siitä uupuu ainoastaan joitain ominaisuuksia.
Kannattaa myös huomioida, että suorittimen, muistin ja tehojen osalta verkkosovellukset vaativat itse asiassa vähemmän resursseja tietokoneelta kuin näiden työpöytäversiot. Jos siis työskentelet vanhemmalla koneella tai akku on melkein loppumassa, verkkosovellukset voivat olla jopa 365-tilausta parempi vaihtoehto.
Office Online ei tosin toimi lainkaan ilman jatkuvaa verkkoyhteyttä. Yhteyden menettäessä käyttäjä ei siis voi jatkaa editointia tai päästä käsiksi tiedostoihin.
Tuki
Tuki on oikeastaan identtinen niin maksavien asiakkaiden kuin sovelluksia ilmaiseksi käyttävien käyttäjien kohdalla. Sekä puhelintuki että chat ovat saatavilla molemmille, minkä lisäksi tietokannat ja yhteisö ovat niin ikään avoimia kummallekin.
Hinta ja saatavuus
Office for the Webin käyttö on ilmaista ja sen mukana saa 5 Gt pilvitallennustilan. Microsoft 365 -tilaus maksaa yksityiselle henkilölle 7 € / kk ja yrityksille alkaen 4,20 € / kk.
Office for the Web sisältää Wordin, Excelin, Powerpointin, OneNoten, OneDriven ja Outlookin. Siitä uupuvat Access, Publisher, SharePoint ja Microsoft Teams. Siinä ei ole myöskään Microsoft 365:ssä olevia mielenkiintoisia uusia tekoälyllä tehtäviä editointi- ja arviointityökaluja, jotka tekevät dokumenttien kirjoittamisesta selkeämpia.
Yhteenveto
Office on the web tarjoaa mielestämme kaiken tarvittavan ja olemme sen käyttöön tyytyväisiä. Sovellukset toimivat nopeasti ja niissä on riittävästi ominaisuuksia, joilla luoda, editoida ja jakaa yksinkertaisia dokumentteja, monipuolisia taulukoita ja PowerPoint-esityksiä. Yksityiskäyttäjille ja jopa pienyrityksille se tarjoaa kattavat ominaisuudet, jotka haastava Google Docsissa olevat vastaavat. Siten uskallammekin suositella sitä kaikille.
Isommille yrityksille ja organisaatioille, jotka etsivät edistyksellisempää dokumentointia ja yhteistyöominaisuuksia, suosittelemme sen sijaan Microsoft 365 -tilausta. Siinä olevat sovellukset ovat kattavampia ja dokumentteja voi editoida myös ilman jatkuvaa verkkoyhteyttä. Sen lisäksi Teams ja SharePoint helpottaa ja tehostaa yhteisten projektien vetämistä.
