La stampante nel vostro ufficio potrebbe avere una durata sorprendentemente lunga. Questa longevità viene influenzata da come la stampante viene usata dai dipendenti, dalla complessità dei lavori di stampa, dal tipo di carta e di inchiostri utilizzati ed ovviamente dall’eventuale manutenzione. È possibile che la maggior parte delle stampanti moderne duri anni o addirittura decenni ma sappiate che, seguendo alcune indicazioni spesso indicate anche nei manuali d’istruzioni, è davvero possibile prolungarne di molto la vita.
Tra le indicazioni che vi stiamo per fornire potreste già conoscerne alcune più comuni, rimanendo invece sorpresi da altre meno note. Abbiamo realizzato questa guida per aiutarvi a semplificare la gestione delle stampanti e per poterle utilizzare al massimo, prima di doverle necessariamente sostituire.
Ovviamente ogni azienda di stampanti, produce i suoi modelli per farli durare ma ci sono alcuni passi da fare per garantire che i dipendenti non stampino inutilmente lavori extra, gli hacker non abbiano modo di causare danni in remoto (rendendo potenzialmente la stampante non funzionante) e che tutti i collaboratori stiano facendo un buon uso del dispositivo, evitando di utilizzarlo in modo da causare danni.
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1. Usate carta di alta qualità
Una delle strategie più intelligenti per prolungare la vita di una stampante è assicurarsi di utilizzare carta di alta qualità. Questo garantisce non solo che la carta non si inceppi nella stampante causando danni ma anche che l'inchiostro aderisca alla carta e stampi in modo efficiente.
La carta di scarsa qualità tende a strapparsi o causare problemi di perdite di inchiostro che possono essere dannosi se ripetute spesso nel tempo. Inoltre, l'utilizzo di carta di qualità migliore vi aiuta a risparmiare sulle testine di stampa e sulle cartucce di inchiostro o il toner.
2. Utilizzare solo cartucce d'inchiostro di alta qualità
È difficile rinunciare alle cartucce d'inchiostro compatibili per risparmiare, magari abbinando carta di scarsa qualità, ma questo potrebbe portare in breve tempo, alla compromissione della piena funzionalità della stampante.
Ogni stampante beneficia dell'uso di materiali di consumo di alta qualità; quando la cartuccia è della stessa marca del produttore o è approvata ufficialmente, significa che c'è meno possibilità che l'inchiostro fuoriesca e/o danneggi le testine di stampa.
Abbinando l’inchiostro originale o certificato ad una carta di alta qualità, ci si può ragionevolmente aspettare che una stampante duri il più possibile, evitando costose manutenzioni extra.
3. Contratto con un fornitore per un servizio regolare
Ci sono due vantaggi principali quando viene prevista la manutenzione programmata della stampante.
Il primo vantaggio è che il tecnici avranno cura di effettuare le necessarie riparazioni, pulire il dispositivo e assicurarsi che il firmware sia aggiornato.
Il secondo vantaggio è che la manutenzione programmata della stampante vi permetterà di tenere sotto controllo facilmente i problemi ricorrenti e le riparazioni per motivi di incuria.
Il personale addetto alla riparazione può identificare quei problemi che potrebbero causare danni a breve o lungo termine e prevenirli , evitando che la stampante si usuri prematuramente.
4. Anticipare l’entrata in modalità standby
Un’altra operazione da eseguire senza costi aggiuntivi per prolungare la durata della stampante è quella di utilizzare impostazioni che consentano di mettere il dispositivo in modalità standby il prima possibile.
Alcuni modelli vi permetteranno di impostare quanto tempo ci vorrà prima che la stampante entri in standby, mentre altri potrebbero lasciarvi impostare anche lo spegnimento del display, passando successivamente a uno stato di standby completo.
Quando andrete a modificare queste impostazioni potrete, ad esempio, impostare l’entrata in modalità standby dopo 5 minuti piuttosto che 20.
Un intervallo più breve per lasciare che la stampante entri standby aiuta i dispositivi a durare più a lungo poiché la maggior parte delle componenti interne rimane senza alimentazione elettrica durante lo standby. Pertanto oltre al risparmio in termini di consumo di energia elettrica, si avranno anche benefici nella durata dei singoli componenti hardware per mancata usura.
5. Migliorare il processo di automazione del flusso di lavoro
Anche se non è così immediato, è necessario sapere che un flusso di lavoro intelligente, può anch’esso prolungare la durata della stampante.
Questo processo dovrebbe essere progettato per aiutare i dipendenti a sfruttare al meglio la rete di stampanti dell'azienda, coordinando i lavori per renderli più efficienti e persino eliminando gli sprechi e i lavori di stampa superflui.
Coinvolgendo i dipendenti nei processi di stampa tramite la giusta formazione, sarà possibile ottimizzare il carico di lavoro. Infatti è necessario che sappiano cosa e come verrà stampato e qual’è la corretta organizzazione dei processi.
Ecco un esempio di un possibile funzionamento: supponiamo che il dipartimento marketing della vostra azienda stia creando una nuova brochure.
Un processo di automazione del flusso di lavoro aiuterà i dipendenti a organizzare i documenti, conoscendo il proprio ruolo nella produzione finale e infine coordinare i lavori di stampa in gruppo. Il carico di lavoro ottimizzato peserà meno sulla stampante e sull’utilizzo dei relativi materiali di consumo.
6. Formare i dipendenti su come utilizzare la stampante
Un altro suggerimento relativo alla durata delle stampanti riguarda la formazione dei dipendenti sull’utilizzo delle tecnologie di stampa. Capita spesso che un lavoro di stampa configurato in modo errato da un dipendente che non conosce le corrette impostazioni da utilizzare, possa causare danni o problemi al dispositivo.
Istruendo i dipendenti sull'uso delle stampanti ci si assicurerà che sappiano quali funzionalità selezionare e come usare correttamente i dispositivi, aumentando di conseguenza anche la loro durata. I dipendenti che conoscono l’utilizzo corretto di una stampante, stamperanno effettivamente meno documenti, allungando la vita della stampante.
7. Mantenere la stampante in sicurezza
Potrebbe sembrare che la sicurezza non sia effettivamente correlata alla longevità delle stampanti, ma non è così. Mantenendo i firmware aggiornati, contribuirete ad aumentare la sicurezza della rete diminuendo le possibilità che un hacker possa violare il dispositivo, spingendolo verso una fine prematura.
Infatti, in caso di violazione della stampante, è possibile che debba essere rimossa in maniera temporanea o definitiva dal proprio servizio, se non addirittura distrutta come parte dei protocolli di sicurezza.
Mantenendo attive le giuste misure di sicurezza, gli hacker non potranno entrare nella stampante da remoto e causare danni al dispositivo o addirittura renderlo inutilizzabile.
Nel complesso, questi passaggi assicureranno che una stampante non venga utilizzata in modo errato o in modo tale da usurare inutilmente il dispositivo. Scoprirete che dipendenti ben addestrati potranno sapranno sfruttare al massimo le funzionalità e le impostazioni e, utilizzando carta e inchiostro di alta qualità, è possibile prolungare la durata di qualsiasi stampante. Queste prassi corrette renderanno l'investimento iniziale della stampante ancora più prezioso per qualsiasi azienda.
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