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ONLYOFFICE Forms riscrive le regole dei moduli digitali

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(Image credit: 123RF)

Con la recente pubblicazione di ONLYOFFICE 7, la popolare piattaforma da ufficio si è arricchita di una nuova funzione, progettata specificamente per aziende di ogni dimensione e istituzioni che devono raccogliere dati dai propri utenti. Si tratta di ONLYOFFICE Forms (OFORM), un potente e versatile strumento per la creazione di moduli interattivi.  

ONLYOFFICE è una suite di ufficio completa e versatile, con licenza open source. Si può usare online oppure installare su Windows, Mac OS, Linux, Android e iOS. 

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ONLYOFFICE si può vedere come un’alternativa a Adobe Experience Manager Forms, un prodotto relativamente famoso e che forse avete già sentito. ONLYOFFICE Forms è uno strumento gratuito e open-source, in grado di offrire maggiore flessibilità. Una bella differenza rispetto ad Adobe. 

Altra differenza, forse ancora più importante, è che OFORM nasce per i moduli online, con strumenti di collaborazione. I moduli di OFORM si possono usare su desktop e anche su dispositivi mobile. I moduli di Adobe invece sono progettati per l’uso offline, e le funzionalità complete sono accessibili solo da desktop. 

In effetti vale assolutamente la pena di provare ONLYOFFICE Forms e gli altri prodotti ONLYOFFICE almeno nella versione gratuita. C’è un incredibile quantità di strumenti, per una suite software che può fare praticamente tutto a costo zero. La versione enterprise, a pagamento, aggiunge cose molto specifiche come spazio cloud privato, CRM, domini 

FORM compilabili online, cosa sono e a cosa servono 

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I moduli online di ONLYOFFICE sono form compilabili online alternativi a quelli di Adobe Forms. 

“L'idea alla base dei form introdotti in ONLYOFFICE è quella di consentire agli utenti di ridurre significativamente il tempo che devono impiegare per creare documenti standard e ottimizzarne il processo di gestione elettronica. Progettato con un focus specifico sull’interazione online, ONLYOFFICE fornisce tutti gli strumenti necessari per creare e collaborare su moduli compilabili online e su dispositivi mobili.”

I moduli online di ONLYOFFICE sono documenti interattivi con campi compilabili. All’interno di un’organizzazione, sono di grande aiuto per rendere più facile e veloce la gestione dei documenti, in particolare quei documenti che si tendono a riutilizzare spesso, in un formato sempre uguale.

Per esempio, in un’azienda gli OFORM sono la soluzione ideale per la compilazione dei budget, le richieste di rimborso o le note spesa. 

L'amministrazione può creare un modello di rimborso spese, rendendolo interattivo e semplice da compilare grazie a menù a tendina, box da spuntare e altri elementi. Una volta pronto, i lavoratori potranno compilare il modello in pochi secondi, e allo stesso tempo potranno avere la certezza di aver compilato il documento senza errori. 

Così facendo, il lavoratore dovrà investire solo pochi attimi in un’operazione tediosa e in cui spesso si fanno errori. L’amministrazione riceverà il documento ben compilato,  e la procedura potrà andare a buon fine senza incidenti. 

ONLYOFFICE Forms si possono usare per diversi ambiti e scopi, quali vendite (contratti e ordini), risorse umane (foglio presenze, rimborso spese), amministrazione (rimborsi, richieste, reporting), ufficio legale (accordi di riservatezza, contratti), l’ecommerce o la gestione della proprietà intellettuale. E molti altri ancora. 

Se in azienda si usa spesso un certo tipo di documento, e si chiede al cliente o fornitore di compilarlo, con questo strumento la procedura diventa semplicissima. Basta partire da un documento DOCX che già avete, e usare ONLYOFFICE Forms per trasformarlo in un modulo interattivo. E, allo stesso tempo, è possibile apportare modifiche grandi e piccole senza alterare la struttura. In questo modo si può risparmiare tantissimo tempo. 

Ci sono già altre funzionalità che arriveranno con futuri aggiornamenti, come: 

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  •  Possibilità di firmare i documenti
  •  Maggior funzioni di sicurezza  
  •  Diverse autorizzazioni basate su ruoli 

 Merita qualche parola anche il tema della compatibilità: gli ONLYOFFICE Forms sono infatti compatibili con gli strumenti di content controls di Microsoft Office e Adobe Forms, e sono pienamente integrati con tutti gli strumenti della suite ONLYOFFICE. 

Gli OFORM sono disponibili in 11 soluzioni di terze parti tra cui Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Jira, Plone, Liferay, Redmine, HumHub, Nuxeo e Chamilo. Sono inoltre disponibili API per l’integrazione in piattaforme e strutture di terze parti. 

Come creare un ONLYOFFICE Forms 

ONLYOFFICE è una suite di ufficio completa e versatile, con licenza open source. Si può usare online oppure installare su Windows, Mac OS, Linux, Android e iOS. 

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Creare un nuovo modulo con ONLYOFFICE Forms è piuttosto semplice, e ci sono fondamentalmente due possibili strade. 

Il primo modo è partire da un documento di testo esistente, per esempio un contratto di vendita. Se ne avete già uno, potete caricare il file già in vostro possesso (magari quello che avete concordato con un cliente precedente). 

Una volta importato il testo, si vanno a inserire tutti i campi dinamici. Per esempio dove andranno scritte informazioni come il nome del referente, la ragione sociale, la partita IVA e così via. 

OFORMs mette a disposizione anche elementi dinamici, come le caselle da spuntare, le tendine di scelta rapida, i pulsanti di selezione e così via. Tutti strumenti che possono aiutare chi compila il documento, che potrà farlo più velocemente e senza errori. 

“Usando campi compilabili di vari tipi, puoi creare moduli da zero o prendere come base un documento DOCX esistente, modificarli e collaborare con altri utenti in tempo reale. Un modulo compilabile può essere salvato come file PDF standard o come OFORM in modo da poterlo condividere e compilare online. Questa funzionalità è molto simile ai controlli del contenuto standard ma offre proprietà di campi e opzioni di personalizzazione più avanzate.”

ONLYOFFICE Forms offre un incredibile livello di personalizzazione: non solo per la varietà di campi editabili, ma anche per la flessibilità del posizionamento, dei colori, delle dimensioni. Al momento di creare un modulo compilabile, avrete totale libertà sul risultato finale che volete ottenere. 

Una volta completata la prima bozza, potrete visualizzare l’anteprima del vostro modulo ONLYOFFICE Forms con un semplice click. Dopo aver effettuato ulteriori ritocchi e modifiche, potrete salvare il documento. 

Le opzioni di salvataggio comprendono il formato PDF, ottimo per il trasferimento e la stampa del file, e il formato .oform, che permette tra le altre cose una semplice pubblicazione online. 

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Al momento di condividere il documento, si potrà scegliere se dare privilegi per la modifica (a un collega o un dirigente, ad esempio), oppure dare accesso solo per la compilazione. Oppure solo in visione. 

ONLYOFFICE Forms è integrato nella piattaforma ONLYOFFICE, sia nelle versioni self-hosted sia in ONLYOFFICE Workspace, con cui creare un ambiente di collaborazione online sicuro ed efficiente, per trattare informazioni confidenziali. 

Gli OFORM sono integrati anche nelle soluzioni cloud, utilizzabili nella versione gratuita ONLYOFFICE Personal e in ONLYOFFICE Docs. 

La piattaforma ONLYOFFICE è disponibile sia come strumento online sia come software da installare sul dispositivo: ONLYOFFICE è disponibile per Windows, MacOS, Android e iOS e Linux (Debian, Ubuntu, Mint, CentOS e altri); è anche l’editor da ufficio predefinito in alcune distribuzioni Linux dedicate al settore educational. 

ONLYOFFICE Forms e tutti i prodotti ONLYOFFICE sono distribuiti con licenza open source, e il codice sorgente è disponibile tramite Github

Chi è interessato nella creazione di moduli compilabili, infine, può anche sfruttare i template pronti all’uso e disponibili tramite le librerie di  ONLYOFFICE. Anzi, esiste anche un programma che permette di ottenere una piccola ricompensa, dedicato a chi crea template di qualità. 

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Valerio Porcu è Redattore Capo e Project Manager di TechRadar Italia.