Recension: Microsoft Teams

Videokonferenser har aldrig varit så centralt i arbetslivet som just nu. Microsoft Teams är ett av de bästa verktygen för videokonferenser och används av 91 av Fortune 100-företagen

Teams är tillgängligt i 181 länder och på 44 språk och är integrerat i Microsofts 365-abonnemang. Därmed är det ett simpelt val för dig som redan använder dig av programserien. Men de är även i sig självt ett utmärkt verktyg för videokonferenser, något som kommer visa sig i denna recension av Microsoft Teams.

Microsoft Teams: abonnemang och priser

Som de flesta andra plattformar för videokonferenser erbjuder Microsoft Teams en gratislösning. Det är i sig en omfattande lösning för den som har ett litet företag och behöver ett videokonferensverktyg. Du kan hålla möten på sextio minuter med upp till 100 deltagare, bjuda in gäster som inte tillhör din organisation och få tillgång till obegränsad chatt. Den största nackdelen är att användarna inte kan spela in videosamtalen. Det innebär att gruppmedlemmar som inte är uppkopplade kommer få förlita sig på anteckningar för att ta del av innehållet.

Om du uppgraderar till ett betalabonnemang på Microsoft 365 så får du tillgång till alla godsakerna i Teams, däribland integration med Exchange-kalender, 1 TB lagringsutrymme och avancerade administrativa funktioner. 

Det billigaste abonnemanget Business Basic kostar 43,70 kronor i månaden (exkl. moms), de två dyrare lösningarna Business Standard och Office 365 E3 kostar 109,20 kronor i månaden (exkl. moms) respektive 203,70 kronor (exkl. moms) i månaden. Alla de tre betalningslösningarna har en bindningstid på ett år.

Det är också värt att notera att det för undervisningsändamål finns en gratislösning som heter Office 365 A1, för användning av studenter och lärare. Denna lösning inkluderar också Microsoft Teams.

Microsoft Teams: Funktioner och egenskaper

Med Microsoft Teams kan du planera och sätta upp ett obegränsat antal videomöten på förhand. Användare av gratiskonton kan planera möten på 60 minuter med upp till 100 deltagare. På grund av Covid-19-pandemin så har Microsoft bestämt sig att utvidga kapaciteten till densamma som den för betalningslösningarna. Det betyder att du under en begränsad period kommer kunna hålla möten på upp till 24 timmar med maximalt 300 deltagare även med gratiskontot. Har du ett behov av fler än 300 deltagare så är Office 365 E3 ditt val som har stöd för maximalt 10 000 deltagare.

För användare med betalda abonnemang så finns även möjligheten att spela in möten, vilket gör att dina teammedlemmar enkelt kan hålla sig uppdaterade på möten även om de inte hade möjlighet att delta i realtid.

Gratislösningen av Microsoft Teams inkluderar upp till 10 GB molnlagring och 2 GB personlig molnlagring. Betallösningarna till Teams ger varje användare 1 TB i lagringsutrymme. 

För att underlätta interaktion under videokonferenser har Microsoft Teams flera funktioner som ger deltagarna möjlighet att interagera med varandra. Direktmeddelande, obegränsad chatt och en knapp för att räcka upp handen ger alla deltagare möjlighet att komma med sina åsikter och ställa frågor.

Med Microsoft Teams kan du interagera med upp till 500 000 användare, antingen med de som tillhör din organisation eller utomstående. Under videosamtalen kan du dela filer med mötesdeltagare och dela din skärm, så att du kan visa ditt skrivbord, demonstrera programvara eller lägga fram en säljpitch. 

Med whiteboard-funktionen kan du teckna, skissa eller skriva på en delad digital yta under mötena. Det för att underlätta brainstorming och det ger en bättre upplevelse av att du befinner dig i samma rum som de andra deltagarna. 

Du kan också ändra din bakgrundsbild efter ditt eget behov och preferenser. Du kan antingen göra bakgrunden oskarp eller lägga på en virtuell bakgrund, för det sistnämnda kan du välja från en bilddatabas eller ladda upp egna bilder.

Teams har också en speciell funktion som kallas för ”Together Mode” där du kan ge deltagarna en delad digital bakgrund, så det upplevs som att alla mötesdeltagare befinner sig i samma rum

Microsoft Teams: Gränssnitt och användning

Du behöver inte ha ett användarkonto för att kunna delta i möten på plattformen. Teams-samtal är tillgängliga hela tiden från vilken enhet som helst. Har du inte något användarkonto så kan du delta i ett möte som gäst.

För att få tillgång till alla funktioner i Microsoft Teams när du inte själv är en användare av Microsoft 365 så måste du ladda ned en programvara och upprätta ett Microsoft-konto. Installeringen kräver en tvåkärning processor och 3 GB ledigt utrymme, använder du dig av en Mac så krävs att du har installerat macOS Mojave 10.14.6 eller senare. Använder du dig redan av Microsoft 365 så är Teams automatiskt inkluderat. 

När du öppnar programmet första gången så får du en grundlig genomgång av funktionerna. Den guiden finns också tillgänglig när som helst på Microsofts webbsidor. Programmets design bjuder på många färgrika illustrationer, något som gör det användarvänligt och enkelt att använda.

Det är också enkelt att planera och sätta igång videokonferenser via navigationsverktyget på sidan. Därifrån kan du också upprätta olika grupper genom att söka på gruppmedlemmarnas namn i antingen programmet eller din kontaktlista.

Microsoft Teams: Användarsupport

Microsofts hemsida erbjuder mängder av guider som hjälper dig komma igång med Microsoft Teams, du hittar videoguider, en gratis guide för att bemästra plattformens många funktioner och även översikt över tips och tricks som ger dig bästa möjliga användning av programvaran och dess videokonferenslösningar.

Om du enbart har gratisversionen av Teams så får du bara tillgång till support via självhjälpspanelen. Där hittar du lösningar för eventuella tekniska problem, samt forumet Microsoft Teams Answers, där du kan fråga efter hjälp från andra användare av Teams.

Som betalande Microsoft 365-användare av Teams så får du ta del av en dygnet runt-öppen support över nätet och telefon, med 99,99% garanterad driftstid. Som användare till Enterprise så får du dessutom tillgång till FastTrack-stöd.

Microsoft Teams: Säkerhet

Oavsett vilken version du använder av Microsoft Teams så är din data trygg. Alla abonnemang, även gratislösningen, har datakryptering vid såväl överföring som lagring.

Säkerhetsfunktionerna är ännu kraftigare i betalningslösningarna, med flerfaktorsautentisering, en inloggning till alla tjänster och appar som är anslutna till Office 365 och möjligheten till avancerad granskning och rapportering av datasäkerheten.

Konkurrenterna

Tack vare den breda tillgängligheten och den kompletta integrationen med Office-paketet så har Microsoft Teams ett övertag på de flesta av sina konkurrenter på videokonferensfronten. Slack är med sina goda interaktionsegenskaper en av de största konkurrenterna till Teams, men de faller på videokonferensfronten. Verktyget för videosamtal är extremt begränsat med ett tak på 15 deltagare och endast intern användning.

Google Meet har en bred integration med andra verktyg som ingår i Google Workspace-paketet. Även om det påminner mycket om teams så begränsas Google Meet till att bara kunna ha möten med 250 deltagare.

Om du är ute efter att hålla möten även för en extern publik så har Zoom de bästa egenskaperna för videokonferenser. Till skillnad från Teams kan även gratisanvändare av Zoom spela in videosamtal, även om gruppsamtal är begränsade till 40 minuter och 100 deltagare.

Betalande användare kan arrangera möten på upp till 30 timmar och 500 deltagare, samt köpa tillägg för ännu större möten med upp till 1000 personer. Möten kan även direktsändas i sociala medier som Facebook eller YouTube Live. Med Zoom kan du också få samtidig översättning av samtal.

Slutgiltigt omdöme

Det finns en anledning till att Teams har över 100 miljoner användare över hela världen. Det är ett väldigt effektivt och användarvänligt videokonferensverktyg som har stöd för ett brett deltagande över olika appar, grupper och organisationer.

Även om det kanske inte är det mest effektiva verktyget för videokonferenser med deltagare utanför företaget så fungerar det väldigt bra för stora koncerner och företag där de anställda växlar mellan olika projektgrupper och interagerar internt med kollegor i olika regioner.