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Come rimanere produttivi anche in smart working

Ecco cosa dovete sapere quando iniziate a lavorare da casa

How to stay productive when working remotely
(Image: © Pixabay)

In questo periodo vi è stato chiesto di lavorare in smart working, ma non riuscite più a essere produttivi?

Qualunque sia la ragione per cui lavoriate in remoto, è fondamentale pianificare, stabilire lo spazio di lavoro e mantenere le comunicazioni con il vostro team. Ecco cosa dovete sapere quando iniziate a lavorare da casa.

Pianificate tutto 

Se possibile, prendetevi un giorno di ​​tempo per pianificare ogni dettaglio e iniziare a lavorare da casa.

Non tentate di lavorare da casa senza aver prima stabilito un piano, altrimenti potrebbe risultare frustrante e di conseguenza rischiate di essere poco produttivi.

Che voi stiate adattando le vostre attività lavorative alla vostra famiglia o ai vostri coinquilini, dovete sapere quando, dove e a cosa state lavorando.

Assicuratevi di avere un computer da poter usare in ogni momento. Assicuratevi che i vostri colleghi abbiano il giusto numero di telefono. Il vostro Wi-Fi è all'altezza o dovete collegare il PC al router usando un cavo Ethernet?

Per motivi di sicurezza, è necessaria una VPN stabilita dall'azienda per accedere ai server? Potete accedere alle e-mail da casa? Se dovreste avere dei problemi, avete un numero per chiedere supporto?

Non lasciate nulla al caso. Assicuratevi di sapere su cosa state lavorando, a che ora sono programmate le chiamate e di avere accesso a tutti gli strumenti, file e altre risorse di cui avete bisogno.

Stabilite un'area di lavoro 

Sapere dove andrete a lavorare è vitale. L’ideale è avere una stanza dedicata che potete usare come ufficio. Per molte persone, potrebbe essere il tavolo in cui di solito mangiate. Potrebbe anche essere il divano, ma evitate di lasciare la TV accesa.

Lo spazio di lavoro dovrebbe essere il più privo di distrazioni possibile. Un po' di Spotify in sottofondo è una cosa, avere qualcuno nelle vicinanze che sta giocando con la Xbox One è tutt’altro.

Vi è anche il problema di mantenere lo spazio pronto per il lavoro. In un ambiente home office, potete lasciare le cose come sono per la maggior parte del tempo. Per i momenti in cui sarà necessario utilizzare il tavolo da pranzo, assicuratevi di avere un cassetto nelle vicinanze in cui è possibile riporre facilmente il notebook, mouse, tablet e tutto quello che vi potrà servire.

Impostate la sveglia e vestitevi 

Ricordate quando avete fatto il colloquio di lavoro e vi siete descritti come "una persona molto intraprendente"? Ora è il momento di dimostrarlo.

Lavorare da casa è una sfida che può essere affrontata solo con la consapevolezza. Le opportunità di posticipare sono molto maggiori, così come la tentazione di non alzarsi dal letto. Dopotutto, l'ufficio è solo laggiù ...

Ma per avere successo, dovete essere pronti per il lavoro e trattarlo allo stesso modo di come fareste in ufficio.

Questo significa alzarsi in orario, fare colazione, mettere a posto i bambini / animali / partner ... e vestirsi.

Ora, questo non può essere enfatizzato abbastanza. La preparazione è la chiave per il lavoro da remoto, soprattutto se è la prima volta e volete fare un buon lavoro. Trattate l'ufficio di casa (o lo spazio di lavoro) come se fosse l'ufficio. Essere vestiti durante il lavoro vi mette nel giusto stato d'animo. Una tuta significa sicurezza, attenzione ai dettagli, efficienza; un pigiama significa rannicchiarsi sul divano a guardare Game of Thrones.

Ricordate, potreste essere chiamati per partecipare a una videoconferenza in qualsiasi momento. Non fatevi vedere in camicia da notte.

Potreste pensare di avere più tempo per dormire, ma sarebbe più opportuno che sfruttiate questo tempo extra. Controllate le vostre e-mail in anticipo, controllate la piattaforma collaborativa della vostra azienda e aggiornatevi sugli sviluppi aziendali.

Restate in contatto 

Il lavoro a distanza deve avere un’attenzione maggiore alla collaborazione. Probabilmente avete familiarità con il lavoro su progetti con colleghi o partner industriali all'estero. Tuttavia, il lavoro da remoto può essere leggermente diverso. Inizialmente, l'isolamento può essere difficile da affrontare, motivo per cui è fondamentale rimanere in contatto con il proprio team.

Fortunatamente, ci sono un sacco di strumenti a vostra disposizione: e-mail, strumenti di messaggistica istantanea, Skype e persino la rete intranet aziendale. Forse è disponibile anche un gruppo Facebook per i colleghi.

Il vostro obiettivo dovrebbe essere completare le attività e comunicare lo stato del lavoro alle parti interessate. Dovreste essere in grado di farlo con qualsiasi software collaborativo. Se è un problema o vi sentite soli, prendete lo smartphone!

Cambiate le cose dove potete 

Durante i periodi di autoisolamento, lavorare da una caffetteria per cambiare scenario non è pratico. Potreste pulire il giardino, impostare un'area di lavoro sulla scrivania o rilassarvi sul balcone mentre state per ultimare l’ultimo incarico, bisogna tenere conto anche del meteo

Un ambiente d'ufficio va benissimo, ma di tanto in tanto dovreste cogliere l'occasione per rinfrescare la vista. Questo può aiutare a migliorare la produttività, anche se state semplicemente spostando il tavolo per guardare fuori dalla finestra.

Tuttavia, la miglior soluzione è prendere il notebook e andare in campagna. Qui potete sfruttare i panorami e l'aria fresca per diventare molto operativi. In questo caso, però, assicuratevi di avere un buona connessione a banda larga.

Fate una pausa per le attività domestiche 

Lavorare da casa potrebbe essere un'esperienza alienante. Fissare lo schermo troppo a lungo non è l'ideale in qualsiasi ambiente. La soluzione è fare una pausa di tanto in tanto. Una pausa di circa 15 minuti ogni ora di lavoro è il rapporto ideale, anche se questo può differire in base al tipo di lavoro svolto.

Lavorare da casa potrebbe significare non avere nessuno con cui scambiare un paio di parole ogni tanto durante i momenti di pausa, quindi può diventare noioso. Un modo per aggirare questo è sfruttare il vostro tempo lontano dal computer facendo qualcosa di completamente diverso.

Potreste dare una spolverata veloce alla casa, lavare, lucidare la porcellana, cambiare la biancheria ...

L'idea di base è semplice: staccare dal lavoro può ridurre lo stress, dandovi qualcos'altro su cui concentrarvi per un breve periodo. Questo aiuterà a ricaricarvi e a recuperare la concentrazione.