Het delen van bestanden met collega's in Google Drive wordt een stuk eenvoudiger nu Google zijn clouddienst van een nieuwe veiligheidsupdate heeft voorzien.
Admins kunnen nu een specifiek publiek definiëren waarmee gebruikers bestanden op Google Drive kunnen delen middels een link. Dit zou de data van de organisatie veilig moeten houden en het eenvoudiger maken om bestanden te delen met de juiste collega's.
Deze functie werd in augustus 2020 in bèta-vorm vrijgegeven, en sindsdien heeft Google twee belangrijke aanpassingen gemaakt op basis van feedback van de gebruikers. De zoekgigant heeft het maximale aantal doelpublieken die een gebruiker kan aanbevelen opgetrokken van drie naar vijf. Het bedrijf heeft het admins ook mogelijk gemaakt om elke mogelijke groep in te stellen als doelpubliek, waaronder ook groepen die tot een andere organisatie behoren.
- Dit zijn de beste webcams voor thuiswerk
- Google Meet: IT-teams kunnen nu achtergronden uitschakelen
- Microsoft OneDrive-upgrade toont prullenmand
Deze functie zal niet enkel de veiligheid verbeteren, maar het zal ook gebruikers van Google Drive tijd besparen door de nood te verminderen om deelverzoeken van meerdere individu's te beheren.
Delen van links
Voor deze update konden admins kiezen tussen gebruikers toestaan om bestanden met een link te delen aan ofwel hun volledige domein, of iedereen met die link in Google Drive.
Dankzij de nieuwe doelpublieken kunnen admins nu betere opties voor het delen met links definiëren en aanbevelen aan gebruikers van hun organisatie. Deze aanpassing zal helpen bij het verbeteren van de algemene veiligheid bij bedrijven die Drive gebruiken. Ze maken het op deze manier moeilijker om informatie te delen met mensen die geen deel uitmaken van de organisatie.
Om dit in te schakelen zullen admins eerst naar de doelpubliek-instellingen van Drive in de Admin-console moeten navigeren. Daarna moeten ze naar Director gaan en klikken op Target audiences. Hier kunnen ze doelpublieken toekennen op groeps- of OU-niveau.
De mogelijkheid hebben om links naar documenten te delen is een van de hoofdredenen waarom zoveel bedrijven hun werkzaamheden naar de cloud hebben gebracht. Het delen van links met onbedoelde gebruikers kan de veiligheid van een organisatie ondermijnen. Daarom rolt Google deze nieuwe functie uit naar betalende gebruikers van Google Workspace.
- Beste online samenwerkingstools: de software voor teamwerk en communicatie
