Onboarding hilft dabei, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter direkt nach der Einstellung mit ihrer Arbeit starten können. Hierfür greifen viele Unternehmen inzwischen auf eine Onboarding-Checkliste zurück, auf der alle wichtigen Schritte verzeichnet sind, die für die Einarbeitung notwendig sind. In diesem Artikel erfährst du, was du dabei beachten musst.
Was ist eine Onboarding-Checkliste?
Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter ist es nicht nur wichtig, diese im Team zu begrüßen und den Arbeitsvertrag zu unterzeichnen. Vielmehr ist auch eine detaillierte Einweisung in die jeweiligen Tätigkeiten und Arbeitsbereiche entscheidend, damit die neuen Fachkräfte von Anfang an effizient arbeiten können. Außerdem benötigt man in vielen Fällen einen oder mehrere Zugänge zu Software-Programmen sowie die entsprechenden Lizenzen. Im besten Fall sollten alle Vorbereitungen und Einstellungen bereits vor dem Arbeitsantritt des jeweiligen Mitarbeiters eingerichtet sein, damit dieser unmittelbar mit seiner Arbeit starten kann. Eine Onboarding-Checkliste kann dabei helfen, die Aufgaben für die Einarbeitung im Blick zu behalten und die neu angestellten Kollegen gut zu integrieren.
Welche Aufgaben gehören zum Onboarding?
Onboarding beginnt in der Regel damit, dass ein Mitarbeiter dem Neuzugang die Räumlichkeiten zeigt und ihm die Funktion der einzelnen Räume innerhalb des Unternehmens erklärt. Wer genau diese Aufgabe übernimmt, sollte dabei am besten bereits im Vorfeld geklärt werden. Außerdem werden die Mitarbeiter im Rahmen des Onboardings bei den jeweiligen Systemen angemeldet und entsprechende Lizenzen vergeben. Ebenfalls sollte man festlegen, wer für die Ausgabe von Zugangskarten oder Ähnlichem verantwortlich ist, und ob es einen direkten Ansprechpartner geben wird, der oder die die Rolle eines Mentors für den neuen Kollegen übernimmt. Natürlich ist es auch wichtig, dafür zu sorgen, dass die neuen Angestellten über wichtige Termine oder Veranstaltungen innerhalb des Betriebs informiert werden. Auch hierfür sollte man sich im Vorfeld genug Zeit nehmen und einen entsprechenden Mitarbeiter mit dieser Aufgabe betrauen.
Die IT sollte Bescheid wissen
Da inzwischen in nahezu jedem Unternehmen digitale Medien und elektronische Geräte genutzt werden, ist es unerlässlich, die IT-Abteilung rechtzeitig über neue Anstellungen zu informieren. Auf diese Weise haben die Mitarbeiter dort die Möglichkeit, alle benötigten Zugänge, Passwörter oder Ähnliches rechtzeitig einzurichten, so dass es keine Verzögerungen beim Arbeitsantritt aufgrund von fehlenden Berechtigungen gibt. Im Falle des "digitalen Onboarding" werden dabei die benötigten Informationen sogar direkt nach dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags automatisch an die IT weitergeleitet, so dass diese sich sofort um die Einrichtung aller notwendigen Schnittstellen kümmern können. In vielen Fällen ist auch die Einrichtung und Personalisierung von Programmen oder Software wie Office 365 auf dem jeweiligen Rechner erforderlich. Auch hierfür sollte daher genügend Zeit eingeplant werden, damit der Mitarbeiter bei Arbeitsantritt alle benötigten Programme und Anwendungen bereits in vollem Umfang nutzen kann.
Das technische Onboarding
Wenn du dich für einen vollständigen Onboarding-Prozess für deine Mitarbeiter entscheidest, kannst du sowohl Zeit als auch Geld einsparen. Denn einmal erstellt, kann der Onboarding-Plan für jeden neuen Mitarbeiter einfach angepasst werden. Falls du dich selbst nicht mit der Erstellung einer Onboarding-Checkliste beschäftigen willst, gibt es zudem die Möglichkeit, hierfür auf externe Dienstleister zurückzugreifen. Diese können dich sowohl bei der Beschaffung der notwendigen Hard- und Software als auch beim Lizenz-Management und diversen Mitarbeiterschulungen unterstützen. Auf diese Weise wirst du bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter entlastet und kannst deine Aufmerksamkeit voll und ganz der Entwicklung des Unternehmens widmen.
