Covid-19 har påverkat alla verksamheter. Företag började skicka hem sina anställda under mars 2020 och i många fall arbetar de fortfarande hemifrån. Baserat på vad vi vet idag lär detta fortsätta i en eller annan form långt efter det att coronapandemin är över.
Detta skifte har skyndat på den digitala omvandlingen i samtliga branscher. Många av dessa förändringar har handlat om kommunikation och cybersäkerhet, men en viktig aspekt har varit datalagring, fildelning och samarbete.
Lyckligtvis hade många organisationer börjat använda fildelningslösningar och molnbaserade tjänster redan innan pandemin slog till för att slippa skicka olika versioner av samma dokument via e-post. Detta gör att de kan undvika eventuella missförstånd och att inga viktiga uppdateringar går förlorade i ett virrvarr av versioner. Det är inte svårt att förstå varför de redan hade gått över till denna arbetsmodell. Möjligheten att arbeta tillsammans har gjort dem mer effektiva samtidigt som de kunnat minimera antalet misstag.
Utmaningen med filförvaring
Pandemin har gjort att systemen som var användbara i vissa fall nu blivit kritiska för allt samarbete. Möjligheten att kunna luta sig åt sidan för att se något en kollega vill visa på sin skärm eller skriva ut ett dokument och gå igenom det som grupp är borta. Majoriteten av detta samarbete sker nu genom fildelningslösningar och molnbaserade tjänster, vilket har gjort dem ovärderliga.
Det finns självklart olika sorters system för fildelning. Många företag som sparade sina filer på plats förlorade tillgång till dessa när pandemin drog igång, men som tur är finns det alternativ som ger dig säker och pålitlig fjärråtkomst. Den här artikeln tittar på hur dessa står sig mot offentliga molntjänster.
I den nya arbetsmodellen måste företag säkerställa att deras anställda lagrar data och filer på rätt plats. När många arbetar hemma – potentiellt på sina egna enheter istället för datorer som anpassats av företaget – finns det en risk att känsliga filer och data sparas lokalt eller i offentliga molntjänster som organisationen inte har tillgång till.
Detta kan i sin tur leda till frågor om efterlevnad och skada ditt företags rykte – eller böter om data hanteras felaktigt. Dessutom kommer IT-avdelningen inte att kunna säkerhetskopiera data om de inte kan komma åt den, vilket gör att viktig information kan gå förlorad om det uppstår något fel med med enheten som informationen är lagrad på.
Välja system för filförvaring
Molnbaserad filförvaring har ökat stadigt under de senaste åren. Till skillnad från lokal lagring ger det medarbetare tillgång till filer och möjligheten att arbeta tillsammans på filer var de än är – allt som krävs är en internetuppkoppling. Detta har effektiviserat arbetet och varit en viktig del av företags samarbetsförmåga under de senaste 18 månaderna.
Offentliga molntjänster ger flexibilitet. De gör att företag kan öka eller minska sin förvaring baserat på verksamhetens behov och att de inte behöver oroa sig om de plötsligt behöver mer kapacitet. Då hårdvaran hanteras av tredje part behöver du heller inte ta hjälp av ditt IT-team för att lösa eventuella problem – plus att säkerhetskopior kan läggas till som en del av tjänsten.
De offentliga molntjänsterna är dock inte alltid det bästa eller det enda lagringsalternativet som ger åtkomst till anställda som jobbar på distans. Network Attached Storage (NAS) erbjuder filförvaring på plats, fjärråtkomst och andra fördelar som kan vara till hjälp för ditt företag.
NAS – datalagring där hårddiskarna i ett lokalt nätverk är anslutna direkt till nätet på samma sätt som persondatorerna – är relativt billigt, praktiskt och enkelt att komma igång med. Dessutom ger det din IT-avdelning kontroll över filförvaringen. Offentliga molntjänster må vara flexibla, men kostnaderna kan dra iväg när du utökar din kapacitet. Om du planerar att öka kapaciteten hos ditt NAS är det bara att sätta in ytterligare hårddiskar eller SSD-enheter medan den fasta kostnaden förblir densamma. Synology erbjuder en rad olika NAS-modeller, inklusive Plus-, XS+ och SA-serierna. Dessutom får du ytterligare support och tjänster för att skapa säkerhetskopior och etablera ditt eget privata moln på plats.
NAS är extra praktiskt vid arbete med stora mängder data, såsom videoredigering, då molntjänster inte ger samma hastigheter. Synologys kund The Media Bunker är ett produktionsbolag som hanterar 2–3 projekt á 500GB–1TB data i veckan. Med hjälp av NAS kunde de skapa ett filförvaringssystem som gör att de kan överföra stora filer, låta anställda arbeta på samma projekt från flera olika platser och ge tillgång till kunder vid behov – samtidigt som allt material finns säkerhetskopierat.
Slutligen vill vi påpeka att det inte finns en lösning som passar alla företag. Det finns fördelar med både offentliga molntjänster och NAS, vilket innebär att företag ofta rekommenderas en hybridmodell för att få den bästa lösningen för varje utmaning. Platsspecifika lösningar, NAS med fjärråtkomst och molntjänster gör att du kan hitta en modell som ger anställda åtkomst var de än befinner sig.
För mer information, kontakta Synology.
