En la era digital actual, los teléfonos inteligentes se han convertido en algo más que dispositivos para hacer llamadas o navegar por Internet; sirven como potentes herramientas con capacidades que se extienden a áreas que no se habían pensado inicialmente, como el escaneado de documentos. Ya sea para conservar una copia de un recibo, presentar la documentación necesaria o mantener un registro digital de las notas, no se puede subestimar la conveniencia de utilizar un smartphone. Sin embargo, el proceso no siempre es sencillo y pueden cometerse errores.
5 errores que debes evitar al escanear documentos con un smartphone
He aquí cinco errores comunes que debes evitar para garantizar que tus documentos digitales sean de la mayor calidad posible.
1. Descuidar una buena iluminación
Al escanear documentos con un smartphone, es fundamental prestar atención a las condiciones de iluminación. Una buena iluminación es esencial para un escaneado claro y legible. La luz natural de una ventana puede ser una buena opción, pero si no está disponible, asegúrate de que la habitación está bien iluminada con lámparas de techo o de escritorio. Evita la luz directa intensa que puede crear reflejos o sombras irregulares en el documento. Coloca el documento en un lugar donde la luz sea uniforme y difusa, reduciendo así la probabilidad de sombras no deseadas. Una iluminación deficiente puede dar lugar a un escaneado demasiado oscuro, brillante o difícil de leer, por lo que es fundamental garantizar unas condiciones de iluminación óptimas para obtener los mejores resultados.
2. Ignorar el contraste del fondo
Al escanear un documento, es esencial garantizar un contraste suficiente entre el documento y el fondo. Un error común es colocar papel blanco sobre una superficie de color claro, lo que hace que los bordes del papel se mezclen con el fondo. Esto puede dificultar que la aplicación de escaneado detecte y recorte los bordes con precisión, lo que puede dar lugar a escaneados sesgados o incompletos. Utiliza una superficie oscura y no reflectante debajo del documento para obtener los mejores resultados. Este contraste facilita que la aplicación reconozca los límites del documento, garantizando un escaneado limpio y preciso.
3. Pasar por alto la importancia de la resolución
La resolución es un aspecto crítico que afecta a la calidad del documento escaneado. Muchos usuarios suelen necesitar ayuda para aceptar los ajustes de resolución predeterminados. Sin embargo, estos ajustes por defecto sólo a veces pueden ser adecuados para el documento. Si la resolución es demasiado baja, el texto puede aparecer borroso o pixelado, lo que facilita su lectura. Por otro lado, ajustar la resolución demasiado alta puede dar lugar a archivos innecesariamente grandes sin una mejora significativa de la calidad. Es esencial tener en cuenta el uso previsto del documento y probar distintas configuraciones para encontrar el equilibrio adecuado entre claridad y tamaño del archivo.
4. No limpiar el objetivo de la cámara
Es esencial mantener limpio el objetivo de la cámara antes de escanear cualquier documento. Incluso las partículas más pequeñas, como huellas dactilares, polvo y manchas, pueden afectar significativamente a la calidad de los escaneados al difuminar los detalles y reducir el contraste. Para evitarlo, tómate tu tiempo para limpiar suavemente la lente con un paño suave y sin pelusas antes de cada escaneado. Este sencillo paso puede mejorar notablemente la claridad y la calidad general de tus documentos digitales.
5. No utilizar eficazmente las aplicaciones de escaneado de documentos
Acuérdate de utilizar aplicaciones especializadas en el escaneado de documentos en lugar de simplemente hacer una foto con la aplicación de la cámara. Estas aplicaciones de escaneado ofrecen funciones como la detección automática de bordes, la corrección de la perspectiva y la mejora de la imagen, que pueden transformar una foto mal iluminada y sesgada en un documento limpio, enderezado y legible. Invierte tiempo en explorar las distintas aplicaciones de escaneado, conocer sus funciones y aprender a sacarles el máximo partido.
Las mejores aplicaciones para escanear documentos
Hay un montón de aplicaciones de escaneo impresionantes disponibles tanto en la App Store de Apple como en Google Play.
Cuando escanees documentos para almacenarlos en archivos digitales, querrás guardarlos en un formato de archivo PDF portátil. Adobe Scan es una aplicación de escaneado desarrollada por Adobe, el creador del formato de archivo PDF. Se espera que esta aplicación pueda satisfacer la mayoría de las necesidades de los usuarios.
Adobe Scan se ejecuta como una aplicación en tu dispositivo móvil, ya sea Android o iOS. Utiliza tu cámara para capturar una copia de un documento y convertirla en un archivo PDF. Hay una opción de vista previa para optimizar las dimensiones del archivo, y puedes rotarlo, recortarlo y editar el color según necesites.
Una de las ventajas más significativas de Adobe Scan es su estrecha integración con otras aplicaciones de Adobe, como Adobe Acrobat y Adobe Fill & Sign. Esto significa que puedes escanear documentos en formato PDF y editar, anotar, firmar y trabajar en colaboración con los documentos escaneados.
Además, Adobe Scan es una aplicación gratuita que se puede descargar y utilizar. Sin embargo, si quieres funciones adicionales, puedes suscribirte a la aplicación.
CamScanner es otra aplicación que te permite utilizar la cámara de tu dispositivo móvil como escáner de documentos. Puede escanear documentos, como facturas y recibos, y convertirlos en archivos PDF. Estos archivos se pueden subir automáticamente a servicios en la nube como Box, Google Drive, Dropbox, Evernote y OneDrive.
Diseñada principalmente para usuarios de empresa, la aplicación permite invitar a colegas a ver y comentar los escaneados, aunque necesitan una cuenta de usuario. También ofrece funciones avanzadas de edición que permiten añadir anotaciones y marcas de agua a los documentos para darles un aspecto más profesional. También se pueden añadir contraseñas a los documentos para mejorar la seguridad.
La aplicación se puede descargar gratuitamente en Android e iOS, pero se puede actualizar a un plan Premium, que ofrece 10GB de almacenamiento, enviar enlaces a documentos con protección por contraseña, descargar documentos por lotes y mucho más. La cuenta Premium se puede pagar mensual o anualmente, y las mismas opciones se aplican a la versión para empresas, que ofrece opciones mejoradas para la colaboración en equipo.
También deberías considerar Abbyy FineReader PDF, Genius Scan y SwiftScan.
Conclusión
Para mejorar significativamente la calidad de los documentos que escaneas con tu teléfono, evita los errores mencionados. La tecnología móvil ha hecho que el escaneado de documentos sea más accesible y cómodo que nunca. Sin embargo, el éxito del resultado depende de la atención a los detalles. Presta mucha atención a la iluminación, el fondo, la resolución y la limpieza, y utiliza las funciones de las aplicaciones de escaneado de documentos. Estas consideraciones te ayudarán a crear documentos digitales de alta calidad en cualquier momento y lugar.
