Skip to main content

Bästa verktygen för online-samarbete 2020: Programvara för delad redigering och kommunikation

Online-samarbete
Bild: Pixabay (Image credit: Pixabay)

Med den nuvarande spridningen av coronaviruset (och sjukdomen covid-19) försöker redan många företag att genomföra åtgärder för att lösa distansarbete, för att bidra till att minska spridningen av viruset samtidigt som de hjälper till att begränsa påverkan på produktiviteten. Här har vi samlat de bästa programvarorna för samarbete, vilket gör att anställda kan arbeta på distans hemifrån medan de fortfarande kan direktkommunicera och samarbeta i projekt och dokument.

Samarbete är det nya normala på arbetsplatsen. Inte längre förväntas anställda vara avstängda från varandra utan behöver istället arbeta allt närmare varandra. Samarbete innebär förbättrad effektivitet och ökad produktivitet, men bara om du har rätt verktyg för samarbete till hands.

Samrbete bör utgå från en plattform för kommunikation, inte bara tillgänglig från en stationär dator utan även från mobila enheter, till exempel mobiltelefoner. På detta sätt kan alla anställda hålla kontakten hela tiden genom enhetlig kommunikation, vilket gör att människor bättre kan förstå andra på sin egen avdelning och även de som jobbar på andra avdelningar.

Och för ännu bättre effektivitet bör deadlines, uppgiftshantering och support alla byggas in i kommunikationsverktyget. Framför allt bör allt vara tydligt, lätt att förstå, enkelt att använda och upplagt för att minska missförstånd. Varje anställd bör ha befogenhet att kunna kommunicera med rätt person, var de än befinner sig i företaget, för att hantera samma problem. Och sedan lösa problemet inom ett acceptabelt arbetsflöde.

Samarbete på arbetsplatsen blir en verklighet när ett företag verkligen kan bli ett team av anställda - alla är unika individer med sina egna styrkor, som du kan samla för en bättre arbetsmiljö och en bättre verksamhet.

Divider

Det bästa samarbetsverktyget just nu: Office 365
Det finns många olika programpaket för kontoret på marknaden, men Microsoft Office är fortfarande det ursprungliga och bästa paketet och erbjuder ett oöverträffat utbud av verktyg och funktioner som konkurrenterna helt enkelt inte kan matcha.

Dessutom är Office 365 en molnbaserad lösning som innebär att du kan använda den på vilken dator, mobil enhet eller smartphone som helst utan att behöva oroa dig för kompatibilitet. Alla dina filer sparas i molnet och synkroniseras mellan enheter, så att du kan börja arbeta med ett dokument hemma eller på kontoret och sedan fortsätta arbeta när du är på språng.

Detta gör det till en idealisk plattform för samarbete, vilket gör att olika användare kan redigera samma dokument i realtid, samt använda olika verktyg för att säkerställa att alla medarbetare bokstavligen står på samma sida.

Du kan registrera dig på Microsoft Office 365 här.

De bästa verktygen för online-samarbete – en överblick

  1. Office 365
  2. Slack
  3. Asana
  4. Podio
  5. Ryver
  6. Trello
  7. Flock

Office 365

(Image credit: Microsoft)

1. Office 365

Dela och redigera dokument, nu med meddelandefunktion

Bekant programvara
Redigera tillsammans
Kostnadseffektivt paket

Microsoft Office är kanske inte den första plattformen du tänker på när det gäller samarbete, men det är denna plattform du hittar i hjärtat av det molnbaserade kontorspaketet Office 365.

Detta är viktigt eftersom Microsoft Office förblir den mest använda och därför viktiga kontorssviten på marknaden, och även om det finns konkurrenter som OpenOffice och G Suite har de fortfarande inte kommit till samma nivå av funktionalitet och användarvänlighet.

Eftersom Microsoft Office troligen kommer att vara kärnan i många företag, erbjuder flytten till Office 365 ett antal fördelar, inte minst förmågan för team att samarbeta direkt i samma uppsättning dokument. Det kan vara allt från arbetsskift i ett Excel-kalkylblad, till en presentation i Powerpoint, till klientrapporter skrivna i Word.

Till detta ska läggas att Microsoft Teams nu levereras med ett antal Office 365-paket, vilket möjliggör sömlös integration med den traditionella kontorsprogramvaran.

Det som gör Office 365 än mer attraktivt är att det som en molnbaserad plattform som inte bara kan användas med Windows, utan också på Mac, Android och iOS.

Prissättningen för Office 365 beror på om du köper för personlig eller företagsmässig användning, med avgifter från 64,99 kr eller 89,99 kr per månad och användare, men där företagsabonnemang kräver förbetalda årsplaner.

Men ett sällan annonserat alternativ är Office 365 Business Essentials, som erbjuder de flesta av samma programvarupaket och alternativ som ovan, men för endast 43,70 kr per månad och användare när det betalas årligen. Detta gör hela paketet extremt kostnadseffektivt, särskilt jämfört med fristående programvarupriser.

Sammantaget, då mycket av programvaran i den här guiden är särskilt framtaget för samarbete, så ser vi att Office 365-samarbetet tar mer traditionella program till nya höjder.

(Image credit: Slack)

2. Slack

Ett samarbetsverktyg som inte behöver någon närmare presentation

Utmärkt gränssnitt
Imponerande gratisversion
Vissa kanske vill ha mer säkerhet

Slack är utan tvekan ett mäktigt samarbetsverktyg, med miljoner användare över hela världen. Det är en oerhört smart plattform, och du kan få den på mobila och stationära enheter. Det gör det möjligt att skicka direktmeddelanden (DM) och filer till en enda person eller en grupp anställda, och det finns möjlighet att organisera konversationer i olika kanaler (kanske för specifika projekt, en för teknisk support, allmän chatt och så vidare).

Appen stöder också videosamtal. Du kan använda funktionen för att prata med dina kollegor om projekt och arbeta på djupet, utan att behöva skriva allt i ett DM. Även om detta inte är en ersättning för molnlagringstjänster, kan du dra, släppa och dela filer med dina kollegor direkt inom Slack. Plattformen är också kompatibel med tjänster som Google Drive, Dropbox och Box.

För att avrunda, så har Slack till och med en gratisversion, även om den föga förvånande har begränsningar (vad gäller antalet lagrade meddelanden, totalt lagringsutrymme och så vidare).

(Image credit: Asana)

3. Asana

Maximerad organisering

Projektspårning
Praktiska integrationer
Andra appar har bättre funktioner för kommunikation

Asana har funnits sedan 2008, vilket gör den till en veteran på området, och företag som Intel, Uber, Pinterest och TED använder alla det som sin huvudsakliga kommunikationsmetod.

Det har utformats som ett enkelt sätt för företag att spåra arbetarnas arbete och för att få bästa möjliga resultat. Med hjälp av plattformen kan du skapa uppdragslistor för pågående projekt, sätta påminnelser om kommande deadlines och skicka förfrågningar till kollegor. Teammedlemmar kan också göra kommentarer till inlägg i appen.

Du kan organisera alla dina projekt i en lista eller ett anslagstavla-liknande format, och det finns en sökfunktion så att du snabbt kan hitta tidigare arbete. Kort sagt, Asana är ett mycket effektivt sätt att hålla sig superorganiserad och underlätta samarbete när det gäller uppdateringar om hur arbetet fortskrider.

(Image credit: Podio)

4. Podio

Ett mobilvänligt samarbetsverktyg

Mobilappar av hög kvalitet
Brett utbud av integrationer
Olika prenumerationsplaner kan vara förvirrande

Podio beskriver sig själv som en flexibel och anpassningsbar onlineplattform för arbete och kommunikation mellan team. Med andra ord, det ger dig ett sätt att organisera stora arbetsbelastningar och delegera uppgifter mellan anställda.

Precis som många av de andra apparna för affärssamarbete på marknaden, ger Podio dig verktygen för att dela filer, visa status för pågående projekt och få feedback om saker du för närvarande arbetar med. Dessa funktioner kombineras till ett användarvänligt gränssnitt.

Podio är också utrustad med mobilappar av hög kvalitet när du behöver använda din smartphone eller surfplatta, och den har en imponerande mängd integration med tredjepartstjänster och appar inklusive Dropbox, Google Drive, Evernote och Zendesk.

(Image credit: Ryver)

5. Ryver

En lättanvänd samarbetsplattform

Enkelanvänt gränssnitt
Omfattande plattform
Inte alltför många funktioner

Ryver liknar Slack, och syftar till att ge din organisation ett mycket effektivt kommunikationsmedel och ett enkelt sätt att prata om uppgifter och säkerställa att deadline hålls.

Det som gör Ryver till ett övertygande alternativ är det faktum att du kan skapa så många team du vill i appen och enkelt kategorisera dem. Som är fallet med Slack kan du använda plattformen för att ställa in chattar med grupper och individer.

Det finns några intressanta filter också. Du kan styra vem som ser de saker du säger och postar i appen, och naturligtvis gå med i de team som är mest relevanta för dig. Alla företagets inlägg finns i en nyhetsflöde i Facebook-stil, och du kan markera inlägg för att komma tillbaka till dem senare.

Det finns också en mängd klienter för mobil och stationär dator, inklusive Mac och Linux. Prissättningen börjar på $ 49 per användare och månad för upp till 12 användare och kostar $ 99 per användare och månad för obegränsade användare. Det finns också en premiumversion för företag som erbjuder arbetsflödesautomation, Single Sign-On (SSO) och avancerad teamledning.

(Image credit: Trello)

6. Trello

En app för att organisera alla dina projekt

Rent, lättanvänt gränssnitt
Gratisversion
Inte många kommunikationsfunktioner

Om du någonsin har undersökt program för projekthantering och verktyg för online-samarbete, har du utan tvekan stött på Trello. Tillgänglig på webben och med mobilappar gör det enkelt att organisera projekt och arbeta med dem med kollegor.

Plattformen låter dig arbeta med tavlor eller listor, som kan organiseras av team och olika uppgifter. Och inom dessa kan du göra att-göra-listor och delegera bland kollegor. Det finns också möjlighet att tilldela kommentarer till kort - ett snabbt sätt att ge feedback till andra.

Trello har dessutom ett antal integrationer med appar som Evernote, GitHub, Google Drive och Slack. Du kan ladda ner appen gratis, men det finns premiumalternativ som ger tillgång till fler funktioner.

Prissättningen för Premium-prisnivån är $ 9,99 per användare och månad, när den debiteras årligen, och låser upp ett antal ytterligare administrativa funktioner för bättre organisation. Det finns också en Enterprise-utgåva som är prissatt enligt antalet användare som krävs och som ger några ytterligare organisationshanteringsfunktioner.

(Image credit: Flock)

7. Flock

Ett kommunikationsfokuserat Slack-alternativ

Lättanvänt gränssnitt
Snygga produktivitetsverktyg
Gratis att använda

Flock är en annan applikation som mycket liknar Slack men som utan tvekan är lite mindre skrämmande att använda och erbjuder mer omfattande kommunikationsverktyg.

Flock stöder kanaler för olika team såväl som 1:1 eller gruppsamtal. Användare kan söka igenom meddelanden, filer och länkar, och Flock hittar det oavsett vem som skickade det och var.

Det finns ljud- och videosamtal och skärmdelning samt produktivitetsverktyg som omröstningar, anteckningsdelning och påminnelser, medan användare kan tilldela uppgifter till vissa medlemmar i gruppen.

Det finns också integrationer med tredjepartsapplikationer som Google Drive och Twitter, med aviseringar som visas direkt i kanalerna.

Flock är gratis att använda, men sökningar är begränsade till 10 000 meddelanden, det finns en lagringsgräns på 5 GB och endast fem tredjepartsintegrationer är tillåtna. En Pro-plan lägger till obegränsad sökning, 10 GB lagring per användare och administratorkontroller, medan Enterprise-planen annonserar 20 GB lagring per användare, fler administratorkontroller och dedikerad support.

Andra programvaror för samarbeten att överväga

Det finns många andra samarbetsverktyg som är värda din uppmärksamhet, om inte annat på grund av hur de tillämpar funktioner på olika sätt, eller till och med lägger till andra användbara funktioner. Här ska vi titta på några ytterligare online-samarbetsverktyg som kan vara värda att utforska ytterligare:

Visme är utvecklad specifikt för samarbetsrapporter, presentationer och infografik online. Bortsett från att marknadsföra varumärkesstöd och syfta till att sänka designkostnader, tillhandahålls analys så att du kan se vilka presentationer och rapporter som resulterar i mest engagemang och anpassa dig efter detta. Visme lämpar sig för försäljning och marknadsföring, HR och rekrytering, intern kommunikation samt utbildning och intern utbildning. Programvaran är specifikt prissatt kring individuell, affärs- eller utbildningsanvändning.

Basecamp strävar efter att vara en allt-i-ett-samarbets- och kommunikationsplattform genom att erbjuda funktioner från flera mjukvaruerbjudanden till en enda plats så att det är lättare att sortera igenom information, och naturligtvis att hålla allt på en enkel och hanterbar plats. Funktioner inkluderar chatt, meddelandetavlor, att göra-listor och schemaläggning samt automatiserad incheckning, samt en enda plats att lagra alla dokument, filer och mappar. Till skillnad från annan samarbetsprogramvara som debiterar per användare tar Basecamp en enskild avgift på $ 99,99 för obegränsade användare, vilket kan göra det särskilt attraktivt för större organisationer.

Wrike är mer ett projekthanterings- och schemaläggningsverktyg, vilket gör det enkelt att se var alla är när det gäller att slutföra ett projekt. Som fristående program kanske det verkar begränsat jämfört med några av de andra här, men dess styrka ligger i dess omfattande utbud av integrationer, som inkluderar Google, Dropbox, Salesforce, Microsoft, Adobe och Github. Detta innebär att Wrike kan fungera som en central plattform knuten till ett antal andra programappar, så att du kan täcka ett större utbud av alternativ och funktioner än vissa fristående programvarualternativ.

Monday.com är en plattform som låter dig planera, spåra och samarbeta om projekt på ett visuellt enkelt sätt. Dra-och-släpp-funktionalitet och användarvänlighet gör detta till en särskilt bra plattform för projektledning och allmän arbetsflödeshantering bland team. Det integreras också med Slack, Trello, Google Drive, Dropbox och andra, så att du kan använda det som en central kontaktpunkt för team att arbeta tillsammans. Som ovan innebär dessa integrationer att monday.com kan användas för att uppnå ett bredare arbetsuppdrag än den fristående plattformen själv.