New Work hat die Art, wie wir arbeiten, für immer verändert. Und die Pandemie hat diesen Wandel um ein Vielfaches beschleunigt. An einem Ort zu einer bestimmten Zeit zusammenarbeiten zu müssen, ist heutzutage alles andere als selbstverständlich – war kurz vor der Pandemie aber noch Usus. Für Unternehmen heißt das: umdenken und Lösungen entwickeln, die in die neue Zeit passen.
Die richtige Hardware für selbstbestimmte Arbeit
Das fängt bei Prozessen innerhalb des Unternehmens an: Wie organisieren sie die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden eines Teams, wenn diese an unterschiedlichen Orten arbeiten – zu unterschiedlichen Zeiten? Wie wird sichergestellt, dass sich Teams dennoch treffen können, ganz gleich ob virtuell oder von tatsächlich im selben Raum? Fakt ist: Wer heutzutage die größten Talente für sich gewinnen möchte, muss sich den Zeiten des New Works anpassen und den Mitarbeitenden die Freiheit gewähren, so zu arbeiten, wie es zu ihrem Leben passt.
Und das heißt: Die technische Ausstattung vor Ort im Büro ist nach wie vor bedeutend – reicht alleine aber nicht aus. Sind die Angestellten nämlich gerade nicht im Büro, brauchen sie dennoch Hardware, mit der sie ideal arbeiten können. Sei es nun auf der Couch zu Hause oder bei einer Weltumsegelung auf dem Meer: Für produktives Arbeiten ist die richtige Ausstattung Voraussetzung.
Wie diese Ausstattung aber letztlich idealerweise aussieht, wissen die Teammitglieder selbst am besten. Unternehmen sind in diesem Fall bestens aufgestellt, wenn sie ihren Mitarbeitenden ein fixes Budget zur Verfügung stellen, mit dessen Hilfe sie sich ihr Home oder Remote Office so ausstatten können, wie sie es brauchen, um produktiv und erfolgreich arbeiten zu können.
Digitale Ausgabenlösung für mehr Freiheit
Um in der heutigen Zeit Ausgaben smart verwalten zu können, bieten sich digitale Ausgabenlösungen an. Diese setzen auf eine moderne Form der Kreditkarte für Unternehmen, nämlich auf virtuelle Firmenkreditkarten. Diese lassen sich in kürzester Zeit in beliebiger Anzahl erstellen und sofort einsetzen. Es ist nicht mehr notwendig, dass Firmenkreditkarten ausgedruckt und postalisch versandt werden müssen. Vielmehr können sie mit nur wenigen Klicks erstellt werden und die relevanten Daten wie die Kreditkartennummer oder die Prüfziffer werden im selben Augenblick digital dargestellt.
Unternehmen können feste Budgets für die Firmenkreditkarten hinterlegen und sie ausgewählten Mitarbeitern bereitstellen. Wer es ihnen ermöglichen möchte, sich für das Home-Office neu auszustatten, kann ihnen so beispielsweise ein festes Budget von 1.000 EUR in Form einer virtuellen Firmenkreditkarte zuweisen. Der Empfänger tätigt darüber seine Einkäufe, das Budget wird vom Firmenkonto abgebucht und der Mitarbeiter muss nur noch einen Beleg über seinen Einkauf hinterlegen. Das war’s. Schon hat er neue Hardware bestellt, die Buchhaltung weiß Bescheid und die produktive Arbeit kann weitergehen.
Die Firmenkreditkarte neu gedacht
Früher war das anders: In vielen Unternehmen gab es nur eine oder sehr wenige Firmenkreditkarten und Mitarbeiter mussten umständlich ihre Vorgesetzten darum bitten, sie bekommen zu dürfen und damit dienstliche Einkäufe zu tätigen. Der Vorgesetzte wiederum musste darauf achten, dass die Karte zeitnah wieder zurückkommt und der Angestellte tatsächlich nur das damit bezahlt, was vorher besprochen wurde. Verließ ein Mitarbeiter mal das Unternehmen, musste sichergestellt werden, dass er die Kreditkartendaten nicht einfach weiter verwendet.
Heute liegt die Kontrolle bei den Unternehmen: Sie können die virtuellen Firmenkreditkarten erstellen, mit fixen Budgets versehen und sie mit genauso wenigen Klicks schließlich wieder deaktivieren.
Zeit sparen im gesamten Unternehmen
Tätigt ein Mitarbeiter eine Zahlung mit einer Firmenkreditkarte, kann er schließlich über eine App den dazu passenden Beleg fotografieren und mittels OCR-Scan auslesen lassen. Die Software verknüpft die Zahlung mit dem Beleg, kontiert den Vorgang vor und speist sie in die Buchhaltung ein. Fehlt ein Beleg, kann das Tool automatische Reminder an den Mitarbeiter versenden, von dem die Zahlung ausging – so geht kein Beleg verloren.
Die vorbereitende Buchhaltung wird so vereinfacht und Zeit eingespart, die für sinnvollere Tätigkeiten verwendet werden kann. Dank DATEV-Schnittstelle werden die entsprechenden Informationen auf Wunsch direkt dem Steuerberater oder anderer Buchhaltungssoftware bereitgestellt. Das senkt gleichzeitig die Kosten, die für die Tätigkeit der Steuerberatung durch Externe anfallen.
Mitarbeiter und Buchhaltung sparen Zeit. Das Controlling wiederum kann in Echtzeit nachvollziehen, welche Ausgaben im Unternehmen anfallen und dem Management berichten. Zeichnen sich negative Entwicklungen ab, lässt sich frühzeitig reagieren und das Unternehmen wieder in sichere Fahrwasser lenken. Über eine Subscription-Übersicht in Verbindung mit den Firmenkreditkarten lässt sich sofort erkennen, welche Abonnements ein Unternehmen laufen hat. Überflüssige regelmäßige Zahlungen lassen sich schnell erkennen und eliminieren.
Größere Zufriedenheit durch größere Freiheit
New Work ist ausgerichtet auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter – sowie ein produktiveres Arbeitsumfeld, das unter anderem durch eben jene Zufriedenheit entsteht. Von einer digitalen Ausgabenlösung profitieren nicht nur Buchhaltung, Controlling oder Management: Jeder einzelne Mitarbeiter kann dadurch Zeit sparen, muss keine langen Freigabeprozesse durchlaufen und kann zügiger mit seinen Aufgaben vorankommen.
Gleichzeitig profitieren die Unternehmen von der Möglichkeit, ihren Talenten mit nur geringem Aufwand Budgets zur Verfügung zu stellen, die sie wiederum für produktivere Arbeit einsetzen können. Im War Of Talents schaffen sie damit ein Umfeld, in dem ihre Teams die Freiheit genießen können, die sie für Bestleistung brauchen – ohne, dass die Unternehmensführung die Kontrolle abgeben muss.
