COVID-19-pandemia on jättänyt jälkensä paitsi ihmisiin mutta myös yrityksiin. Kun työntekijät siirtyivät yhdellä rysäyksellä etätoimistoihinsa maaliskuussa 2020, muuttui työnteon kulttuuri pysyvästi. Yhteiskuntaa koskeneiden rajoitusten vuorottainen tiukentuminen ja löyhentyminen eivät ole enää palauttaneet tilannetta. Etätyö on uudessa normaalissa merkittävä osa arkea.
Äkillinen muutos on pakottanut organisaatiot ja palvelut uusiutumaan nopeasti. Teknologia ja järjestelmät ovat keikahtaneet lyhyessä ajassa tukemaan uusia käytänteitä. Osa muutoksista on keskittynyt viestintään ja tietoturvaan, toiset tiedon tallentamiseen ja jakamiseen etätyömaailmassa.
Onnekseen useat organisaatiot ovat varautuneet tilanteeseen jo ennalta. Tiedostojen jakamiseen keskittyvät työkalut sekä pilvipalvelut ovat näppäryydessään olleet osa arkea jo useiden vuosien ajan. Esimerkiksi samasta tiedostosta olevien eri versioiden jakaminen sähköpostin välityksellä voi aiheuttaa melkoisen kaaoksen ja sekamelskan. Jos yksittäinen käyttäjä tekee hienovaraisenkin muutoksen, saattaa liikkeellä olla melkein muttei täysin identtisiä versioita samasta dokumentista, jolloin soppa on valmis.
Tiedon säilyttämisen haasteet
Pilvipalvelut tekevät tilanteesta merkittävästi helpomman. Kun kaikki työstävät samaa tiedostoa, erilaisten lieveilmiöiden ja riskien todennäköisyys putoaa roimasti. Tällöin koko tiedoston elinkaari muutoksineen ja oikeuksineen on selkeämmin hahmotettavissa. Kun sovellukset ja tiedonkulku on suunniteltu etätyötä silmällä pitäen, tarjoaa se merkittävästi joustavammat mahdollisuudet etätyöskentelyyn sekä muihin moderneihin työtapoihin. Tämän vuoksi monet organisaatiot ovatkin panostaneet siihen merkittävästi jo vuosia sitten.
Aiemmin hyödyllisenä pidetyt järjestelmät ovat kuitenkin muuttuneet pandemian aikana välttämättömiksi etätyöskentelyn ja kommunikoinnin mahdollistamiseksi. Enää ei ole mahdollista vilkuilla kollegan työtä viereiseltä työpisteeltä tai tulostaa hahmotelmaa kierrätettäväksi koko toimiston kesken. Uudessa normaalissa etätyöskentely ja kommunikointi ovat kaiken keskiössä. Tiedostojen jakamisen sekä pilvipalveluiden on toimittava täydellisesti ja vaivattomasti.
Kaikki tiedostojen jakamiseen keskittyvät järjestelmät eivät ole kuitenkaan tasaveroisia. Jos organisaatio on aiemmin hyödyntänyt on-premises-konesalipalvelua, on siihen pääsy etätyössä ollut yhtäkkiä merkittävästi vaikeampaa. Onneksi tarjolla on useita pilvi- ja konesalipalveluita, jotka tarjoavat turvallisen ja luotettavat pääsyn järjestelmään myös etäältä. Tämän vuoksi vertailemmekin näitä joihinkin julkisiin pilvipalveluihin.
Yritysten on oltava erityisen tarkkoja siitä, miten ja mihin työntekijät taltioivat datansa ja tiedostonsa tulevaisuudessa. Etenkin kotitoimistolla on aina olemassa riski omien laitteiden käyttämisestä. Tällöin elintärkeä tai arkaluontoinen informaatio saattaa olla taltioituna paikalliselle kovalevylle tai pahimmillaan jopa henkilökohtaisiin pilvitallennuspalveluihin, johon ei ole organisaation sisältä lainkaan pääsyä.
Tällaiset riskit voivat aiheuttaa tietoturvariskejä sekä -vuotoja, jotka puolestaan vaikuttavat organisaation maineeseen, luotettavuuteen ja lopulta talouteen. Tietoturvan sivuuttaminen on monissa sopimuksissa sekä jopa laissa kiellettyä. On myös nostettava esiin tiedon saavutettavuus. Yrityksen tietohallinnolla ja IT-osastolla ei ole tällöin mahdollisuutta palauttaa tietoa, jolloin kriittinen informaatio voi pahimmillaan kadota pysyvästi.
Valitse sopivin säilytystapa
Julkipilvipalveluiden suosio on kasvanut luonnollisista syistä merkittävästi. Jos sitä vertaa perinteiseen on-premises-konesaliin, tarjoaa pilvipohjainen ratkaisu pääsyn järjestelmiin ja tietokantaan mistä tahansa. Kokonaisuutena tämä mahdollistaa merkittävästi ketterämmän työtavan. Niin sanottu Agile-ajattelu onkin muodostunut yhä suositummaksi ajattelumalliksi.
Pilvipalvelutarjoajat tuovat mukanaan runsaasti joustavuutta, mikä mahdollistaa yrityksille skaalauksen tilanteen mukaan. Et siis huomaa tilakapasiteetin loppuvan kesken edes yllättävimpien muutosten yhteydessä. Ja kun palvelun toimivuudesta vastaa kolmas osapuoli, ei organisaation IT-osasto joudu keskittämään voimavarojaan ongelmanselvitykseen tai järjestelmien palauttamiseen.
Julkipilvipalvelut eivät kuitenkaan ole ainoa etätyöntekijöiden tarpeisiin vastaava konesalipalvelu – eikä välttämättä edes paras. Network attached storage (NAS) -verkkotallennusjärjestelmä yhdistää on-premises-konesalipalvelun hyödyt etätyön mahdollisuuksiin. Tämä kokonaisuus on monille organisaatioille kaikista houkuttelevin.
NAS-verkkotallennusjärjestelmä erottuu edukseen suhteellisella edukkuudellaan, käytännöllisyydellään sekä helppoudellaan. Ja ennen kaikkea se palauttaa työtehtävät IT-osaston osaaviin käsiin. Siinä missä julkipilvipalvelun kapasiteetti joustaa tarpeen mukaan, nousee hintalappukin turhan nopeasti. NAS-palvelimen hallinta on erittäin helppoa pienellä ennakkovarautumisella. Voit lisätä tallennuskapasiteettia yksinkertaisesti yhdistämällä siihen ylimääräisiä kovalevyjä. Kun huomioi kiinteän perushinnan, muodostuu NAS-tallennusjärjestelmästä lopulta edullisempi vaihtoehto.
Synology tarjoaa valikoimassaan kattavasti erilaisia NAS-malleja – esimerkiksi Plus Series, XS+ Series ja SA Series – sekä kattavan tuen eri tilanteisiin. Kaipasitpa lisäkäsiä varmuuskopiointiin tai oman yksityisen on-premises-ratkaisun luomiseen, saat kaipaamasi avun.
NAS-verkkotallennusjärjestelmä on erityisen hyödyllinen organisaatioille, joiden arjessa liikutellaan merkittäviä määriä dataa. Yhtenä hyvänä esimerkkinä voidaan käyttää Synologyn kanssa yhteistyötä tekevää videotuotantoyhtiötä. Heidän tarpeisiin kuuluu useiden viikoittaisten videomateriaalien liikuttelu, joista jokaisessa on sisältöä 500 gigatavusta yhteen teratavuun. NAS-tallennusjärjestelmä mahdollistaa näiden valtavien kokonaisuuksien siirtelyn siten, että useampi työntekijä voi puuhailla materiaalin parissa etätyöpaikastaan riippumatta. Niin ikään lopputuloksen jakaminen asiakkaalle sekä mahdollisten varmuuskopioiden säilyttäminen onnistuu ongelmitta.
Kunhan koronarajoituksista jossain kohtaa päästään eroon, tarjoaa NAS-tallennusjärjestelmä myös oivallisen on-premises-ratkaisun. Se helpottaa ja nopeuttaa työskentelyä suurimmissakin projekteissa.
On helppoa sanoa, ettei tietovarastojen kohdalla ole yhtä mallia, joka sopisi kaikkien tarpeisiin. Julkipilvipalvelut sekä NAS-tallennusjärjestelmä tarjoavat hyvin erilaiset vahvuudet. Tämän vuoksi valtaosa organisaatioista saa parhaan lopputuloksen valitsemalla näitä kahta tekniikkaa yhdistelevän hybridiratkaisun. Näin käytössä on aina kokonaisvaltaisesti kattavin sekä tilannekohtaisesti sopivin malli.
Jos pohdinnassa on paikallinen konesalipalvelu, etätyöhönkin sopiva NAS tarjoaa pilvipalveluominaisuuksineen parhaan ratkaisun. Sen avulla työntekijät pääsevät käsiksi tarvitsemaansa milloin vain, mistä vain.
