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Gli strumenti di collaborazione sono sempre più popolari, ma possiedono un lato insidioso

(Image credit: Shutterstock / Visual Generation)

I numerosi vantaggi degli strumenti di collaborazione come Slack, Trello, Asana e Zoom sono ben documentati. La capacità di comunicare istantaneamente con i colleghi, di videochattare con collaboratori remoti o internazionali e di organizzare grandi team di lavoro è preziosa per le aziende.

La gamma di applicazioni disponibili va dalla messaggistica e gestione delle attività, alla conferenza e alla condivisione di file. La stringa che collega ciascuna di queste tecnologie è un'ambizione condivisa per semplificare la comunicazione e consentire ai membri del team di lavorare al meglio, insieme.

Nuovi strumenti entrano nel mercato ogni anno e le aziende si affrettano a mettere le mani sulle ultime novità. Secondo una nuova ricerca della società di gestione degli accessi Okta, alcune aziende utilizzano contemporaneamente oltre 200 strumenti e applicazioni. Il rapporto ha inoltre rilevato che il numero medio di applicazioni utilizzate dalle imprese è aumentato del 6% su base annua. 

Detto questo, è possibile che tra l'eccitazione, una serie di problemi causati dalla loro introduzione passino inosservati. Nonostante gli ovvi benefici, questi strumenti potrebbero cambiare il posto di lavoro in modi che le aziende non hanno mai voluto e potrebbero rimpiangere.

Quindi, gli strumenti di collaborazione sono nel complesso una soluzione positiva o negativa?

Scontro di culture

L'ascesa del lavoro flessibile e remoto è stata rapida. Molte aziende consentono ai dipendenti di lavorare da casa, per qualche giorno a settimana, in modo da permettere loro di organizzarsi al meglio (pensate a chi ha figli piccoli).

I dati del Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) mostrano che il 54% dei lavoratori del Regno Unito è stato autorizzato a operare al di fuori degli orari di ufficio tradizionali a metà 2019. Vi basti pensare che, nel 1999, questa percentuale ammontava al 9,5%, secondo l'indagine del National Statistics’ Labour Force Survey, per un aumento pari al 450 per cento in 20 anni.

È corretto affermare che questo sviluppo dipenda in gran parte dalla proliferazione di strumenti di collaborazione, che rendono possibile la comunicazione a distanza. Per questo, in teoria, dovrebbero essere apprezzati moltissimo.

A seguito dell'ascesa di queste tecnologie, tuttavia i dipendenti sono colmi di opportunità per non interagire faccia a faccia, il che potrebbe  rendere difficile sviluppare una cultura aziendale.

(Image credit: Shutterstock / Jiw Ingka)

Adam Harding, Chief Technologist di Softcat, sottolinea che l'aumento degli ambienti di lavoro open space, progettati per eliminare il senso della gerarchia e migliorare la comunicazione, ironicamente hanno avuto l’effetto contrario.

"La comunicazione testuale ha trasformato l'ufficio open space in un luogo di stanze private virtuali in cui ciascun dipendente comunica coi colleghi via testo e con le immancabili cuffie con cancellazione del rumore, specialmente in occupazioni come lo sviluppo di software", ha dichiarato a TechRadar Pro.

"Queste tecnologie rimuovono gli ostacoli alla produttività come la distanza dal posto di lavoro, ma alcune aziende hanno scoperto che rovinano anche la cultura e il cameratismo dell'azienda".

L'immagine che dipinge è spaventosa, in cui Spotify e i nostri podcast ci parlano più frequentemente delle persone sedute alla nostra destra o sinistra, con le quali lavoriamo ogni giorno. Gli strumenti di collaborazione potrebbero spingerci ulteriormente verso uno stile di lavoro insensato. 

Always on

Gli strumenti di collaborazione potrebbero sfocare il confine tra casa e lavoro, richiedendo attenzione 24 ore su 24, indipendentemente dall'ora. In altre parole, il loro tratto più utile (la capacità di lavorare al volo) diventa la loro qualità più dannosa.

Mental health charity Mind riconosce il valore della tecnologia sul posto di lavoro, ma crede anche che possa contribuire direttamente ai problemi di salute mentale.

Emma Mamo, Head of Workplace Wellbeing dell'ente benefico, afferma che "problemi come lo stress, l'ansia e la depressione sono comuni tra il personale. Le cause dello stress e della cattiva salute mentale variano da un dipendente all'altro, ma i fattori contributivi citati frequentemente includono un carico di lavoro eccessivo, lunghe ore di lavoro e uno scarso equilibrio tra lavoro e vita privata".

Mind ha avviato una campagna per una ridefinizione della "disabilità" ai sensi dell'Equality Act 2010, al fine di comprendere se i problemi di salute mentale influenzino anche le attività quotidiane. Il cambiamento vedrebbe i malati ricevere maggiori diritti e protezioni sul lavoro.

(Image credit: Shutterstock / Belozersky)

Alcuni paesi hanno introdotto leggi che stabiliscono il "diritto di disconnettersi", per proteggere i lavoratori che lottano per uscire dal lavoro, mentalmente.

Nel 2017, la Francia ha introdotto una legislazione che impone alle aziende con più di 50 dipendenti di designare orari in cui il personale non deve inviare o rispondere alle e-mail. Sia l'Italia che le Filippine hanno introdotto leggi simili, mentre molte società tedesche (come Volkswagen e Allianz) attuano la politica volontariamente.

Andrew Johnson, direttore finanziario presso PowWowNow, provider di soluzioni per riunioni online, afferma che i fornitori potrebbero cercare di affrontare il problema creando strutture in grado di applicare attivamente l'equilibrio tra lavoro e vita privata, anche in assenza di una legge specifica.

"Potremmo vedere strumenti implementare funzionalità che impediscano al personale di accedere ai messaggi al di fuori dell'orario di lavoro prestabilito o addirittura imporre un arresto completo durante il fine settimana o durante le vacanze", ha detto a TechRadar Pro.

L'idea che le aziende potrebbero intenzionalmente impedire ai dipendenti di accedere ai materiali in determinate ore potrebbe apparire inverosimile, ma l'importanza dell'equilibrio tra lavoro e vita privata è ampiamente riconosciuta. Le aziende dovrebbero cercare di dissociarsi attivamente dalla cultura “always on” incoraggiata dalla tecnologia di collaborazione.

Siamo abilitati?

Numerosi fornitori vi diranno che gli strumenti di collaborazione rendono la forza lavoro infinitamente più produttiva, semplificando la comunicazione e consentendo ai manager di delegare in modo efficace. Vale la pena chiedersi se gli strumenti di collaborazione e produttività migliorino davvero la qualità del lavoro, tuttavia.

Secondo Geraldine MacCarthy, che dirige EMEA Business presso il software di collaborazione per i contenuti e il gigante dell'hosting di file Dropbox, la tecnologia sul posto di lavoro potrebbe in effetti rallentarci.

“Invece di alimentare la creatività e la collaborazione, le app di collaborazione hanno sommersoi dipendenti di lavoro intenso; gestire costantemente le comunicazioni attraverso canali diversi, cercare file in una varietà di applicazioni e coordinare il lavoro tra diversi formati e sistemi".

"Questo ulteriore compito limita l'energia delle persone, annegandole in frustranti compiti amministrativi e allontanandole dal tipo di compiti strategici e creativi che sono effettivamente in grado di spingere  il business in avanti", ha detto MacCarthy.

(Image credit: Shutterstock / Andrew Rybalko)

La produttività che questi strumenti assicurano è legata a doppio filo al modo in cui vengono utilizzati all'interno di un'azienda, qualcosa su cui i provider hanno scarso controllo. In una certa misura, spetta all'azienda garantire che gli strumenti funzionino per loro, e non viceversa.

La società di bagagli di lusso Away, il cui CEO ha recentemente rassegnato le dimissioni per presunto uso improprio della piattaforma di messaggistica istantanea Slack, ha espresso forti opinioni sul modo preciso in cui tali strumenti andrebbero usati.

I dipendenti sono stati attivamente scoraggiati dall'utilizzare Slack per la messaggistica privata e tutte le comunicazioni dovevano avvenire nei canali pubblici. Questa regola fu presumibilmente introdotta in nome della trasparenza e dell'inclusione, ma servì soltanto a creare una cultura di costante sorveglianza.

Away è un palese esempio di uso improprio della tecnologia di collaborazione, ma, forse, la società aveva ragione nel definire una struttura chiara nell'uso degli strumenti di collaborazione del personale, anche se il modello su cui si basava si è rivelato disastroso.

Anche Anne Marie Ginn, Head of Video Collaboration EMEA presso Logitech, produttore di periferiche per computer, ritiene che tale contesto sia fondamentale quando si tratta di un'implementazione di successo.

“Se gli strumenti di collaborazione che utilizziamo vengono selezionati con cura e adattati direttamente alle esigenze delle singole aziende e dei dipendenti, possono essere determinanti per aumentare la produttività. Ogni azienda opera con un proprio stile e regole interne, e la chiave della produttività è comprendere in quale modo i dipendenti lavorino meglio e implementare solo gli strumenti necessari", ha affermato.

Sembra che un approccio generico farà ben poco per un'azienda e potrebbe addirittura ostacolarne attivamente la produttività. Nel migliore dei casi, le tecnologie di collaborazione consentono ai dipendenti di ottimizzare la loro giornata lavorativa, ma solo se le aziende adottano un corretto approccio in merito al loro utilizzo.

Attenzione economica

Secondo la teoria dell'economia dell'attenzione, ideata dal professore di psicologia americano Herbert Simon, l'attenzione umana è una risorsa limitata. Questa teoria è stata presentata pubblicamente nel 1971 e afferma che iniziamo la giornata con una quantità limitata di attenzione che siamo in grado di sfruttare fino a quando le riserve non si esauriranno.

Ne consegue che, poiché l'attenzione è scarsa, dovrebbe essere assegnata con estrema cura, ma questo può rivelarsi difficile in un ambiente in cui l'attenzione è attratta contemporaneamente in molte direzioni diverse.

Si potrebbe dire che gli strumenti di collaborazione rappresentino un'altra imposta sulla nostra attenzione, che ci distraggono da un determinato compito con un flusso infinito di notifiche. Il problema è aggravato dal numero di app cui un dipendente è chiamato a destreggiarsi.

L'economia dell'attenzione è forse indirizzata nella pseudoscienza, ma l'idea che probabilmente non è buono sottoporre i lavoratori a continue distrazioni sembra ragionevole.

Le distrazioni sul posto di lavoro non sono una novità. In alcuni uffici, la suoneria delle telefonate è letteralmente la colonna sonora della tipica giornata di lavoro. Detto questo, le aziende potrebbero trarre vantaggio dall'avvio di un audit tecnologico e dal taglio delle applicazioni causa di questa "tempesta di notifiche".

Tanti... troppi dati

Esistono centinaia di modi in cui i dati aziendali possono trovarsi nel posto sbagliato o nelle mani sbagliate. Tenere traccia dei dati aziendali è sempre più difficile per via della proliferazione di dispositivi connessi, che producono e trasmettono informazioni.

Gli strumenti di collaborazione non sono la causa numero uno delle violazioni dei dati e degli hack, ma vale la pena considerare i rischi legati alla sicurezza causato dallo scambio di enormi volumi di informazioni (spesso personali).

Regus, un importante fornitore di spazi per uffici e concorrente di WeWork, ha recentemente subito una violazione che ha rivelato i dati sulle prestazioni di oltre 900 dipendenti. Le informazioni sono state rese pubbliche accidentalmente dopo che una società di terze parti ha condotto una valutazione del personale, in incognito.

L'azienda ha erroneamente pubblicato i dati su Trello, uno strumento di gestione delle attività online che consente ai manager di assegnare compiti e tenere traccia dei progressi. Il foglio di calcolo contenente nomi, indirizzi e punteggi delle prestazioni era rilevabile tramite una semplice ricerca su Google. 

(Image credit: Shutterstock / alexacrib)

Si è trattato di un errore umano, certo, ma Trello ha fornito il software per l'errore.

La società di software di backup Code42 ritiene che gli strumenti di collaborazione rendano sempre più difficile per le aziende tenere traccia dei dati sensibili, inoltre, alcuni dipendenti introducono persino nuovi strumenti nel mix, senza l'approvazione dei team di sicurezza interna.

"Sebbene questi tratti distintivi della forza lavoro moderna producano un'innovazione fondamentale, possono anche un rischio per la data security, soprattutto quando i dipendenti usano strumenti di collaborazione non approvati dai team di sicurezza dell'azienda", ha affermato Richard Agnew, vicepresidente EMEA dell'azienda.

La facilità con cui le informazioni vengono scambiate su e tra piattaforme professionali e di consumo potrebbe rendere più semplice la vita dei dipendenti, ma non quella degli ingegneri informatici.

Il futuro della collaborazione in ufficio

Gli strumenti di oggi consentono ai dipendenti di lavorare in modi che non avrebbero mai potuto fare prima. Il lavoro flessibile e remoto è cresciuto, le informazioni non sono mai state più prontamente disponibili, discorso simile per la comunicazione, tuttavia le soluzioni di collaborazione non sono prive di difetti. È probabile che le iterazioni future vengano progettate espressamente per mitigare i problemi che hanno creato come sottoprodotto del loro successo.

Molti credono che l'IA e l'apprendimento automatico giocheranno un ruolo significativo nel futuro della collaborazione sul posto di lavoro. Queste tecnologie emergenti offriranno ai lavoratori la possibilità di navigare rapidamente verso i compiti più urgenti e pertinenti, districarsi attraverso il caos di file e dati e trovare le informazioni necessarie.

Gli strumenti di collaborazione possono anche imparare a rilevare l'umore o il livello di stress dell'utente, indirizzandolo verso attività che si adattano meglio al proprio stato d'animo o all'ora del giorno, inoltre, potrebbero essere integrati meccanismi per scoraggiare lunghe sessioni o lavorare di notte. Gli strumenti che usiamo diventeranno semplicemente più intelligenti.

Le aziende non possono rinunciare ai chiari vantaggi offerti dalla collaborazione e dagli strumenti di produttività, soprattutto quando i luoghi di lavoro diventano sempre più globali e il lavoro a distanza sempre più comune. Ciò che possono fare è favorire una forte consapevolezza dei limiti e delle potenziali insidie legate a tecnologie di questo tipo.

Riconoscere i rischi derivanti da un uso improprio di queste app e comprendere i punti di forza offerti da queste soluzioni permetterà alle aziende di ottenere maggiori frutti.