Parhaat projektinhallintaohjelmat auttavat tiimejä hallinnoimaan kätevästi projekteja ja tehtäviä.
Alla olevat linkit vievät projektinhallintaohjelmien kotisivuille:
1. Asana
2. Trello
3. Zoho Projects
4. LiquidPlanner
5. Basecamp
6. Podio
Pandemian vuoksi yhä useampi työntekijä joutui siirtymään työskentelemään kotitoimistostaan käsin, jolloin projektinhallintaohjelmista on tullut entistä kriittisempi osa työntekoa. Vaikka maailmanlaajuinen tilanne on parantunut, etätyöstä on tullut monille pysyvä käytäntö. Projektinhallintasovelluksien avulla myös etätyöskentelijät voivat hallinnoida helposti projekteja ja tehtäviä.
Aiemmin projekteja hallinnoitiin paperien ja taulukoiden avulla, mutta nykyään projektinhallintaohjelmat tarjoavat laajan kattauksen erilaisia työkaluja, joilla tuottavuutta voi parantaa entisestään ja tehtävien hallinta helpottuu huomattavasti.
Näiden ominaisuuksiin lukeutuvat usein muun muassa mahdollisuus koota tiimejä ja mahdollistaa näiden välinen keskustelu, luoda erilaisia alatehtäviä päivämäärineen, asettaa tavoitteita, interaktiivinen kalenteri, etenemisraportit ja työnkulun analytiikka.
Lisäksi useat projektinhallintaohjelmat voi integroida muihin sovelluksiin, kuten asiakirjojen pilvitallennukseen, myyntiraportteihin tai asiakkuudenhallintaan (CRM).
Olemme koonneetkin alle tämän hetken parhaat projektinhallintaohjelmat.
- Olemme valinneet myös parhaat työkalut sekä sovellukset työskentelyyn ja kommunikointiin
Asana on varmasti tuttu nimi projektinhallintaohjelmien saralta, vaikka sitä ei olisi koskaan käyttänytkään. Vaikka se tarjoaa useita käteviä ominaisuuksia tuottavuuden parantamiseksi, sen pääfokus on asioiden seurannassa.
Sovelluksen avulla voi luoda tehtävälistoja ja asettaa muistutuksia deadlineja varten. Lisäksi sillä voi seurata eräpäiviä, lisätä kollegoita tai ohjeita tehtäviin sekä kommentoida asioita. Se tukee myös muun muassa kuvien lisäystä esimerkiksi Google Driven kautta. Ennen kaikkea sen avulla voi seurata kaikkien töiden etenemistä, mikä takaa projektin sulavan ja aikataulussa pysyvän etenemisen.
Jos haluat tietää tarkemmin, ketkä kaikki työskentelevät juuri tietyn projektin parissa, voit ottaa esiin listan tiimeistä ja yksittäisistä työntekijöistä. Palvelussa on myös erillinen hakutoiminto, jolla voi etsiä kätevästi jo tehtyjä tehtäviä.
Asana on tarjolla ilmaisena Basic-tilauksena, joka antaa rajallisen pääsyn ominaisuuksiin ja käyttöliittymään. Premium-, Business- ja Enterprise-tilaukset avaavat ominaisuuksia entisestään sekä lisäävät hallinto- ja ylläpitomahdollisuuksia.
- Lue arvostelu: Asana
Trellosta on noussut viimeisten vuosien aikana yksi suosituimmista projektinhallintaohjelmista. Sen avulla voi organisoida helposti työhön liittyviä ja henkilökohtaisia projekteja tietokoneen, tabletin tai älypuhelimen kautta. Trelloa käyttävät muun muassa Fender, Google ja Kickstarter.
Sen avulla voi luoda tauluja, johon voi sijoittaa kaikki työn alla olevat tehtävät ja delegoida niitä kollegoille, kustomoida työnkulkua, tehdä to do -listoja, liittää tiedostoja ja kommentoida tehtäviä. Sovelluksen pääideana on hallinnoida kaikkia projektin osa-alueita yhtä reittiä pitkin huolimatta siitä, onko kyse tiimipohjaisesta vai yksilövetoisesta työstä.
Sovellus tukee Windows- ja Mac-tietokoneita sekä Android- ja iOS-laitteita. Siitä löytyy jopa kokonaan oma versio varta vasten iPad Prota varten, jossa on isompi piirtoalue ja kätevät sähköpostipikatoiminnot yhteydenpitoa varten. Se on ladattavissa ja käytettävissä ilmaiseksi, joskin tällöin siinä on 10 megan raja liitetyissä tiedostoissa.
Maksullinen Business Class nostaa rajan 250 megaan ja sisältää myös ylimääräisiä ominaisuuksia, kuten sähköpostituen ja ulkopuolisten sovellusten integraation muun muassa Googlen ja Slackin kanssa.
- Lue arvostelu: Trello
Zoho Projects on toinen projektinhallintaohjelma, jonka avulla käyttäjät voivat suunnitella, hallinnoida ja työstää yhdessä projekteja. Se käyttää Gantt-kaavioita havainnollistaakseen visuaalisesti projektin etenemisen ja asetetut aikataulut.
Siinä on lisäksi mahdollisuus järjestellä asiakirjoja, pitää kirjaa ajankäytöstä sekä virheiden korjauksesta. Sovellus voidaan myös integroida muun muassa Slackin, Googlen, Dropboxin sekä muiden Zoho-palveluiden kanssa.
Palvelun hinta riippuu käyttäjien, projektien ja haluttujen ominaisuuksien määrästä. Standard-tilaus tukee kymmentä projektia, viittä mallia ja 5 Gt tallennustilaa. Tätä kalliimmat tilaukset tuovat rajattomat projektit ja korkeammat rajoitukset.
- Lue arvostelu: Zoho Projects
LiquidPlannerissa on kattavat ominaisuudet yritystason projektinhallintaan, ja sen käyttäjiin lukeutuu Fortune 500 -yrityksiä kuten Bayer, Cisco ja Daimler.
Sen ominaisuuksiin lukeutuu muun muassa Smart Schedule -avustaja työn priorisointiin, työntekijöiden resurssien hallintaan ja töiden arviointiin. Näiden avulla projektia voi seurata siihen määritellyn työvoiman ja tuntien perusteella.
Vaihtoehtoisesti Resource Management -ominaisuus näyttää kunkin työntekijän antaman työmäärän ja näyttää, ketkä työntekijät ovat valmiita seuraavaa projektia varten. Kaikki esitetty data on nähtävillä selkeästi helppolukuisesta käyttöliittymästä, johon voi integroida myös talousdataa ja trendejä.
LiquidPlanneria voi testata 14 päivän ajan ilmaiseksi ennen maksullista tilausta.
- Lue arvostelu: LiquidPlanner
Basecamp on yksi vanhimmista projektinhallintaohjelmista, joka on tarjonnut palveluitaan jo yli kymmenen vuoden ajan. Siten se on saavuttanut maineen luotettavana työkaluna kaikille yrityksille, joiden täytyy hallita isoja projekteja.
Sovelluksen uusin versio sisältää useita käteviä ominaisuuksia, kuten mahdollisuuden lähettää pikaviestejä, asettaa työajat, jolloin viestit tulevat ainoastaan perille, sekä kannustaa kollegoita taputtamalla näitä selkään. Basecamp pyrkii välttämään pirstoutuneen työnkulun ja pyrkii yhtiön sanoin pitämään "keskustelun, tehtävät, tiedostot, aikataulut ja chatin yhdessä paikassa".
Palvelusta löytyy lisäksi käteviä ominaisuuksia asiakkaita varten. Sen avulla voi esimerkiksi tallentaa ja seurata käyttäjien antamaa palautetta ja suostumuksia, sekä vastaanottaa raportteja projektin etenemisestä. Yhteistyö muiden kanssa onnistuu puolestaan kätevästi ryhmächatissa.
Ilmainen versio antaa pääsyn kolmeen projektiin, joihin voi kiinnittää korkeintaan 20 ihmistä. Sen jälkeen maksullinen tilaus kattaa kaikki ominaisuudet ja rajattoman määrän työntekijöitä, minkä vuoksi Basecamp on erinomainen vaihtoehto isoille tiimeille.
- Lue arvostelu: Basecamp
Podio on suunniteltu ammattilaisille, jotka työskentelevät aina usean projektin parissa ja luovat jatkuvasti uusia ideoita. Yli 400 000 eri yritystä ja tiimiä käyttävät Podiota, mukaan lukien Sony, Volvo ja NFL.
Sovelluksen avulla voi luoda tehtäviä ja kustomoida niitä oman työnkulun mukaisesti ottaen huomioon deadlinet ja kunkin vastuualueet. Siinä on lisäksi sisäänrakennettu pikaviestintämahdollisuus, jonka avulla voi pallotella ideoita ja kysyä töiden etenemisestä. Sovelluksessa on myös kätevä työkalu pikaiseen palautteeseen, jolloin ei tarvitse lähetellä sähköposteja edestakaisin.
Palvelu tukee lisäksi integraatiota muun muassa Dropboxin ja Google Driven kautta, joten sen kautta voi jakaa kätevästi tiedostoja. Podiosta on tarjolla myös ilmainen tilaus, joka tukee korkeintaan viittä työntekijää.
- Lue arvostelu: Podio
Muita varteenotettavia projektinhallintaohjelmia
Miksi TechRadar voi luottaa Asiantuntijaarvostelijamme käyttävät tuntikausia tuotteiden ja palveluiden testaamiseen ja vertailuun, jotta voit valita sinulle sopivimman. Lisätietoja testaamisesta.
Projektinhallintaohjelmia on enemmän kuin koskaan aikaisemmin. Yllä olevien vaihtoehtojen lisäksi kannattaa tutustua myös näihin palveluihin, jotta löydät sopivan vaihtoehdon omalle tiimillesi.
- Olemme myös listanneet parhaat työkalut tuottavuuden parantamiseksi
- Olemme valinneet myös parhaat Gantt-ohjelmat
Mikä on ketterä ohjelmistoprojekti?
Jotkut väittävät, että ketterä projektinhallinta (Agile) ei kuulu projektipäällikön työkalupakkiin. Väite on erikoinen. Se on kuin 18-vuotias kertomassa, että "en tarvitse enää vanhempia".
Projektipäällikön rooli on luotu kauan ennen Agile-ajattelua, sillä tuolloin projektia oikeasti veti joku. Menneisyydessä koko projekti oli kuin iso könttä, jolla oli budjetti, aikataulu ja tavoite. Kun se saatiin valmiiksi, se oli valmis.
Nykyisin sovellukset jatkavat kehittymistään. Kun ohjelmisto julkaistaan, työ sen parissa jatkuu. Sitä täytyy kehittää ja ylläpitää, jotta se pysyy käyttökelpoisena. Vanhanaikainen malli on aivan liian hidas ja kankea, sillä hyvä palvelu kehittyy, ei muutu vanhanaikaiseksi.
Sovelluskehitystä voisi verrata ihmiseen. Kun lapsi syntyy, ei se pysy pienenä taaperona kuin hetken aikaa. Vuodet vierivät ja parkuvasta vastasyntyneestä muovautuu jotain aivan toisenlaista. Muutos ja kehitys jatkuu läpi elinkaaren.
Vanhanaikainen "projekti" vaatii ympärilleen jämähtäneisyyden. Kun edellinen saadaan valmiiksi, alkaa uuden suunnittelu talouden varmistamiseksi. Nykyiset projektit ovat toisenlaisia. Ne jatkuvat ja kehittyvät. Kun kokonaisuutta jalostetaan, otetaan toisinaan askel taaksepäin ja sen jälkeen kaksi eteen. Kyse onkin enemmän palvelusta, ei projektista.
Palvelu on automatisoitu järjestelmä, joka muovautuu tarpeiden mukaan läpi elinkaaren. Sitä hiotaan jatkuvasti.
Koska vanhanaikainen projekti on vanhentunut, tarvitaan projektipäälliköitä vähemmän. Mutta heitä silti tarvitaan.
Nykyisin projektipäällikkö valvoo kehitystä ja pitää huolen toimivuudesta. Projektit ovat kuitenkin liian dynaamisia, jotta vanhanaikaista kankeutta voitaisiin ylläpitää. Kun työstettävä palvelu koostuu pienistä ja näkymättömistä kokonaisuuksista, on tarkkailun oltava ketterämpää.
Ohjelmistokehitykseen ei ole selkeää kaavaa. Samaa käytäntöä ei voi toistaa uudelleen ja uudelleen, joten projektin vetäminen tarjoaa uudenlaisen haasteen. Useasti mennään yrityksen ja erehdyksen kautta. Sovellusta ei voi suunnitella ennalta valmiiksi, vaan se muovautuu työn seurauksena. Kenties osa palasista ei lopulta sovikaan yhteen. Kenties jotain täysin uudenlaista tarvitaankin. Lopputuloksena on uniikki tuotos.
Tällainen projekti vaatii johtajuutta, organisaatiota, päätöksentekoa ja näkemystä. Projektinhallinta koostuu näistä kaikista. Vaikka työstä on vaikea sanoa mitään varmaa, yksi asia on selvä: autoritäärinen johtajuus ei ole nykyaikaa. Hyvä johtaja kannustaa ajattelemaan ja innovoimaan. Työntekijät tarvitsevat omaa tilaa, mutta suuntaviivat täytyy olla paikallaan. Kun projektia koordinoidaan oikein, asiat etenevät omalla painollaan kohti onnistumista.
Artikkelin teossa ovat auttaneet myös Nicholas Fearn ja Jonas DeMuro.
