Yritykset ymmärtävät yhä paremmin säilömänsä tiedon arvon. Vaikka erilaiset parhaat käytännöt tiedonhallintaan ovat nostaneet suosiotaan, on monilla organisaatioilla yhä paljon parannettavaa. Tieto onkin valttia: markkinoilla piisaa huomaamattomia ja älykkäitä ratkaisuja. Ja ennen kaikkea on tärkeää ymmärtää ajoituksen merkitys.
IT-alalla on opittu kantapään kautta ymmärtämään varmuuskopioiden merkitys. Yhä useammin tätä kauhuskenaariota simuloidaan jo pelkästään varmistaakseen, että tosipaikan tullen tietokannat ja sovellukset ovat palautettavissa. Jo tällä yksinkertaisella testillä voi taata mielenrauhan. Kukapa haluaisi olla jännittämässä varmuuskopioiden toimivuutta ensimmäistä kertaa tilanteessa, jossa kaikki on seis?
Mitä muita osa-alueita on syytä miettiä varmuuskopioiden ja tiedostojen palauttamisen suhteen? Yritysten tyypillisiä kompastuskiviä ovat versiotietojen sekä säilytykseen liittyvien käytänteiden ohittaminen olan kohautuksella.
Versiohistoriat ja säilytyskäytännöt
On perin tyypillistä, että tallessa on rajallinen määrä varmuuskopioita – ja nekin vain tietyn aikaa. Kenties dokumentit ja muut tiedot taltioidaan päivittäin, mutta näitä on tallessa vain viikon tai kuukauden verran. Monet pitävät tätä riittävänä tilanteessa, jossa sisältöä päivitetään harvakseltaan eikä tieto ole järin kriittistä.
Ajan pidentäminen tuntuu loogiselta silloin, kun sisältöä päivitetään aktiivisesti ja puuttuva versio voi aiheuttaa merkittäviä ongelmia. Otetaanpa esimerkiksi Visual-efektejä tekevän tiimin videomateriaali. He saattavat hyvinkin luoda version jokaista työskenneltyä tuntia kohden. Koska materiaali on korkealaatuista, vie se runsaasti tilaa. Jos tiedostoista otetaan erilliset varmuuskopiot tunneittain, tarkoittaa se 24 kopiota päivässä. Tämä tahti ei ole pidemmän päälle kestävä, mutta aikajanaa on silti syytä pidentää. Hyvänä käytäntönä voisi pitää tunneittain otettua kopiota päivän ajan, päivittäistä kappaletta viikon ajan, viikoittaista kopiota menneen kalenterikuukauden ajan ja kuukausittaista varmuuskopiota koko vuoden osalta.
– “Hyvin suunniteltu käytäntö varmuuskopiointiin tuo turvaa esimerkiksi kiristyshaittaohjelman vaatiessa uusimmasta versiosta lunnaita. Tai mikäli dataan ilmestyy ongelmia aiheuttava virhe tuntemattomassa ajankohdassa. Näin voit palata versiohistorian avulla taaksepäin etsien turvallista ja toimivaa dokumenttia”, kertoo Synology UK:n kehittäjänä työskentelevä Jeremie Francois.
On tärkeää, että järjestelmä hälyttää mikäli valtavaa tietomäärää käsitellään lyhyessä aikamääreessä. Tämä tarkoittaa herkästi sitä, että kiristyshaittaohjelma on päässyt arkistoosi käsiksi.
Jeremie Francois, Synology
Valveutuneisuus voi säästää pitkän pennin. Coverwaren tuore tutkimus paljasti, että kiristyshaittaohjelmien keskimääräiset lunnasmaksut nousivat loppuvuodesta 2019 jo 84 116 dollariin eli lähes 75 000 euroon. Tämä onkin huomattavasti suurempi summa kuin keskivertoisen NAS-palvelimen sisäänrakennettu varmuuskopioinnin hankkiminen tavallisen yrityksen käyttöön.
Jos käytössäsi on vain lyhyen aikaikkunan rajallinen versiohistoria, saattavat kaikki tiedostot hyvinkin lukeutua saman ongelman piiriin. Sen sijaan pidemmällä aikavälillä luodut kaksoisversiot parantavat mahdollisuutta selvitä vaikeudesta. Samaten varmuuskopioiden yltäminen kauemmas historiaan kohentaa todennäköisyyttä väistää kiristyshaittaohjelman aiheuttama taloudellinen katastrofi.
Varaudu yllätyksiin: korruptoitumisen esto ja piilokulujen minimointi
Toinen kriittinen tehtävä on varmistaa varmuuskopioiden oikeellisuus ja toimivuus. Tiedostoista ei ole mitään hyötyä, jos niitä ei pysty käyttämään. Tämän vuoksi on tarpeen ja jopa välttämätöntä tarkistaa dokumenttien kunto ajoittain niin käytössä olevasta sijainnista kuin varmuuskopioistakin.
Synology kannustaa IT-järjestelmiä hallinnoivia valitsemaan modernin BTRFS-palautusjärjestelmän, joka pystyy havaitsemaan tietojen korruptoitumisen. Se pyrkii korjaamaan dataa omatoimisesti niin kauan kuin rahkeet riittävät, minkä jälkeen järjestelmä hälyttää vikatilanteesta. Lisäksi Synology Backup -työkalut hoitavat varmuuskopioinnin toimivuustarkastuksen säännöllisin väliajoin. Näin saat tietää mahdollisista ongelmista ennen painajaismaisen tilanteen alkamista.
Yksi esiinnostamisen arvoinen seikka on tietojen taltioiminen pilvipalveluun. Pahimmillaan koko varmuuskopioinnin tausta-ajatus pääsee unohtumaan. Tarkoitus on varmistaa korjausedellytykset, ei vain tallentaa tietoa jonnekin.
“Pilvipalveluun varmuuskopioiminen on monille houkutteleva ajatus, sillä se on hyvin yksinkertaista. Monet kuitenkin unohtavat arvioida koko prosessin tiedostojen palauttamisen suhteen”, kertoo Jeremie Francois.
“On helppoa valita halpa pilvipalvelu ilman, että tarkastaa sen palautuskykyyn liittyviä yksityiskohtia. Monesti edulliset palvelut eivät sisällytä tiedostojen palauttamista hintaan, jolloin etenkin pidempiaikaisten säilöjen avaaminen lisää roimasti kuluja. Ei olisi ensimmäinen kerta, kun palvelu tarjoaa varmuuskopioiden ilmaisen palautuksen vain viikon ajan.”
Mitä tälle asialle voi tehdä? Kun teet kululaskelmaa kaikki yksityiskohdat kattavailla tiedoilla, kannattaa miettiä arkistoitavan datan luonnetta. On syytä taltioida järjestelmään ainoastaan tietoja, joita ei tarvita välittömästi. Lisäksi on hyvä pohtia paikallisen varmuuskopion luontia. Onko tämä esimerkiksi lähituen paikallinen suorite vai erillinen datakeskus, se on tilanteesta riippuvaista.
Spiceworksin tutkimuksessa kiinnitettiin erityisesti huomiota varmuuskopiointijärjestelmien taloudelliseen vaikutukseen. Tutkimuksessa havaittiin, että häiriöistä kärsineet IT-palvelut aiheuttivat 27 % suoraa taloudellista menetystä. Näistä:
- 59 % oli arviolta alle 10 000 dollaria
- 31 % väliltä 10 000 ~ 100 000 dollaria
- 10 % yli 100 000 dollaria
Laitteisto ja sovellukset: kaikki yhdessä paketissa
Kun miettii varmuuskopioihin ja palauttamiseen liittyvää strategiaa, on tyypillistä keskittyä sovelluksiin ja unohtaa laitteisto. Molemmat ovat kuitenkin merkittävässä asemassa kokonaisuutta luodessa. Mitä paremmin laitteet ja sovellukset puhaltavat samaan hiileen, sen paremmin palauttaminen onnistuu. Täydellinen palvelu tarjoaa joustavan aikataulutuksen sekä tarkkaan mietityt käytänteet palauttamiseen. Samalla sen suorituskyvyn on oltava riittävää niin palauttamisen nopeuden kuin tietojen tarkistamisen suhteen. On tyypillistä, että modernit järjestelmät onnistuvat poistamaan turhista duplikaattitiedostoista yli 50 %. Synologyn hyvin yhteen toimiva sovellus sekä laitteisto mahdollistaa tehokkaan kehitysprosessin sekä laadun ja suorituskyvyn parantamisen.
“Olemme nähneet runsaasti vaivaa kehittäessämme palautussovelluksen hallittavuutta ja integroituvuutta, jotta saamme vastattua asiakkaiden tarpeisiin. Ja mikä tärkeintä, emme veloita tästä kriisitilanteen palautusohjelmasta, sillä emme halua aiheuttaa lisenssikuluilla ongelmia varmuuskopiointiin ja palautusratkaisuihin. Tämä on erittäin tärkeää etenkin PK-yrityksille”, näkee Jeremie Francois.
Yksi esimerkki on IVAR Studios, joka tuottaa merkittävän määrän sisältöä eri projekteissa. Sen yhteistyökumppaneina on monia tunnettuja nimiä aina National Geographicista Nikoniin. Kun yhtiö hyödyntää useita videokameroita ja 360 asteen videokuvausta, syntyy sisältöä helposti kuusinkertainen määrä tavalliseen videotuotantoon nähden. Näiden tiedostojen varmuuskopiointi on täysipäiväinen työ.
IVAR on halunnut varmistaa prosessin toimivuuden panostamalla nopeisiin verkkoyhteyksiin, joiden avulla vanha 1 Gbit/s -nopeus on noussut peräti 20-kertaiseksi. IVAR Studios on onnistunut luomaan kustannustehokkaan ratkaisun editointiin vain kahdella Synologyn laitteella sekä palautussovelluksella.
