ONLYOFFICE DocSpace: gestione documentale potenziata dall'IA
Sponsored by
Sia la scuola che lavoro in ufficio hanno un'attività in comune, ovvero la collaborazione, un elemento che unisce la squadra e la porta ai risultati prefissati.
Questa modalità di co-working, tuttavia, ha bisogno di strumenti solidi e fondamentali per poter garantire i migliori risultati. Tra i primi troviamo lavoro comune sui documenti, sicurezza dei dati e una soluzione efficace che accoglie il tutto.
Ma ormai è difficile parlare di lavoro senza parlare anche di Intelligenza Artificiale. L'AI sta diventando parte della routine lavorativa quotidiana, dall'automazione di attività all'analisi dei dati. ChatGPT, un noto chatbot AI, è ora ampiamente utilizzato anche per scopi professionali, incluso l'integrazione in soluzioni come ONLYOFFICE DocSpace.
Utilizzo dell'intelligenza artificiale nel flusso di lavoro
Con ONLYOFFICE DocSpace si combina una potente suite da ufficio con i più moderni e avanzati strumenti AI, e si ottiene uno strumento potente e versatile, qualcosa che può davvero mettere il turbo alle attività di una moderna PMI.
Sì, ma in concreto che cosa si può fare con l’Intelligenza Artificiale in ufficio. Ebbene, sono già molti i contesti e le situazioni dove si usano servizi e strumenti basati sull’intelligenza artificiale, dalla pianificazione di riunioni e dall’automazione delle attività all’analisi dei dati e agli algoritmi personalizzati.
Ecco alcuni esempi interessanti:
1. Fai scrivere storie
La generazione di testo è una delle funzionalità più utilizzate fornite dai chatbot AI. Può essere utile quando, ad esempio, rimani bloccato mentre scrivi un articolo, un post sul blog, un'e-mail o qualsiasi altro testo, o semplicemente hai bisogno di un'idea su come iniziare.
Puoi effettuare la tua richiesta in forma gratuita, iniziando con "Scrivimi una e-mail per..." oppure "Genera un breve articolo su...". Quindi, puoi adottare il contenuto già inserito nel tuo documento, apportare alcune modifiche o semplicemente trarre ispirazione per la trama e creare il tuo testo basato su di esso.
2. Scrivi slogan creativi
Seguendo l'opzione precedente, vorremmo anche sottolineare che gli strumenti di intelligenza artificiale possono scrivere titoli accattivanti per i tuoi articoli. Ad esempio, abbiamo chiesto a ChatGPT di scrivere uno slogan creativo per una campagna di marketing e abbiamo ottenuto questo: "Fai crescere la tua attività con noi", "La soluzione definitiva per le tue esigenze".
3. Fai riassumere i testi
Riassumere i testi è un compito frequente quando si lavora con i contenuti e si studia qualcosa. Riassumere ti aiuta a trovare le idee più essenziali nel testo, a ignorare le informazioni insignificanti e a spiegare con parole tue di che cosa tratta quel contenuto.
Utilizza l'aiutante AI per riassumere il contenuto di un documento. Questo ti aiuta a risparmiare del tempo.
4. Genera Keyword
Ancora un’altra opzione per eseguire l’analisi del testo è generare parole chiave. È simile al riassunto, ma qui devi trovare solo le parole più significative relative all'argomento principale del testo. Gli aiutanti dell'intelligenza artificiale svolgono facilmente questo compito.
5. Fai spiegare i termini
Quando lavori su una presentazione, un rapporto o un documento di ricerca, soprattutto se dedicato a un argomento che ti è nuovo, spesso hai bisogno di verificare il significato delle nuove parole. La funzione di analisi delle parole ti consente di rivelarne la semantica.
Seleziona semplicemente la parola che vuoi spiegare e l'aiutante AI farà il resto. Ad esempio, il plugin ChatGPT nella suite per ufficio ONLYOFFICE può mostrare la spiegazione della parola tramite collegamento ipertestuale o come commento. Così non è necessario aprire una scheda separata del browser con Ricerca Google e puoi concentrarti sulle tue attività.
6. Ricevi risposte alle tue domande
Oltre a trovare una spiegazione del significato delle parole, puoi chiedere rapidamente al chatbot AI (senza aprire un'altra scheda) tutto ciò che vuoi sapere; ad esempio, per inserire informazioni aggiuntive nel testo, come "Quali sono le principali tendenze della digitalizzazione?" o "Cosa si può fare per rendere il lavoro negli uffici sempre più paperless?" o qualsiasi altro.
7. Trova sinonimi
Un altro compito in riguardo al lavoro con i testi è trovare sinonimi. Ad esempio, hai completato un testo, controllato e analizzato, e poi capisci che alcune parole appaiono troppo spesso e devono essere sostituite per rendere il testo più leggibile. Ancora una volta, gli assistenti AI possono gestire questo compito abbastanza bene.
8. Traduci contenuto
Anche tradurre testi o parole separate è un'attività comune legata al lavoro con documenti in aziende internazionali o semplicemente al lavoro con contenuti diversi. Gli strumenti o le app basati sull'intelligenza artificiale sono in grado di aiutarti a svolgere il tuo lavoro più velocemente.
9. Genera immagini
Immagina di preparare un rapporto, un post sul blog o un altro scritto simile per uno dei tuoi compiti e di dover aggiungere un'immagine per il titolo ma non riesci a trovarne una adatta o semplicemente non ti piacciono le opzioni suggerite. O forse vorresti che la tua immagine fosse unica.
Puoi generare una nuova immagine direttamente in base al tuo testo utilizzando uno strumento AI. Sembra utile, vero?
10. Bonus: fai scrivere il codice
Gli aiutanti AI sono in grado di creare codice HTML (ad esempio per tabelle) oppure puoi anche chiedere loro di generare codice JavaScript per un gioco arcade. Può essere un bel vantaggio per coloro che hanno appena iniziato a studiare argomenti legati all'informatica.
Conclusioni
Risulta evidente che le soluzioni IA possono fare molto per migliorare il lavoro in ufficio e aumentare la produttività. Usando questi strumenti nel mondo giusto, infatti, si può fare di più spendendo meno, ottenendo così un netto vantaggio economico dovuto appunto alla maggiore produttività.
Speriamo che questo articolo possa essere di ispirazione per chi lo ha letto e lo leggerà, e il vostro lavoro possa diventare fantastico grazie agli strumenti IA e alle altre soluzioni ONLYOFFICE
Immagine di copertina: boggy22