Skip to main content

Parhaat työkalut ja sovellukset etätyöskentelyyn ja kommunikointiin 2020

Verkkoyhteistyö
Lähde: Pixabay (Kuva: Pixabay)

Koronaviruksen (COVID 19) myötä yhä useampi työntekijä on jäänyt tekemään töitä kotoa käsin. Kerroimme jo, miten voit tehdä kotioloista paremmin työskentelyyn sopivan kotikonttorin. Nyt listaamme tässä parhaat etätyötä tukevat ohjelmat, joiden avulla työntekijät voivat työskennellä kotona, olla yhteyksissä tiimiläisten kanssa sekä jakaa projekteja.

Yhteistyö on työpaikkojen uusi normi. Työntekijöiden ei enää oleteta työskentelevän täysin eristyksissä muista, vaan työnkuvaan kuuluu yhä enemmän yhteisiä palavereita ja tiimityöskentelyä. Tämä johtaa puolestaan parempaan tehokkuuteen ja tuottavuuteen, mutta ainoastaan silloin, kun työkalut ovat oikeat.

Sovelluksissa on ensisijaisen tärkeää, että ne tukevat mahdollisimman montaa alustaa. Ei riitä, että työkalu on käytettävissä ainoastaan pöytätietokoneella, vaan siihen täytyy olla pääsy myös älypuhelimista, jotta kommunikaatioon voi osallistua mistä tahansa.

Toisekseen sovelluksen olisi hyvä olla sisäänrakennettuna suoraan toiminnot deadlineille, asioiden hallinnalle ja muihin tukiasioihin. Ja ennen kaikkea niiden olisi hyvä olla selkeitä, helppokäyttöisiä, jotta väärinymmärrykset jäisivät vähäisiksi. Kaikilla työntekijöillä täytyy olla mahdollisuus voida puhua oikeiden henkilöiden kanssa sekä saada sujuvat työkalut ongelmien ratkaisuun.

Yhteistyön hyvät päivät ovat viimein täällä, ja yritykset voivat hyödyntää todenteolla yksilöiden uniikit kyvyt, jotka johtavat parempaan työilmapiiriin ja parempaan yhtiöön.

Divider

Paras sovellus yhteistyöhön tällä hetkellä: Office 365
On olemassa useita erilaisia toimistiohjelmistoja, mutta Microsoft Office on yhä se alkuperäinen ja paras, sillä se tarjoaa valtavan valikoiman ominaisuuksia ja toiminnallisuutta, joita kilpailijoilla ei vain ole.

Lisäksi Office 365 on pilvipohjainen ratkaisu, joten sitä voi käyttää kaikilla koneilla, mobiililaitteilla ja älypuhelimilla ilman yhteensopivuusongelmia. Kaikki tiedostot tallennetaan pilveen ja ne synkronoidaan laitteiden välillä, joten työskentelyn vo ialoittaa kotona ja viimeistellä toimistolla.

Siten se on ideaali ratkaisu yhteistyötarpeisiin, koska useat käyttäjät voivat muokata dokumentteja reaaliaikaisesti sekä olla toisiinsa yhteydessä projektin etenemiseksi.

Voit rekisteröityä Microsoft Office 365:n käyttäjäksi täältä.

Parhaat verkkopohjaiset ohjelmat yhteistyöhön pikaisesti:

  1. Office 365
  2. Slack
  3. Asana
  4. Podio
  5. Ryver
  6. Trello
  7. Flock

Office 365

(Image credit: Microsoft)

1. Office 365

Jaa ja muokkaa dokumentteja viestien kera

Tutut sovellukset
Samanaikainen muokkausmahdollisuus
Teams lisää kommunikaatiomahdollisuuden
Taloudellinen paketti

Microsoft Office ei ole välttämättä ensimmäinen alusta, joka tulee mieleen miettiessäsi yhteistyöhön soveltuvia sovelluksia, mutta se toimii nykyään pilvessä toimivan Office 365:n sydämenä.

Tämä on tärkeä huomio, sillä Microsoft Office on edelleen käytetyin ja siten tärkein toimistotyökalu. Vaikka sillä on kilpailijoita muun muassa OpenOfficen ja G Suiten osalta, ne eivät pysty tarjoamaan samaa toiminnallisuutta ja helppokäyttöisyyttä kuin Office.

Siten Microsoft Office on todennäköisin vaihtoehto monien yritysten infrassa. Siten siirtymä Office 365:een tuo lukuisia etuja, joista merkittävin on eittämättä tiimien kesken jaettavat ja yhdessä muokattavat dokumentit. Nämä koskevat niin Word-tiedostoja, Excel-taulukoita kuin Powerpoint-esityksiä.

Palveluun on lisätty nyt myös Microsoft Team, jonka myötä alustassa on sisäänrakennettu kommunkointityökalu tiimien kesken.

Mikä tekee Office 365:stä erityisen houkuttelevan on se, että sen pilvipohjaisuuden myötä se on käytettävissä Windowsin lisäksi myös OSX:llä, Androidilla ja iOS:ssa.

Palvelun hinta vaihtelee sen mukaan, ostaako sen yksityis- vai yrityskäyttöön. Henkilökohtaiseen käyttöön palvelu maksaa 7 € tai 10 € kuukaudessa. Yrityskäyttö vaatii puolestaan vuosittaisen tilauksen.

(Image credit: Slack)

2. Slack

Esittelyjä kaipaamaton työkalu yhteistyöhön

Loistava käyttöliittymä
Vakuuttava ilmaisversio
Osa saattaa kaivata parempia turvatoimintoja

Slack on eittämättä vakuuttava työkalu yhteistyöhön, ja sillä on miljoonia käyttäjiä ympäri maailmaa. Se on äärimmäisen älykäs alusta, joka toimii yhtälailla mobiililaitteilla ja tietokoneilla. Palvelun avulla voi lähettää yksityisviestejä tai tiedostoja yksittäisille henkilöille tai ryhmille, minkä lisäksi keskustelut voi järjestellä erillisiin kanaviin, esimerkiksi erikoisprojekteja, teknistä tukea tai kahvipöytäkeskustelua varten.

Sovellus tukee lisäksi videopuheluita, joiden avulla voi keskustella kollegoiden kanssa projektista ja työstä syvällisemmin. Vaikka tämä ei korvaa pilvessä olevia latauspalveluita, Slack tukee myös tiedostojen jakoa kollegoiden kesken. Lisäksi siinä on yhteensopivuudet Google Driven, Dropboxin ja Boxin välillä.

Slackista on saatavilla lisäksi täysin ilmainen versio, jossa on luonnollisesti rajoitteensa, kuten muistiin jäävien viestien määrä ja tallennuskapasiteetti.

(Image credit: Asana)

3. Asana

Maksimaalista organisointia

Projektien seuranta
Kätevät integraatiot
Muissa sovelluksissa paremmat kommunikaatiomahdollisuudet

Asana on ollut olemassa jo vuodesta 2008 lähtien, joten kyseessä on todellinen veteraani tällä alalla. Sitä käyttävät muun muassa Intel, Uber, Pinterest ja TED omassa kommunikaatiossaan.

Se on suunniteltu helppokäyttöiseksi tavaksi seurata työntekijöiden töitä ja saada parhaat mahdolliset tulokset. Palvelun avulla voi luoda to do -listoja projekteille, asettaa muistutuksia lähestyvistä deadlineista ja lähettää pyyntöjä kollegoille. Tiimin jäsenet voivat lisäksi kommentoida tapahtumia.

Kaikki projektit voi organisoida listoiksi tai tauluiksi, minkä lisäksi hakutoiminto helpottaa löytämään vanhempia projekteja. Lyhyesti sanottuna Asana on äärimmäisen tehokas taåa pysyä organisoituna ja ylläpitää keskustelua tulevien päivitysten ja tilannekatsausten osalta.

(Image credit: Podio)

4. Podio

Mobiiliystävällinen yhteistyökalu

Laadukas mobiilisovellus
Laajat integraatiomahdollisuudet
Useat tilausvaihtoehdot voivat tuntua sekavilta

Podio kuvailee itseään joustavaksi ja kustomoitavaksi verkkopohjaiseksi työ- ja kommunikaatioalustaksi tiimeille. Toisin sanoen sen avulla voi järjestellä isoja työpinoja ja delegoida tehtäviä työntekijöiden kesken.

Kuten monet yrityskäyttöön suunnitellut yhteistyötä edistävät sovellukset, myös Podio tarjoaa työkalut tiedostojen jakamiseen, projektien seurantaan ja palautteeseen. Nämä toiminnallisuudet on yhdistetty helppokäyttöiseen käyttöliittymään.

Podiolla on myös laadukas mobiilisovellus, jos palveluita täytyy käyttää tableteilla tai älypuhelimilla matkalla, sekä vakuuttava tuki ulkopuolisille sovelluksille, kuten Dropboxille, Google Drivelle, Evernotelle ja Zendeskille.

(Image credit: Ryver)

5. Ryver

Helppokäyttöinen työkalu yhteistyöhön

Helppokäyttöinen käyttöliittymä
Kokonaisvaltainen alusta
Ei järin täysivaltaiset ominaisuudet

Ryver on samankaltainen Slackin kanssa, ja sen tarkoituksena on tarjota yritykselle äärimmäisen tehokkaat työkalut kommunikointiin, tehtävistä keskusteluihin ja deadlinejen saavuttamiseen.

Ryverin etuna on se, että sen avulla voi luoda niin monta tiimiä kuin tahtotilaa löytyy, minkä lisäksi ne on vielä helppo kategorisoida. Ja aivan kuten Slackissa, myös tässä on mahdollista keskustella ryhmissä tai yksittäin.

Lisäksi palvelu tarjoaa muutamia mielenkiintoisia suodattimia. Sen avulla voi muun muassa päättää, kuka näkee tietyt viestit tai pystyy kommentoimaan. Kaikki yhtiön omat viestit sijaitsevat puolestaan Facebookin kaltaisella seinällä, ja yksittäiset viestit voi merkitä myöhempää lukukertaa varten.

Palvelua tarjotaan useiden eri mobiilialustoille ja tietokoneille tarkoitettujen alustojen kautta. Hinnat alkavat 12 henkilön paketissa 49 dollarista kuukaudessa ja rajoittamattomalla käyttäjämäärällä 99 dollariin kuukaudessa. Lisäksi tarjolla on yrityksille suunnatut premium-versiot, joissa on työnkulun automatisoinnit, SSO ja laajemmat tiiminhallinta työkalut.

(Image credit: Trello)

6. Trello

Sovellus projektien organisointiin

Selkeä ja helppokäyttöinen käyttöliittymä
Ilmaisversio
Huonot kommunikointimahdollisuudet

Jos olet katsellut projektien hallinta- verkkopohjaistia yhteistyöhön keskittyviä työkaluja, olet varmasti törmännyt Trelloon. Se on tarjolla verkossa ja mobiilisovelluksissa, ja sen avulla on helppo organisoida projekteja ja työskennellä niiden parissa tiimeissä.

Alusta mahdollistaa työskentelyn listojen tai taulujen kanssa, jotka voi järjestellä tiimien tai tehtävien mukaan. Näiden sisällä voi luoda lisäksi to do -listoja ja delegoida tehtäviä. Palautteenanto onnistuu puolestaan nopeasti kortteihin liitetyllä kommenttimahdollisuudella.

Lisäksi Trello tukee useita integraatioita muiden sovellusten kanssa, kuten Evernoten, GitHubin, Google Driven ja Slackin. Sovelluksen voi ladata ilmaiseksi, mutta kattavammista toiminnallisuuksista pitää maksaa.

Premium-hinnoittelu käynnistyy 9,99 dollarista kuukaudessa, joka maksetaan vuosittain. Sen myötä käyttöön avautuvat hallinnolliset ominaisuudet organisointia varten. Enterprise-versio hinnoitellaan puolestaan käyttäjien perusteella ja kattaa entistä laajemmat toiminnallisuudet.

(Image credit: Flock)

7. Flock

Kommunikaatioon keskittyvä Slackin korvike

Helppokäyttöinen käyttöliittymä
Hyvät työkalut tuottavuudelle
Ilmainen käyttää

Flock on toinen sovellus, joka muistuttaa hyvin paljon Slackia, mutta on eittämättä vähemmän pelottavampi käyttää ja tarjoaa paljon kattavammat työkalut kommunikaatioon.

Flock tukee eri kanavia useille tiimeille sekä keskusteluja yksityishenkilöiden tai ryhmien kanssa. Käyttäjät voivat hakea keskusteluja, tiedostoja ja linkkejä, jotka Flock löytyy huolimatta siitä, mihin tai kelle ne on lähetetty.

Lisäksi siinä on audio- ja videopuhelut, näytönjako sekä tuottavuuteen liittyviä työkaluja, kuten kyselyitä, muistioiden jakaminen ja muistutukset. Käyttäjät voivat myös asettaa tehtäviä ryhmille.

Sovellus tukee myös kolmannen osapuolten sovelluksia, kuten Google Drivea ja Twitteriä, joiden huomautukset näkyy suoraan kanavilla.

Flock on ilmainen käyttää, mutta sen hakutoiminnot on rajattu 10 000 viestiin, tallennuskapasiteetti 5 gigaan ja integraatiot viiteen ulkopuoliseen palveluun. Pro-tilaus lisää rajoittamattoman haun, 10 gigaa tallennustilaa per käyttäjä ja admin-työkalut, kun taas Enterprise kasvattaa näitä 20 gigaan ja lisää dedikoidun tukipalvelun.

Muita listan ulkopuolelle jääviä hyviä sovelluksia

Maailmassa on monia muita hyviä etätyöskentelyyn ja yhteistyöhön soveltuvia alustoja, jotka toimivat aavistuksen eri tavoin ja ominaisuuksin. Tässä vielä muutama ylimääräinen sovellus, jotka saattavat sopia juuri sinun käyttötarkoituksiin.

Visme on kehitetty varta vasten verkkopohjaisten raporttien, esitysten ja infograafien tekemiseen yhdessä. Brändäystuen ja halvempien muotoilukustannusten lisäksi palvelu tarjoaa analytiikkaa raporttien vetävyydestä, jolloin ratkaisuja voi tehdä tietoon perustuen. Visme suosittelee palvelujaan nimenomaan myynti- ja markkinointitarkoitukseen, HR:ään, sisäiseen kommunikointiin sekä koulutukseen. Palvelu on erityisesti hinnoiteltu yksityis-, yritys- ja opetuskäyttöä varten.

Basecamp pyrkii olemaan kaiken kattava yhteistyö- ja kommunikaatioalusta, joka yhdistää monien palveluiden ominaisuudet yhteen helposti käytettävään paikkaan. Ominaisuuksiin lukeutuu chatti, keskustelupalstat, to do -listat, ajastukset sekä automatisoidut kirjautumiset, minkä lisäksi tiedostoja, dokumentteja ja kansioita voi säilyttää yhdessä paikassa. Toisin kuin muut palvelut, jotka hinnoittelevat itsensä käyttäjämäärän mukaan, Basecamp maksaa kertamaksuna 99,99 dollaria, eikä siinä ole käyttäjämäärärajoituksia.

Wrike keskittyy enemmän projektinhallintaan ja ajastukseen, joten sen avulla on helppo seurata projektin kehitystä. Ilman muiden alustojen tukea se saattaa tuntua hieman karsitulta, mutta siihen voi onneksi kytkeä monia integraatioita, kuten Googlen, Dropboxin, Salesforcen, Microsoftin, Adoben ja Githubin. Tämän takia Wrikea voi käyttää keskusalustana, johon yhdistetään muut sovellukset. Siten se voi olla jopa kattavampi kuin monet muut listan tuotteista.

Monday.com on alusta, joka mahdollistaa suunnittelun, seurannan ja yhteisen tekemisen projekteille visuaalisesti miellyttävällä tavalla. Raahaa ja pudota -toiminnallisuus sekä helppokäyttöisyys tekee tästä erityisen hyvän alustan projektin- ja työnkulun hallintaan. Se tukee myös Slackia, Trelloa, Google Drivea, Dropboxia ja muita, joten se voi toimia myös kaiken yhdistävän keskusalustana. Kuten Wrikessä, Monday.com voi toimia näiden avulla kattavana palveluna kuin monet yksittäiset palvelut.