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Smart working: cinque consigli per ottenere il meglio dal vostro team

(Image credit: Image Credit: Bruce Mars / Pexels)

Da anni si parla di lavoro da remoto, telelavoro o smart working: queste tipologie di lavoro hanno visto una crescita enorme in concomitanza con la rivoluzione tecnologica che stiamo vivendo, permettendoci di lavorare anche dai nostri comodissimi divani. 

Per tanti lo smart working è stata un’esperienza occasionale, spesso dettata da particolari esigenze personali o necessità aziendali, ma ora sta diventando una necessità e, in un futuro prossimo, potrebbe costituire il modello di lavoro prediletto per alcune professioni.

Purtroppo, anche a causa della pandemia da Coronavirus in molti paesi, il mondo del lavoro ha ricevuto una spinta fortissima verso lo smart working che sta continuando anche durante la fase 2. In questa situazione di incertezza e di novità rimanere produttivi, concentrati e coinvolti nei processi aziendali è una sfida davvero ardua. 

Molti di voi potrebbero sentirsi un po’ persi con queste nuove modalità: per questo vogliamo darvi alcuni consigli per gestire il vostro team e il vostro lavoro in maniera efficiente fin dal primo giorno.

Mettete al centro la comunicazione

La comunicazione è il cuore di una strategia manageriale, ma in questo periodo di incertezza assume sicuramente maggiore importanza. Nello smart working è fondamentale rimanere costantemente connessi ed informati: sarebbe opportuno incontrarsi almeno una volta alla settimana telematicamente o condividere le informazioni telefonicamente sentendo ogni singolo collega o dipendente affinché non vi siano falle nella conoscenza di tutti i partecipanti alla vostra attività.

Oltre a comunicare aggiornamenti e strategie legate ai vostri obiettivi e alle vostre attività giornaliere come impresa, è molto importante essere positivi col vostro team ogni qual volta sia possibile: che sia un compleanno o un successo ottenuto in un progetto, è sempre bello condividere qualcosa di positivo! All’inizio di ogni nuova esperienza è fondamentale riconoscere i successi e cercare di tenere alto il morale.

Rispettate i ritmi di lavoro

Una delle sfide maggiori dello smart working è legata al netto cambiamento di routine e la mancanza di una struttura organizzativa chiara: per molti, il lavoro a distanza per lunghi periodi può essere destabilizzante, ed è importante che il team leader e il datore di lavoro ne tengano conto. Gli incontri devono andare avanti secondo calendario e l’attività quotidiana non dovrebbe discostarsi in modo sensibile dall’ ordinaria attività d’ufficio.

Per coloro che lavorano a tempo pieno, mantenere la stessa struttura lavorativa e stabilire confini chiari alle mansioni da svolgere aiuta sicuramente a capire quando concludere la giornata. Questo elemento permetterà di sentire meno pressione nonostante la reperibilità 24/7: il lavoro da remoto non deve essere un'esperienza totalizzante, è molto importante mantenere orari di lavoro strutturati e chiari per tutti i componenti della vostra impresa.

Offrite flessibilità crescente

Lavorando da casa molte persone potrebbero dover badare ai figli, a un proprio caro o, ad esempio, svolgere alcune piccole faccende domestiche: la flessibilità diventa quindi necessaria. 

Lo smart working permette ai datori di lavoro di creare orari costruiti in base alle esigenze del dipendente, riducendo così lo stress esterno che grava sulle loro spalle. Per alcune persone il lavoro da remoto è un punto di forza, tanto che uno studio statunitense afferma che migliora del 78% la produttività e la concentrazione di alcuni lavoratori. Accordare orari flessibili e condividerli con tutta la squadra permette di avere un assetto chiaro di chi è reperibile in ogni momento della giornate e assicura che le persone non siano ossessionate dal doversi rendere costantemente reperibili. 

Adeguate gli obiettivi

Per la situazione che stiamo vivendo, è comprensibile avere dei dipendenti “fuori forma”. La nuova sfida lanciata dallo smart working unita alle pressioni emotive e finanziarie potrebbe sfociare in stress e prestazioni ridotte per molti. 

È necessario tenerlo in considerazione durante la determinazione degli obiettivi e delle performance necessarie in questa fase.

I successi sono responsabilità sia dei dipendenti che dei manager, e il sostegno reciproco è un fattore determinante affinché questi vi siano. 

Offrire sessioni di meditazione, immaginare di svolgere un lavoro personalizzato o spostare alcune scadenze avanti nel tempo, può aumentare la fiducia dei dipendenti e ridurre lo stress. Comunque voi scegliate di valutare il processo, cercate sempre di farlo in modo misurato; otterrete il massimo dal vostro staff facendolo sentire in un ambiente sicuro che tutela il benessere dei dipendenti.

Favorite il contatto umano

Col passare del tempo, visto anche il lockdown che stiamo vivendo, è cruciale aiutare il proprio team a combattere l’isolamento e la solitudine: una chiamata è preferibile a una mail o un messaggio, contribuisce a ridurre i segni dovuti all’isolamento sociale, quali la carenza del tono della voce o l’assenza del linguaggio del corpo.

Viviamo in un mondo ricco di tecnologia che ci tiene perennemente in contatto ed è importante ricordarci che dall’altra parte dello schermo c’è una persona con le stesse paure, preoccupazioni ed emozioni che abbiamo noi.

Dove possibile le aziende dovrebbero incoraggiare le videochiamate o le telefonate rispetto alla messaggistica istantanea: la tecnologia è la risposta a molti problemi, ma non sarà mai in grado di sostituire il contatto umano.

Il concetto più importante da ricordare in queste situazioni difficili è che la vitalità è molto più importante dei semplici obiettivi: i dipendenti sono persone, ciascuna con i propri bisogni, le proprie preoccupazioni e le proprie situazioni; dobbiamo ricordarci tutti di mostrare comprensione, siamo tutti esseri umani. Il lavoro da remoto può apparire impersonale e isolante, ma con approcci personalizzati e su misura possiamo continuare a far sentire lo staff supportato, coinvolto e in grado di continuare il proprio lavoro in un ambiente sicuro e premuroso. 

Juliane Sterzl è vice presidente UK&I di CoachHub